In dit menu is de financiële rapportage en afhandeling ondergebracht.
De veranderingen die dagelijks binnen het programma aangebracht worden, worden financieel verantwoord in dagboeken. In een dagboek staan alle mutaties die op die dag hebben plaatsgevonden. Onder aan elk dagboek worden journaalposten afgedrukt waarin de totale mutaties binnen het dagboek worden getotaliseerd. Deze journaalposten kunnen worden overgenomen in een grootboekadministratie. Hetzij in de eigen grootboekadministratie, hetzij in de administratie die de boekhouder c.q. accountant voert.
Achter in dit hoofdstuk staat een overzicht van alle journaalposten die worden gegenereerd op de veranderingen die in Softwear worden aangebracht.
Kies in het menu het dagboek dat geprint gaat worden. Hierop volgt de vraag voor welke dag het dagboek geprint moet worden.
Standaard staat de datum van de dag ervoor ingevuld. De datum kan worden overschreven om zodoende een dagboek uit het verleden (opnieuw) te printen.
Indien de module Meerdere filialen geactiveerd is (systeeminstelling) en ook de Point-of-sale-module, dan wordt eerst de kasopmaak van de filialen getoond, daarna wordt het verkoopboek per filiaal geprint.
Op het verkoopboek worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel
Per leverancier
In totaal
Indien de module Meerdere filialen actief is, wordt het inkoopboek per filiaal geprint.
Op het inkoopboek worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel
Per leverancier
In totaal
Indien de module Meerdere filialen actief is, wordt het voorraadverschillenboek per filiaal geprint.
Op het voorraadverschillenboek worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel
In totaal
Indien de module Meerdere filialen actief is, wordt het herwaarderingenboek per filiaal geprint.
Op het herwaarderingenboek worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel
In totaal
Alleen beschikbaar in de module Meerdere filialen.
Op het transitorderboek worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per transitorder
In de volgende tabel staat welke journaalposten worden gemaakt voor de acties die in Softwear worden uitgevoerd.
Actie | Boeking |
|
Boeken kassaverkoop | Kostprijs v/d omzet | aan Voorraad |
| Volgens ontvangstspecificatie | aan Af te dragen btw |
|
| aan Verkopen |
Binnenmelden inkooporder | Voorraad | aan Nog te ontvangen Inkooporders |
Voorraad muteren | Voorraad | aan Voorraadverschillen |
Veranderen inkoopprijs op artikel | Voorraad | aan Herwaardering voorraad |
Invoer transitorder | Goederen onderweg | aan Voorraad |
Binnenmelden transitorder | Voorraad | aan Goederen onderweg |
Dit rapport geeft de waarde van de voorraad weer. De aantallen op dit rapport komen overeen met de aantallen op de voorraadoverzichten. In dit geval staat echter ook de waarde van het artikel erbij vermeld tegen VVP, de verkoopwaarde van het artikel en de totale waarde van de voorraad tegen VVP.
Dit rapport is op te vragen per welk artikel of welk selectiecriterium gewenst is. Het staat vrij om elke dag dit voorraadwaarderapport uit te printen.
Dit rapport is een weergave van de grootboekrekening Voorraad waarop in de verschillende hierboven genoemde dagboeken is geboekt.
Indien de module Meerdere filialen actief is, wordt het voorraadwaardeoverzicht per filiaal geprint.
Op het voorraadwaardeoverzicht worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel
In totaal
Met dit scherm worden de dagelijkse verkopen in de winkel(s) geregistreerd. Het staat vrij te bepalen met welke frequentie de verkopen worden geboekt. Het is echter aan te raden niet te lang te wachten met het boeken van verkopen om een aantal reden:
In de module Meerdere filialen wordt allereerst gevraagd voor welk filiaal de verkopen moeten worden geboekt.
Hierna verschijnt een leeg verkoopscherm waarop op de vertrouwde wijze met behulp van de optie Nieuw in het controlemenu een nieuw artikel kan worden toegevoegd. Als een artikel wordt gekozen dat al eerder op het scherm is gezet dan wordt het artikel opnieuw op het scherm gezet. Als er één artikel voor verschillende prijzen is verkocht dan moet gebruik worden gemaakt van deze optie. Anders kunnen de aantallen bij het betreffende artikel gewoon worden doorgeteld. Via het overschrijven van de prijs, wordt de prijs van de verkoop aangepast.
Er kan ook gebruik worden gemaakt van een leespen om verkopen te boeken. In plaats van de optie Nieuw uit het controlemenu kan nu gebruik worden gemaakt van
of
Door deze optie te kiezen verschijnt een barcode leesscherm waarin u met de hand het barcodenummer kunt typen van het artikeletiket.
Indien de barcode niet door de leespen is te lezen kan het barcode nummer met de hand in het barcode leesscherm getypt worden of kan worden overgeschakeld naar handmatige invoer zoals hierboven beschreven.
Met dit programmaonderdeel kan het btw-percentage veranderd worden. Alle verkopen die vanaf de datum van wijziging worden geboekt worden geregistreerd met het nieuwe btw-percentage.
Nadat gekozen is voor deze optie wordt de volgende vraag gesteld:
Het btw-percentage moet dus veranderd worden aan het einde van de dag.
Indien er met Ja wordt geantwoord, verschijnt het volgende scherm:
Vul het nieuwe btw-percentage in. Nadat dit met OK bevestigd is, zullen alle verkopen vanaf nu met het nieuwe btw-percentage geboekt worden.
Let op! Bij gebruik van kassa's moet deze btw-instelling op iedere kassa afzonderlijk gebeuren.
Met de optie valuta kan een lijst met vreemde valuta ingevoerd worden met hun omrekenwaarde in euro's.
Hierna verschijnt een leeg valutakoersscherm waarop met behulp van de optie Nieuw in het controlemenu een nieuwe valuta kan worden toegevoegd.
De koers per stuk wordt gebruikt voor het omrekenen van inkoopprijzen in vreemde valuta naar inkoopprijzen in euro's en voor het omrekenen van vreemde valuta als betaalwijze op het kassascherm.
Alvorens deze optie te kunnen gebruiken, dienen er onder menu Detail - Systeem - Afschrijvingsinstellingen de te gebruiken afschrijvingsinstellingen opgegeven worden (zie voor het invullen de handleiding Systeem) en daarna aan elk artikel de omzetgroep Afschrijving (let op de hoofdletter) worden toegevoegd met één van de waarden A tot en met Z (let op, dit moeten hoofdletters zijn).
Onderstaand de standaard betekenis van de groepen (op basis van de MITEX-afschrijvingstabel, het staat vrij om andere percentages te hanteren als dat met de fiscus overeengekomen is).
A | Kledingstoffen |
B | Damesmodeartikelen |
C | Onder-/nachtkleding |
D | Kousen/sokken |
E | Korsetterie |
F | Babyartikelen |
G | Strand-/badkleding |
H | Huishoudgoederen |
J | Bedrijfskleding/-schorten |
K | Damesbovenkleding |
L | Meisjes-/Kinderbovenkleding |
M | Bonneterie |
N | Heren-/Jongensbovenkleding |
O | Heren-/Jongensmodeartikelen |
P | Dekens/matrassen |
R | Gordijn-/Bekledingsstoffen |
S | Tapijt/Vloerbedekking |
T | Meubelen |
U | Handbreigarens/Handwerken |
W | Kleinvakartikelen |
Y | Niet-textiel |
Allereerst wordt de vraag gesteld wanneer voor het laatst is afgeschreven.
De eerste keer komt bij afschrijven bovenstaande datum in beeld. Daarna moet zelf de datum opgeven worden, tot de vorige keer van afschrijving.
Kies daarna de artikelen welke afgeschreven kunnen worden.
Nadat de artikelen zijn geselecteerd, kan het selectieartikelenscherm met toetscombinatie Ctrl + W worden bevestigd en afgesloten.
Daarna verschijnt de vraag of de selectie bewaard moet blijven.
Indien Ja is gekozen, kan een rapport geprint worden met de afschrijvingen c.q. herwaarderingen.
De berekeningen worden niet doorgevoerd in de bestanden.
Met de optie VVP herberekenen kan van alle artikelen de VVP herberekend worden. Bijvoorbeeld als er ooit inkooporders aangemaakt en binnengemeld zijn met afwijkende inkoopprijzen en er nog nooit met de VVP is gewerkt.