Deze handleiding is bedoeld voor klantenservicemedewerkers en vertegenwoordigers die gaan werken met Softwear. Er wordt uitgelegd hoe Softwear kan worden gebruikt bij het onderhouden van klantgegevens in het debiteurenbestand, het maken van verkooporders, orderbevestigingen, baliefacturen, pakbonnen, retouropdrachten, klantenlijsten en klantstatusrapporten.
Het debiteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande klant of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande klant. Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Invoer.
Met muis.
Het invoeren van een klant kan middels de knop Nieuw, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een klant kan met de knop Zoeken.
Hierop verschijnt het klantselectiescherm waarmee een klant kan worden geselecteerd.
Met toetsenbord
Activeer het zoekscherm met Alt + Z. Een klant kan het eenvoudigst geselecteerd worden door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken.
Klik op de zoekknop. Selecteer het scherm met de klantlijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste klant (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.
Let op! Verkooporders aanmaken lukt alleen indien de debiteur al is ingevoerd.
In het debiteurenbestand van Softwear wordt onderscheid gemaakt tussen inkoopcombinaties, hoofdkantoren en filialen. Voordat een verkoop kan plaatsvinden dient een klant in het debiteurenbestand te worden ingevoerd. Hierbij wordt ook opgeslagen of een klant lid is van een inkoopcombinatie of dat een klant een filiaal is van een hoofdkantoor. Tevens kan worden opgegeven of er kopiefacturen moeten worden gemaakt t.b.v. de inkoopcombinatie of het hoofdkantoor.
De naam en adresgegevens in het debiteurenbestand voor zowel factuur- als leveradres worden door Softwear gebruikt bij het maken van documenten zoals verkooporderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Als deze gegevens in het debiteurenbestand worden gewijzigd dan worden ook de overeenkomstige gegevens op deze documenten gewijzigd.
In het debiteurenbestand worden ook de leveringsvoorwaarden opgeslagen die zullen worden gehanteerd als er een verkoopovereenkomst met de betreffende klant wordt afgesloten.
Naast deze informatie moet voor elke klant nog wat nadere informatie worden ingevoerd om er voor te zorgen dat verkooporders kunnen worden aangemaakt. Denk hierbij aan de agent of vertegenwoordiger, de expediteur en dergelijke.
Uiteraard is het invoeren van klantgegevens voornamelijk een eenmalige bezigheid. Als voor het eerst gebruik gaat worden gemaakt van Softwear dan moeten alle klanten waarmee zaken worden gedaan in het debiteurenbestand worden ingevoerd. Later gaat het alleen om het invoeren van nieuwe klanten en het invoeren van wijzigingen in de klantgegevens.
Alvorens de objecten op het debiteurenscherm te beschrijven, is voor de klanten servicemedewerkers een iets uitgebreider debiteureninvoerscherm gemaakt.
Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Telefoon info.
Voor de beschrijving van de bijgekomen onderste knoppenbalk verwijzen wij naar de volgende pagina's. Door middel van de extra knoppenbalk kunnen de beschreven handelingen sneller uitgevoerd worden.
Levering en logistiek: hiermee verschijnt een scherm waarop de leveringsvoorwaarden en expediteur ingevoerd kunnen worden. Na het maken van een nieuwe debiteur worden de standaard leveringsvoorwaarden overgenomen zoals die zijn ingevoerd door de systeembeheerder. Leveringsvoorwaarden worden op de verkooporders en facturen weergegeven. Om zo flexibel mogelijk om te gaan met leveringsvoorwaarden voor verschillende groepen debiteuren maakt Softwear gebruik van twee vormen van standaard leveringsvoorwaarden.
1.Standaard leveringsvoorwaarden kunnen worden opgegeven bij iedere debiteur. De op het debiteurenscherm opgegeven leveringsvoorwaarden worden automatisch overgenomen op nieuwe orders en facturen. Iedere debiteur kan zo zijn 'eigen' leveringsvoorwaarden krijgen.
