Datakoppeling (Web-API)

Wat houdt deze koppeling precies in?

Alle gegevens die in Softwear staan kunnen in principe in de webshop getoond worden. Het is dan ook raadzaam om alle mogelijke informatie in Softwear te plaatsen.
De foto's voor op de webshop kunnen niet uit Softwear worden gehaald maar staan bij de webshopbouwer of in het webshopplatform.
De datafeed (bundeltje informatie met artikelinformatie die de webshop nodig heeft vanuit Softwear) wordt automatisch eens per 24 uur klaar gezet. De datafeed wordt dan door de webbouwer opgehaald en in de webshop "geladen".
Er is een optie om de datafeed tussentijds te verversen; vergeet niet het bestand dan ook door te sluizen naar de webshop. Uiteraard staat alleen die informatie in de datafeed die nodig is voor de webshop, niet meer.
Het is een live koppeling: het opvragen van de huidige voorraad en inschieten van de orders gebeurt direct, zonder vertraging, met behulp van de API. Dit geldt ook voor eventuele klantinformatie (puntentegoed, aankoophistorie).

De datafeed

Onderstaande informatie kan in de datafeed worden opgenomen, mits de informatie beschikbaar is binnen Softwear (backoffice).
Neem alles in overweging zodat een goed beeld van de webshop kan worden gevormd.

Artikel

Artikelen webshop

In de dagelijkse export van artikelen naar de webshop kijkt Softwear standaard naar:

Voorraadcontrole: is er voorraad op dit artikel? Zo ja: toon in webshop.
Filter controle: welke artikelen zijn via een speciale omzetgroep gekoppeld aan de webshop. Gekoppeld? Toon in webshop.

Optie is om één of beiden uit te laten zetten.
Let wel: een groter artikelbestand duurt langer om te exporteren uit Softwear maar ook om te importeren in de webshop.

Belangrijk punt is ook te bepalen of artikelen zonder voorraad wellicht wel in de shop getoond mogen worden, met name als het gaat om "never-out-of-stock-artikelen".

Rare leestekens

Gebruik van leestekens als / & * ; : leveren in de praktijk vaak fouten op in de communicatie tussen Softwear en de webshop. Voorkom gebruik van deze leestekens bij artikelcodes, kleurcodes en klanteninformatie.

Kleuren

Input=Output. Zoals de kleurnaam in Softwear gezet wordt, zal het ook naar de webshop geëxporteerd worden.
Consequent gebruik van kleurnamen (Nederlandse of Engelse omschrijving) zal de filteropties vergemakkelijken en de website overzichtelijk houden.
Soms is een webbouwer in staat om kleuren te filteren. Binnen Softwear is het dan ook mogelijk in de kleurentabel een kolom Webomschrijving toe te voegen. Hier kan de webshopkleur / hoofd filterkleur dan aangegeven worden.

Maten

Consequent gebruik van maatbalken wordt aangeraden voor zoekfilters, maar ook om bijvoorbeeld maten aan elkaar te koppelen (38 is soms eigenlijk maat 36), om het aantal retouren te verminderen.
Denk aan het gebruik van Italiaanse, Engelse of Amerikaanse maten.

Webshopverkopen

Meestal worden de verkopen in een apart filiaal "Webshop" geregistreerd. Deze kan worden aangemaakt indien gewenst.

Voordeel: goed gescheiden verkopen registreren en monitoren. Er zijn dan ook geen problemen met de kasopmaak van het filiaal.
Nadeel: er moeten transitorders gemaakt worden van/naar webshop/winkel.

Dit moet wel tijdens de setup even kenbaar gemaakt worden aan de consultant.
Lees hier meer over het Werken met filiaal "webshop".

Transitorders

Bij het gescheiden registeren van de verkopen zijn er een aantal mogelijkheden:

Bij een verkoop via de webshop kan automatisch een e-mail gestuurd worden naar de winkel(s) of beheerder. Zij moeten zorgen dat het artikel opgepakt wordt en er direct een transitorder gemaakt wordt naar het filiaal webshop.
Bij één winkel in combinatie met het filiaal webshop kan automatisch een transitorder verstuurd worden vanuit het filiaal webshop. Dit gebeurt 's nachts.
De webshopbouwer kan een automatische transit laten versturen in Softwear. Dit is wel een aparte handeling die door een Softwear-medewerker ingesteld moet worden. Zie handleiding Werken met filiaal "webshop".

Webshopvoorraad

In Softwear kan aangegeven worden uit welke filiaal (of meerdere) de webshop voorraad mag putten. Laat dit door een medewerker van Softwear instellen voor de webshop live gaat. De webbouwer kan ook de voorraad per filiaal opvragen bij een actuele voorraadcontrole.

Standaard gaan alleen de artikelen mee waar voorraad op is. Het is instelbaar om ook alle artikelen mee te nemen. Het bestand wordt hierdoor wel aanzienlijk groter, maar kan middels een filter weer acceptabel gemaakt worden.

