Groothandel gebruikershandboek

Menu-item Logistiek

Introductie

Deze handleiding is bedoeld voor diegene die de leiding heeft over de logistiek binnen Softwear. Deze persoon leert hoe Softwear kan worden gebruikt voor het verdelen van goederen, het maken van inpak-, reservering- en leveringsopdrachten, voorraadplanning, retourenafhandeling, transitorders en voorraad beheer.

 

Taakomschrijving

De logistiek manager controleert de goederenstroom van en naar het magazijn of de magazijnen. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de administratie en de administratieve voorraad en draagt er dus zorg voor dat deze aansluit op de daadwerkelijke magazijnvoorraad. De logistiek manager maakt de voorraadplanning voor het magazijn. Dat wil zeggen dat er wordt gekeken op welke termijn er goederen worden verwacht, wanneer en hoe frequent er goederen worden geleverd en wat er aan retourgoederen is te verwachten. Hiermee zorgt hij/zij ervoor dat bij piekdrukte de goederen snel kunnen worden verwerkt. Hiertoe wordt in minder drukke tijden zoveel mogelijk werk voorbereid.

De logistiek manager krijgt te maken met de volgende informatiestroom:

In situaties waar Softwear in een netwerkomgeving gebruikt wordt waarbij men in het magazijn toegang heeft tot het systeem kunnen veel werkzaamheden ook daadwerkelijk op de werkplek afgehandeld worden. In situaties waarbij men in het magazijn geen toegang tot het systeem heeft, verzorgt de logistiek manager de afhandeling van de administratie voor het magazijn.

Logistiekmenu: Begrippen

Alvorens over te gaan tot het behandelen van de diverse schermen in het logistiekmenu behandelen we eerst in het algemeen enkele begrippen en termen:

(klik voor vergroting)

Eerst wordt de samenhang tussen de verschillende gegevens binnen Softwear uitgelegd. De werking van de verschillende schermen wordt later uitgelegd in de volgende hoofdstukken.

 

Begrippen

Voor de afhandeling van de gegevensstroom worden verschillende documenten gebruikt die allemaal door Softwear worden gemaakt. Omdat in de praktijk nogal eens onduidelijkheid bestaat over begrippen als pakbonnen, inkooporders en leveringslijsten gaan we nu eerst de begrippen die in Softwear worden gehanteerd beschouwen:

Binnen Softwear wordt er verschil gemaakt tussen de begrippen deellevering en nalevering:


Een deellevering is een vooraf overeengekomen levering (van één artikel) in verschillende delen (inkooporders).
Een nalevering is het restant van een niet volledig uitgeleverde inkooporder.
 

 

Retourenafhandeling

 

Voorraadbeheer

Logistiekmenu - Handelingen

Alvorens kan worden begonnen met de logistieke afhandeling binnen Softwear moeten eerst de expediteurs en daarna de magazijnen zijn opgegeven.

Invoeren expediteur

Het expediteurscherm kan opgeroepen worden via menu Logistiek - Invoer - Expediteur.

Objecten binnen het expediteurscherm

Invoeren magazijn

Het magazijninvoerscherm kan opgeroepen worden via menu Logistiek - Invoer - Magazijn. 

 

Objecten binnen het magazijninvoerscherm

Na het invullen van deze, in het algemeen eenmalige handelingen, kunnen de inkooporders worden binnengemeld.

 

Binnenmelden inkooporders

Het scherm om inkooporders binnen te melden kan opgeroepen worden via menu Logistiek - Binnenmelden - Inkooporders.

Kies eerst in welk magazijn de goederen worden binnengemeld. 

Kies hierna de collectie:

Daarna verschijnt een inkooporderselectiescherm waarin de inkooporder wordt geselecteerd die binnengemeld wordt. Hierop wordt de inkooporder getoond: 

Hierna wordt de inkooporder getoond: 

Opties binnen het binnenmeldartikelscherm

Wijzig in het binnenmeldartikelscherm eventuele afwijkingen. Als kleuren of maten helemaal (nog) niet binnenkomen kunnen de aantallen op 0 worden gezet. Voor deze afwijkingen zal worden gevraagd of er nog een nalevering zal plaatsvinden. 

Indien Ja wordt gekozen zal automatisch een naleveringsorder gemaakt worden. Deze naleveringsorder kan bij ontvangst op dezelfde manier als een inkooporder worden afgehandeld.
Na het verlaten van dit scherm verschijnt het inkooporderselectiescherm weer zodat er nog meer inkooporders binnengemeld kunnen worden. Klaar met binnenmelden? Verlaat het inkooporderselectiescherm met de knop Annuleer.
Na het binnenmelden van de diverse artikelen, moeten de binnengemelde artikelen worden verdeeld.

 

Distribueren van goederen

Het scherm om voorraad over verkooporders te distribueren verschijnt via menu Logistiek - Distribueren. Kies eerst in welk magazijn de voorraad ligt die gedistribueerd gaat worden.
 


