Groothandel gebruikershandboek
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Introductie
Deze handleiding is bedoeld voor klantenservicemedewerkers en vertegenwoordigers die gaan werken met Softwear. Er wordt uitgelegd hoe Softwear kan worden gebruikt bij het onderhouden van klantgegevens in het debiteurenbestand, het maken van verkooporders, orderbevestigingen, baliefacturen, pakbonnen, retouropdrachten, klantenlijsten en klantstatusrapporten.
Debiteurenmenu - onderhoud klantgegevens
Invoer
Het debiteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande klant of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande klant. Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Invoer.
...
- Factuuradres, Postcode, Plaats, Land, Telefoon, Fax: het factuuradres van de debiteur. Bij invoer van een debiteur worden deze velden automatisch gekopieerd naar de leveradresvelden
- Leveradres, Postcode, Plaats, Land, Telefoon, Fax: het leveradres van de debiteur
- E-mail: het e-mailadres van de debiteur
- Status: met deze knop kan het geheel van uitleveringen van de betreffende debiteur overzichtelijk gepresenteerd worden
- Opmerkingen: met de opmerkingenknop verschijnt een scherm waarop extra gegevens voor deze debiteur ingevoerd kunnen worden. Een kruisje geeft aan dat er opmerkingen bestaan
- Prognose: hiermee verschijnt een scherm om prognoses voor de betreffende debiteur voor de aankomende seizoenen in te vullen
- Controleknoppen en -menu: deze hebben hun standaard uitwerking. Voor de verwijder knop geldt nog dat een debiteur alleen mag worden verwijderd als hij niet elders in het systeem nodig is
- Notities: met deze knop kan het geheel van correspondentie en notities met de debiteur vastgelegd worden
- Mailmerge: voor het overnemen van debiteurengegevens naar onder andere tekstverwerkingsprogramma's
Leveringsvoorwaarden
Levering en logistiek: hiermee verschijnt een scherm waarop de leveringsvoorwaarden en expediteur ingevoerd kunnen worden. Na het maken van een nieuwe debiteur worden de standaard leveringsvoorwaarden overgenomen zoals die zijn ingevoerd door de systeembeheerder. Leveringsvoorwaarden worden op de verkooporders en facturen weergegeven. Om zo flexibel mogelijk om te gaan met leveringsvoorwaarden voor verschillende groepen debiteuren maakt Softwear gebruik van twee vormen van standaard leveringsvoorwaarden.
1.Standaard leveringsvoorwaarden kunnen worden opgegeven bij iedere debiteur. De op het debiteurenscherm opgegeven leveringsvoorwaarden worden automatisch overgenomen op nieuwe orders en facturen. Iedere debiteur kan zo zijn 'eigen' leveringsvoorwaarden krijgen.
2.Standaard leveringsvoorwaarden kunnen worden opgegeven in een standaard instellingenscherm. De leveringsvoorwaarden die op dit scherm worden ingevoerd worden automatisch overgenomen bij het invoeren van een nieuwe debiteur.
Het wijzigen van leveringsvoorwaarden in het debiteurscherm heeft niet tot gevolg dat de leveringsvoorwaarden op de reeds bestaande verkooporders voor de betreffende debiteur worden gewijzigd. De enige manier om leveringsvoorwaarden op een verkooporder te wijzigen is met behulp van het verkooporderinvoerscherm.
...
Als belangrijke informatie overgeslagen wordt, waarschuwt het systeem. Veranderingen worden pas opgeslagen nadat de dialoog Veranderingen bewaren? met Ja is beantwoord. Deze dialoog verschijnt automatisch als het klantscherm verlaten wordt of een andere klant wordt opgezocht/ingevoerd.
Debiteurenmenu - verkooporders
Verkooporder invoerscherm
Het invoerscherm voor verkooporders verschijnen via menu Debiteur - Orders - Invoer.
Let op! Er kunnen pas verkooporders aangemaakt worden indien de debiteur is ingevoerd.
Allereerst verschijnt een dialoog waarin de collectie wordt gekozen waarvoor een verkooporder zal worden gemaakt of gewijzigd. Verkooporders worden altijd per collectie gemaakt. Het is dus niet mogelijk om artikelen uit verschillende collecties op één verkooporder in te voeren.
Nadat de collectie en het jaar zijn geselecteerd (na éénmaal selecteren onthoud Softwear de keuze) wordt de klant gekozen waarvoor een verkooporder zal worden gemaakt of gewijzigd.
Als een klant wordt gekozen waarvoor al een verkooporder is ingevoerd voor de betreffende collectie en jaar, dan zal de verkooporder worden opgezocht en op het beeldscherm worden getoond.
Kies een klant waarvoor nog geen verkooporder is ingevoerd voor de betreffende collectie en jaar, dan verschijnt er een leeg verkooporder invoerscherm.
...
Ordertotalen
Orderdetails
Performance
Analyse
Dit rapport komt het best tot zijn recht met de productiemodule.
Uitleveringsoverzicht
Dit rapport wordt eerst in beeld gebracht per debiteur. Middels het optiemenu kan de volgorde van dit rapport gesorteerd worden op status, artikel en datum.
...