2.Standaard leveringsvoorwaarden kunnen worden opgegeven in een standaard instellingenscherm. De leveringsvoorwaarden die op dit scherm worden ingevoerd worden automatisch overgenomen bij het invoeren van een nieuwe debiteur.
Het wijzigen van leveringsvoorwaarden in het debiteurscherm heeft niet tot gevolg dat de leveringsvoorwaarden op de reeds bestaande verkooporders voor de betreffende debiteur worden gewijzigd. De enige manier om leveringsvoorwaarden op een verkooporder te wijzigen is met behulp van het verkooporderinvoerscherm.
De objecten op het logistiek scherm zijn opgesplitst in:
1.Op rekening met onderstaande mogelijkheden.
De gekozen betalingsvoorwaarde heeft zijn uitwerking weer op de diverse rapporten, zoals facturen ed.
De gekozen leveringsvoorwaarde heeft zijn uitwerking weer op de diverse rapporten, zoals facturen ed.
De klanten in het debiteurenbestand kunnen, indien gewenst, in omzetgroepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het debiteurenbestand aan te geven. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hoe gebruik wordt gemaakt van deze groepen. Als er gebruik van wordt gemaakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de klantgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele debiteurenbestand doorlopen moet worden om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).
Als belangrijke informatie overgeslagen wordt, waarschuwt het systeem. Veranderingen worden pas opgeslagen nadat de dialoog Veranderingen bewaren? met Ja is beantwoord. Deze dialoog verschijnt automatisch als het klantscherm verlaten wordt of een andere klant wordt opgezocht/ingevoerd.
Het invoerscherm voor verkooporders verschijnen via menu Debiteur - Orders - Invoer.
Let op! Er kunnen pas verkooporders aangemaakt worden indien de debiteur is ingevoerd.
Allereerst verschijnt een dialoog waarin de collectie wordt gekozen waarvoor een verkooporder zal worden gemaakt of gewijzigd. Verkooporders worden altijd per collectie gemaakt. Het is dus niet mogelijk om artikelen uit verschillende collecties op één verkooporder in te voeren.
Nadat de collectie en het jaar zijn geselecteerd (na éénmaal selecteren onthoud Softwear de keuze) wordt de klant gekozen waarvoor een verkooporder zal worden gemaakt of gewijzigd.
Als een klant wordt gekozen waarvoor al een verkooporder is ingevoerd voor de betreffende collectie en jaar, dan zal de verkooporder worden opgezocht en op het beeldscherm worden getoond.
Kies een klant waarvoor nog geen verkooporder is ingevoerd voor de betreffende collectie en jaar, dan verschijnt er een leeg verkooporder invoerscherm.
Met behulp van het inmiddels op de menubalk verschenen Controlemenu kan nu een artikel op de verkooporder gezet worden.
Met toetsenbord
Gebruik de toetscombinatie Alt + Insert.
Hierop verschijnt het artikelselectiescherm waarmee een artikel geselecteerd kan worden.
Een artikel kan het eenvoudigst geselecteerd worden door de artikelcode in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken.
Met muis
Kies de optie Nieuw in het Controlemenu.
Hierop verschijnt het artikelselectiescherm waarmee een artikel geselecteerd kan worden.
Selecteer het scherm met de artikellijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer het bewuste artikel (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.
Alle kleuren van het gekozen artikel worden vervolgens op de verkooporder gezet alsmede alle maten waarin het artikel verkocht wordt. Voer nu de te verkopen aantallen in op het verkooporderscherm.Met de Tab-toets kan tussen de verschillende maatkolommen worden gewisseld. Met de toetsen ↑ en ↓ kan tussen de verschillende kleuren heen en weer worden bewogen. Als een bepaalde kleur niet verkoopt dan kunnen de aantallen allemaal op 0 staan.
Indien een artikel op basis van units of sets wordt verkocht, dan verschijnt na het selecteren van een dergelijk artikel op het verkooporderscherm het volgende scherm.
De unit- of setverdeling wordt, vermenigvuldigd met het aantal dat hier ingevoerd wordt, op de order gezet.