Kies daarna het bewuste artikel.
 

Kies vervolgens de uitleverdatum van de pakbonnen.

 

Het distributiescherm bestaat uit twee vensters.

  1. Het te distribueren artikelscherm

  2. Het restantvoorraadvenster
     
    Het restantvoorraadvenster geeft de voorraad aan die gaat overblijven als de verkooporders in het orderscherm worden geleverd. Er kan pas tot distributie plaatsvinden als in het restantscherm geen negatieve getallen staan.
    Negatieve getallen in het restantvoorraadscherm duiden op een tekort in de voorraad voor het leveren van alle geselecteerde orders. Positieve getallen duiden op een overschot aan voorraad.
    Op twee manieren kan de verdeling van de voorraad over de orders veranderd worden:

Objecten in het distributie-artikelscherm

Menu-opties in het distributie-artikelscherm

Objecten in het verkooporderinfoscherm

Inkooporderinfo

hiermee verschijnt het inkooporderinformatiescherm. Hierop staat alle inkooporderspecifieke informatie.

 

 

Objecten in het inkooporderinfoscherm

    1. Klant
    2. Kleur
    3. Orderdatum
    4. Omzetgroep

Selectiemenu op het distributie-artikelscherm

Het selecteren van orderregels kan in het selectiemenu.
In het selectiemenu staan de volgende opties:

Na het verlaten van het scherm wordt gecontroleerd of de restantvoorraad per kleur en maat positief is. Alleen in dat geval zal om een bevestiging gevraagd worden de orders werkelijk te distribueren. Gevolg is dat loopbonnen en pakbonnen van deze goederen kunnen worden geprint. Gedistribueerde artikelen van de orders van de betreffende klanten worden niet verwijderd.


Indien het artikel nog een keer moet worden gedistribueerd, kan met de optie Beperken van nog niet geleverde orders in het optiemenu alle klanten getoond worden met de artikelen en hun aantallen welke nog niet zijn uitgeleverd. Op deze manier kan een artikel zo vaak verdeeld worden als noodzakelijk is.
Indien het regelmatig voorkomt dat artikelen moeten worden geherdistribueerd, kan ook via menu Beheer - Instellingen - Systeem Softwear zo ingesteld worden dat bij het opstarten van het distributiescherm automatisch de te verdelen orders worden beperkt tot de nog niet uitgeleverde aantallen.

Printen van loopbonnen

Dit printscherm verschijnt via menu Logistiek - Printen - Loopbon. Selecteer het magazijn.

Selecteer daarna welke loopbonnen geprint kunnen worden. 
 

selectiemenu op het loopbonselectiescherm

Het selecteren van loopbonnen wordt geregeld in het selectiemenu.
In het selectiemenu staan de volgende opties:

Na het printen wordt de vraag gesteld of meteen doosstickers voor deze klant geprint kunnen worden. Er kan worden gekozen vaan Ja, Nee of Annuleer.


Daarna wordt de vraag gesteld hoeveel stuks er in een hangbundel gaan. Standaard worden er 10 ingevuld. Het aantal stuks kan overschreven worden.

Daarna wordt de vraag gesteld hoeveel stuks er in een doos gaan. Standaard worden er 20 ingevuld. Het aantal stuks kan overschreven worden.

Na het printen wordt de vraag Printen gelukt? gesteld.

Alleen als hier bevestigend antwoord op gegeven is, worden de loopbonnen als ‘geprint’ gemarkeerd en verdwijnen uit dit scherm. Artikelen op deze loopbonnen zijn nu alleen nog terug te vinden op de bijbehorende pakbonnen.

Printen van pakbonnen

Dit scherm kan opgeroepen worden via menu Logistiek - Printen - Pakbon (zie printen loopbonnen). Selecteer het magazijn en selecteer daarna welke pakbonnen geprint moeten worden. Na het printen wordt de vraag Printen gelukt? gesteld. Alleen als hier bevestigend antwoord op gegeven is, worden de pakbonnen als ‘geprint’ gemarkeerd en verdwijnen uit dit scherm. Artikelen op deze pakbonnen zijn nu alleen nog terug te vinden via de optie terugmelden leveringslijst.

Printen van doosstickers

Te versturen dozen of hangende goederen dienen doorgaans te worden voorzien van doosstickers met naam en adres van de ontvanger. Deze doosstickers kunnen geprint worden via menu Logistiek - Printen - Doosstickers.

Indien een Softwear-computer in het magazijn aanwezig is, kan simpelweg een adres worden opgezocht in het selectiescherm, het aantal stickers opgegeven in het print scherm en op de knop Print gedrukt worden. Als stickers op een andere locatie geprint moeten worden dan kan gebruik gemaakt worden van het aantal veld in het selectiescherm. Vul hierin in hoeveel stickers van ieder adres uitgeprint gaan worden, vul bij Aantal op het printscherm 0 in en druk op de knop Print. Alle stickers worden nu in 1 keer geprint.
Stickers worden doorlopend genummerd.