Webshopretouren

Bij retouren zijn een drietal afhandelmogelijkheden:

Verwerken binnen de webshop en een retour doorsturen naar Softwear (voordeel: gelijke management cijfers).
Verwerken via de backoffice van Softwear (via menu Boeken - Kassaverkoop of via een webshopkassa die wij kunnen activeren).
Verwerken aan de kassa en direct een transitorder sturen naar het filiaal webshop. (nadeel: scheve managementcijfers)

NOOS-artikelen

NOOS-artikelen: Never Out Of Stock
Soms kunnen bepaalde (basis)artikelen altijd nabesteld worden, dus is er altijd voorraad, ook al staat die (nog) niet in Softwear. Er is dan de mogelijkheid om deze artikelen toch in de webshop te tonen. Vraag naar de mogelijkheden bij uw adviseur.
Het is in ieder geval noodzakelijk een omzetgroep aan te maken waarin aangegeven kan worden welke artikelen altijd op voorraad zijn.

Extra informatie naar de webshop

Extra informatie kan in Softwear geplaatst worden. Het is verstandig om (bijna) alle informatie in Softwear te plaatsen, zodat het centraal bewaard wordt. Extra informatie kan geplaatst worden in omzetgroepen. De bestaande omzetgroepen kunnen direct meegestuurd worden in de datafeed, maar die zijn niet altijd zoekmachinevriendelijk. Geef speciale webshopomzetgroepen wel een unieke naam, zoals:

web_materiaal
web_artikelgroep
web_extra (zet in de kolom waarde een punt, dubbelklik op memo en hier kan vervolgens een extra lange omschrijving ingegeven worden).

Lees hier meer over Extra artikelinformatie in webshop.

Klantenmodule

Voor winkels met geregistreerde verkopen en/of klantenkaarten kan de klantenmodule uitkomst bieden. Deze wordt standaard meegeleverd bij Softwear.
Onderstaande punten kunnen gevolgen hebben voor de werking van de webshop; neem ze dus in overweging.

Klanteninformatie

De klantgegevens kunnen mee worden genomen vanuit Softwear naar de webshop. Een klant met klantenkaart kan bijvoorbeeld zowel vanuit de stenen winkel als de webshop punten doorsparen.
Klanten in de webshop worden op basis van het e-mailadres aangemaakt of herkend vanuit Softwear.

Let op! De dagelijkse datafeed omvat deze klantgegevens niet: hier is een aparte klantenfeed voor, die apart aangemaakt moet worden.

Klantenspaarpunten/ waardecheques

Gespaarde punten die uitgekeerd worden door middel van waardecheques kunnen ook worden weergegeven en ingewisseld binnen de webshop. De klant moet eerst wel inloggen voor de waardecheques weergegeven worden.
De webbouwer kan hierbij helpen.

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven kunnen niet vanuit Softwear worden verstuurd. Vaak heeft de webshopbouwer hier een module voor. Vanuit Softwear kan wel eventueel een export als csv-/excel-bestand gemaakt worden.
Softwear werkt ook samen met een partner die gekoppeld is aan Softwear, zodat het versturen van nieuwsbrieven eenvoudiger is. Voor meer informatie hierover kan contact worden opgenomen met sales@softwear.nl.

De API

Alleen artikelbestand, geen API?

Is het niet mogelijk de API te gebruiken? Kan de webshop niet gekoppeld worden aan Softwear via onze API en kunnen op deze wijze dus geen getstocks gedaan worden?

Dan zijn er 2 opties:

Dan is er de mogelijkheid elk uur een nieuw artikelbestand te hebben, zodat het artikelbestand aangeeft hoeveel voorraad er is van de artikelen.
Gevolgen:
- Dit sluit nee-verkopen niet 100% uit, maar is een alternatief
- Orders moeten zelf verwerkt worden en komen niet automatisch in Softwear te staan
- De voorraad wordt niet automatisch verwerkt bij verkopen via de webshop
- Geen live voorraadcontrole, maar met maximaal een uur vertraging
- De webbouwer moet ook instellen dat in de shop het artikelbestand elk uur opnieuw wordt geladen
Alleen gebruik van de datafeed (artikelbestand). Bestand wordt elke nacht ververst.
Gevolgen:
- Geen voorraadcontrole op de huidige voorraad, maar op de voorraad van 's nachts
- Grote(re) kans op nee-verkopen vanwege het feit dat de voorraad in de webshop incorrect kan zijn
- Orders moeten zelf verwerkt worden en komen niet automatisch in Softwear te staan
- De voorraad wordt niet automatisch verwerkt bij verkopen via de webshop

Wij prefereren gebruik van de web-API en met name van de getstock, die real-time de voorraad opvraagt van de artikelen, zonder kans op nee-verkoop.

Mochten er nu toch nog vragen zijn over de mogelijkheden dan zijn wij te bereiken op 020 229 29 29.

Ook bij twijfel altijd even contact opnemen.