Als er meerdere units of sets zijn gedefinieerd voor één artikel dan verschijnt eerst een unit- c.q. setselectiedialoog waarin gekozen kan worden welke unit of set op de order wordt toegevoegd.
Als een bepaald artikel, of een bepaalde kleur, van de verkooporder verwijderd kan worden dan kan op het betreffende artikel overal een 0 worden ingevuld. De optie Verwijderen in het Controlemenu kan ook worden gebruikt. Het betreffende artikel (of kleur) blijft op de verkooporder staan maar zal later niet worden opgeslagen of geprint.
Met toetsenbord
Gebruik de toetscombinatie Alt + Delete.
Met muis
Kies de optie Delete in het Controlemenu.
Als een bepaalde set of unit van de verkooporder verwijderd moet worden dan kan het betreffende artikel geselecteerd worden en gekozen worden voor optie alle kleuren. Nu verschijnt opnieuw de unit of set in beeld en door nu op de aantallen 0 in te geven zal het artikel vermenigvuldigd worden met 0. Het betreffende artikel (of kleur) blijft op de verkooporder staan maar zal later niet worden opgeslagen of geprint.
Via het optiemenu kunnen de volgende mogelijkheden worden gekozen:
Order overnemen: hiermee kan een bestaande verkooporder van een andere debiteur overgenomen worden. Door het intypen van het ordernummer van de over te nemen verkooporder, wordt deze met al zijn kenmerken overgenomen.
Verkooporders kunnen op twee manieren geprint worden. De eenvoudigste manier is direct na invoer of wijzigen van een verkooporder. Als het verkooporderinvoerscherm wordt gesloten wordt de vraag Order printen? gesteld. Als u hier 'Ja' op antwoord wordt de zojuist gemaakte of gewijzigde order geprint.
Nadat voor Ja is gekozen verschijnt het volgende scherm:
Indien gekozen wordt voor alle orderregels wordt de order geprint zoals ingevoerd.
Indien gekozen wordt voor orderregels die wel worden geleverd dan wordt de order geprint met die artikelen erop waarvan het verkoopbit aangevinkt staat (= X)of per kleur op verkoopbaar (= T) staan.
Indien gekozen wordt voor orderregels die niet worden geleverd dan wordt de order geprint met die artikelen erop waarvan het verkoopbit niet aangevinkt staat of per kleur op niet verkoopbaar (= F) staan.
Als in één opdracht meerdere verkooporders geprint moeten worden, dan kan gebruikgemaakt worden van het scherm menu Debiteur - Orders - Bevestiging printen. Selecteer de te printen orders, verlaat het selectiescherm en kies de printer.
Nadat u voor Ja hebt gekozen verschijnt het volgende scherm:
Indien gekozen wordt het printen van alle orderregels, dan wordt de order geprint zoals ingevoerd.
Indien gekozen wordt voor orderregels die wel worden geleverd dan wordt de order geprint met die artikelen erop waarvan het verkoopbit aangevinkt staat (= X) of per kleur op verkoopbaar (= T) staan.
Indien gekozen wordt voor orderregels die niet worden geleverd dan wordt de order geprint met die artikelen erop waarvan het verkoopbit niet aangevinkt staat of per kleur op niet-verkoopbaar (= F) staan.
Detaillisten die Softwear gebruiken kunnen de geplaatste order ook als bestand ontvangen zodat zij:
Deze optie staat in menu Debiteur - Orders - Order exporteren. Selecteer de debiteur, het seizoen en selecteer ede bestandslocatie (b.v. D:) waar het document opgeslagen kan worden. De order wordt nu voor de klant opgeslagen.
Indien er meerdere seizoenen aan een klant meegegeven worden, dient er voor elk seizoen een directory te zijn (b.v. D:\winter en D:\zomer).
Indien niet meerdere directories worden aangemaakt zal de laatst geëxporteerde order, de eerste order overschrijven, aangezien de bestandsnaam gelijk is.
Facturen voor directe verkoop (klant neemt direct goederen mee, er is geen document nodig voor een expediteur) kunnen worden ingevoerd via menu Debiteur - Orders - Invoer factuur.
De werking van het scherm is identiek aan het invoeren van verkooporders.
Het maken van een factuur begint echter met de selectie van een magazijn van waaruit de te factureren goederen komen. Voorts wordt dezelfde selectie gemaakt als bij het maken van verkooporders: de collectie, het jaar en de klant.
Er zijn twee afwijkingen met het verkooporderscherm, namelijk
Na het verlaten van het invoerscherm wordt de vraag Pakbon printen? gesteld. Dit teneinde de klant een overzicht te kunnen geven van de aan hem geleverde goederen.
Als goederen geleverd moeten worden via de normale logistieke kanalen dan wordt direct een pakbon aangemaakt. Het pakbonscherm is te vinden via menu Debiteur - Orders - Invoer pakbon. Het invoeren van een pakbon verloopt analoog aan het invoeren van een (balie)factuur.
Het invoerscherm voor retourbonnen is vrijwel identiek aan het invoerscherm voor facturen. Het enige verschil zit in het selecteren van artikelen op het scherm. Bij het invoeren van retoursbonnen kunnen alleen artikelen gekozen worden die aan de debiteur gefactureerd zijn. Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Orders - Invoer retourbon.
Na het invoeren van een retourbon wordt de vraag Retourbon binnenmelden? gesteld. Als de goederen direct binnengemeld moeten worden, kies dan Ja en kiest vervolgens in welk magazijn de goederen binnen komen.
Het printen van retourbonnen verloopt analoog aan het printen van facturen. Dit kan via menu Debiteur - Orders - Retourbon printen.
Het invoerscherm voor remplaceringsbonnen is vrijwel identiek aan het invoerscherm voor retourbonnen. Het enige verschil zit in het selecteren van eerst het magazijn. Bij het invoeren van retoursbonnen kunnen alleen artikelen gekozen worden die aan de debiteur gefactureerd zijn. Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Orders - Invoer retourbon.
Remplaceringsbonnen hebben géén financiële gevolgen. Door het gebruik van remplaceringsbonnen kunnen omruilingen naar de klant geschieden via een document voor een expediteur.
Adreslijsten en etiketten printen kan via menu Debiteur - Overzichten.
Kies bij adreslijst en etiketten steeds in het selectiescherm van welke debiteur(en) een lijst geprint wordt.
Met deze overzichten kan de toestand van verkooporders, pakbonnen en facturen ingekeken worden van een bepaalde klant. Selecteer de klant waarvan het rapport getoond moet worden.
Mailmergefaciliteiten kunnen op 2 verschillende manieren gebruikt worden. Ofwel om een (standaard) brief of fax te adresseren aan één adres of om een mailing te verzorgen naar een selectie van adressen uit het debiteurenbestand.
De knop Mailmerge op het debiteurinvoerscherm start het tekstverwerkingsprogramma MS-Word (indien op de computer geïnstalleerd). Het adressenbestand bevat op dat moment alleen de gekozen debiteur.
De optie Mailmerge in het menu Debiteur - Overzichten laat een selectie maken uit het debiteurenbestand om daarmee een samenvoegdocument te koppelen in MS-Word.
Het mailmergeadressenbestand wordt door Softwear altijd in de directory voor tijdelijke opslag gezet (doorgaans C:\TMP of C:\WINDOWS\TEMP). Het mailmergebestand draagt altijd de naam mergelst.dbf en is een FoxPro bestand.
Raadpleeg de MS-Word documentatie voor het gebruik van samenvoegdocumenten.
BELANGRIJK
Zorg ervoor dat tijdens de installatie van MS-Word op de computer de import faciliteiten voor Dbase/FoxPro bestanden worden geïnstalleerd. Indien dit bij een reeds eerder geïnstalleerde MS-Word versie is overgeslagen kan dit onderdeel alsnog geïnstalleerd worden door het set-upprogramma van MS-Word opnieuw te starten. Raadpleeg hiervoor de documentatie van MS-Word.