Voordat met Softwear gewerkt kan worden, moeten een aantal gegevens ingevoerd worden. De volgende gegevens dienen te worden geïnventariseerd en ingevoerd te voeren:
Het zal duidelijk zijn dat alle hierboven opgesomde gegevens, op de artikelen na, zo goed als éénmalig in het systeem worden gezet. Deze gegevens blijven immers gedurende de seizoenen in gebruik.
Meer dan het toevoegen van nieuwe klanten of leveranciers en het zo nu en dan toevoegen van een kleur aan het kleurenbestand gebeurt er doorgaans niet.
Het artikelbestand moet uiteraard iedere collectie opnieuw aangevuld worden. Ook dit is echter een éénmalige handeling per collectie. Alleen tijdens de eerste weken van de voorverkoop van een collectie zal het artikelbestand nog enkele wijzigingen ondergaan, daarna blijft ook deze informatie vrijwel ongewijzigd.
Na al deze eenmalige invoerwerkzaamheden binnen Softwear is alles klaar om inkooporders in te voeren, goederen binnen te melden, goederen te verdelen en rapporten te genereren met betrekking tot de voorraad en financiële processen.
Om de hiervoor genoemde gegevens in te voeren beschikt Softwear over verschillende schermen. De werking van deze schermen zal in de verschillende delen van de handleiding worden beschreven. Tevens verwijzen wij hier naar de handleiding Kern.
Om de verscheidenheid aan handelingen en functies in Softwear logisch onder te brengen, is de menubalk in Softwear opgedeeld in functies zoals die in de detailhandel gebruikelijk zijn. De verschillende functies zullen gebruik maken van (delen van) de onderstaande verschillende Softwear-submenu's.
Bij de beschrijvingen van invoerschermen zal steeds worden weergegeven onder welk menu ze zijn ondergebracht. Voor het kiezen van een functie (menu) kan als volgt te werk worden gegaan:
De menubalk kan in ieder Windows-programma geactiveerd worden door het indrukken van de Alt-toets samen met de onderstreepte letter van een menukeuze. Eenmaal een menu geopend kunnen de cursorbesturingstoetsen ↑ en ↓ worden gebruikt om op en neer of ← en → om heen en weer tussen de verschillende menuopties te navigeren. Kies een optie door op de Enter-toets te drukken. Voor veelgebruikte menuopties wordt veelal een sneltoets gebruikt. Deze toets wordt rechts van de betreffende menuoptie weergegeven. Als er een sneltoets gedefinieerd is kan de hele zoekactie in het menu omzeild worden door de betreffende sneltoets (vaak een Alt + ... -combinatie) in te drukken. In het geval van het selecteren van een functie binnen Softwear zijn de sneltoetscombinaties Alt + F1 ... Alt + F8 gedefinieerd.
Schuif de muisaanwijzer over de te selecteren menuoptie en klik op de linker muisknop. Zoek op deze manier het menu af tot de gewenste optie gevonden is.
In de verschillende delen van de handleiding worden punt voor punt de gegevens beschreven die eerder zijn opgesomd. Daarbij wordt uitgelegd waar het betreffende scherm staat dat nodig is om de gegevens in te voeren. De beste manier om te leren omgaan met Softwear is om direct met de eigen actuele gegevens achter de computer te gaan zitten en de volgende stappen uit te voeren met eigen leveranciers, klanten, kleuren e.d.
Bij ieder scherm zullen tips worden gegeven omtrent het ordenen en coderen van de gegevens voor optimaal gebruik in Softwear.
Om artikelen te kunnen aanmaken, volg deze stappen:
Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:
De eerste inkooporder op een artikel aanmaken, gaat als volgt:
Om een nieuwe inkooporder of een minimum voorraad voor een artikel aan te maken, gaat u als volgt te werk:
Ter controle kan het volgende rapport uitgedraaid worden:
Artikelen binnenmelden en zodoende voorraad te creëren, werkt als volgt:
Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:
Indien via menu Detail - Systeem - Instellingen het kruisje staat bij Verdelen na binnenmelden inkooporder, zal na het binnenmelden van één of meerdere inkooporders automatisch het verdeelscherm worden opgestart.
Indien het vinkje ontbreekt, werkt het als volgt:
Let op! het verdelen zal altijd uitgaan van het centrale filiaal c.q. magazijn!
Indien de transitorders niet meteen worden geprint, ga dan naar menu Detail - Voorraad - Transitorders printen.
Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:
Indien bij menu Detail - Systeem - Instellingen het kruisje staat bij Labels printen na binnenmelden inkooporder, zullen na het binnenmelden van één of meerdere inkooporders automatisch de etiketten worden geprint.
Indien het kruisje niet aanstaat, werkt het als volgt: