Handboek

Menu-item Artikel

Artikel

In dit menu wordt het artikelbestand aangemaakt en onderhouden. In het artikelbestand staan artikelgegevens als codering, omschrijving, prijs, leverancier, ingekochte kleuren, maten en aantallen.

Collecties

Artikelen moeten altijd ingedeeld worden in collecties. Met de optie Collecties kan een collectie worden aangemaakt. Na het kiezen van deze optie verschijnt het collectiescherm.

Tevens verschijnt het menu Controle. Met de optie Nieuw uit het controlemenu kan een nieuwe collectie worden toegevoegd.

Een gebruikelijke collectie-opdeling is zomer en winter. Artikelen in dergelijke collecties wisselen doorgaans jaarlijks. Ook kunnen permanente collecties worden gebruikt, zoals basis of jeans voor een collectie die jaar in jaar uit dezelfde artikelen bevat. De namen van de collecties mogen zelf gekozen worden.
Waar nodig vraagt het systeem of de wijzigingen mogen worden opgeslagen. Bij Ja worden de wijzigingen permanent gemaakt. Bij Nee worden de wijzigingen genegeerd en de bewerking wordt afgebroken. Bij Annuleer worden de wijzigingen niet opgeslagen maar kan, in de meeste situaties, de bewerking worden hervat.

Na het bepalen van de collecties moeten kleuren worden ingevoerd.
Het is mogelijk om tijdens het invoeren van artikelen kleuren en maatbalken in te voeren. Elke keer als een kleur of maatbalk gebruikt wordt die nog niet eerder is aangemaakt, zal Softwear het betreffende invoerscherm aanroepen waarin de niet-bestaande kleur of maatbalk toegevoegd kan worden. De praktijk leert echter dat het sneller werkt als vooraf de belangrijkste kleuren en maatbalken zijn ingevoerd. 
Op een artikelkaart kan de leverancier van het artikel ingevoerd worden. Hiervoor moet de leverancier eerst aangemaakt worden. Het leveranciersinvoerscherm verschijnt via menu Detail - Leverancier - Invoer leverancier.
Aangezien bij een leverancier de valuta opgegeven moet worden waarin ingekocht wordt, is het verstandig eerst de leveranciers aan te maken.

Kleuren

Met dit scherm kunnen rechtstreeks wijzigingen worden aangebracht in de kleurentabel.

Na het opstarten van het scherm verschijnt het controlemenu in de menubalk. Hier kan een nieuwe kleur worden toegevoegd, een bestaande kleur verwijderd of door het kleurenbestand worden genavigeerd.
Op het kleureninvoerscherm kan een kleurcode en een kleuromschrijving worden ingevoerd. De kleurcodering staat volledig vrij. Als er voornamelijk met één leverancier wordt gewerkt dan is het echter wel aan te bevelen om zijn/haar kleurcodering over te nemen.

Als de leverancier een andere kleurcodering gebruikt dan inmiddels in Softwear is ingevoerd, dan is het mogelijk om de kleurcodes die de leverancier hanteert alsnog op de kleurkaart van een artikel te zetten om een vlekkeloze communicatie naar de leveranciers te waarborgen.
Het aanmaken van het kleurenbestand is niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand gaat worden gewerkt. Het is ook mogelijk om nieuwe kleuren aan het kleurenbestand toe te voegen als de kleurkaart van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een kleurenbestand aan te maken om de effectiviteit en efficiency te vergroten.

Kleuren worden in Softwear kunnen maximaal 4 karakters lang zijn. Op de kleurenkaart van een artikel kan worden gewerkt met een hoofdkleur en een bijkleur of lengte of cup. Bij gebruik van beiden wordt de kleurcode in Softwear consequent als hoofdkleur/bijkleur of lengte of cup weergegeven. Dit laat toe vrijwel elke denkbare kleuromschrijving op te bouwen uit een beperkte hoeveelheid kleuren in het kleurenbestand.

Objecten op het kleureninvoerscherm

 

Maat-balken

Met dit scherm kunnen rechtstreeks wijzigingen worden aangebracht in de maatbalkentabel.

Na het opstarten van het scherm verschijnt het controlemenu in de menubalk. Hier kan een nieuwe maatbalk worden toegevoegd, een bestaande maatbalk verwijderd of door het maatbalkenbestand worden genavigeerd. 
Het aanmaken van het maatbalkenbestand in niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand gaat worden gewerkt. Het is ook mogelijk om nieuwe maatbalken aan het maatbalkenbestand toe te voegen als de maatbalk van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een maatbalkenbestand aan te maken om de effectiviteit en efficiency te vergroten.

Objecten op het maatbalkinvoerscherm


Maatbalk- of kleurcoderingen kunnen niet gewijzigd worden.
Maatbalk- of kleuromschrijvingen kunnen wel gewijzigd worden. Dit heeft tot gevolg dat de omschrijvingen van maten of kleuren in het gehele systeem veranderen zonder dat de onderliggende gegevens zoals inkooporders gewijzigd worden. Als bijvoorbeeld de kleuromschrijving blauw in marine wordt veranderd dan zullen alle bestellijsten en voorraadoverzichten die voorheen de omschrijving blauw hanteerden nu marine laten zien.

Artikelinvoer

Op het invoerscherm kunnen artikelgegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd.
Na het opstarten van het scherm verschijnt het controlemenu in beeld. Hier kan een nieuw artikel worden toegevoegd, een artikel worden verwijderd of door het artikelbestand worden genavigeerd. De opties in het controlemenu staan als knoppen aan de rechterkant van het invoerscherm.
Allereerst verschijnt een dialoog waarin de collectie wordt gekozen waarin de artikelen zullen worden gemaakt of gewijzigd.

Tip: door in het hoofdmenu een artikel te scannen of door de toetscombinatie Shift + # en dan het barcodenummer of de artikelcode in te geven wordt een artikel door alle collecties heen opgezocht.

Nadat de collectie is geselecteerd (na eenmaal selecteren onthoudt Softwear de keuze) verschijnt het artikelinvoerscherm.

Objecten op het artikelinvoerscherm

Objecten in het voorraadscherm


Druk na het invullen van de artikelgegevens op de knop Kleurkaart. Hierop verschijnt de kleurkaart van het artikel en in welke kleuren het artikel is ingekocht.
Het controlemenu biedt de mogelijkheid kleuren toe te voegen en te verwijderen.

Kleurkaart: met deze knop verschijnt het kleurkaartscherm met de kleurkaart van het artikel.

Objecten op het kleurkaartscherm


Na het invoeren van de kleurkaart kan met de knop Inkoop inkooporders worden aangemaakt.
Naast het inkooporderscherm verschijnt het menu Opties.

Inkoop: met deze knop wordt het inkooporderscherm opgeroepen waarmee de inkooporders kunnen worden ingevoerd, aangepast en verwijderd.

Objecten op het inkoopartikelscherm


Op het moment dat de kleurkaart voor een artikel wordt ingevoerd maakt Softwear de eerste inkooporder voor dat artikel. Alleen niet-binnengemelde inkooporders, inkooporders zonder ETA en binnengemelde inkooporders jonger dan 90 dagen worden getoond. Dit teneinde de lijst van voorraadartikelen niet oneindig lang te laten worden.

Opties bij het inkoopartikelscherm

Bij het invoeren van de verschillende inkooporders zijn de volgende opties beschikbaar:

 

Objecten op het info-ordergegevensscherm

Retouren

Indien een zending van een leverancier is ontvangen maar deze zending moet aan de leverancier geretourneerd worden, dan kunnen dezelfde stappen doorlopen worden als bij het maken van een nieuwe inkooporder.
Via menu Detail - Artikel - Invoer kan het te retourneren artikel geselecteerd worden. Ga naar de optie Inkoop en voeg middels het optiemenu of de toetscombinatie Alt + Ins een nieuwe inkooporder toe. Op deze inkooporder worden negatief de aantallen ingevuld die retour gaan naar de leverancier.
Sla de inkooporder op.
Via menu Detail - Voorraad - Binnenmelden inkooporder kan de gemaakte retourorder worden geselecteerd. Door het binnenmelden van de retour wordt de voorraad gecorrigeerd.

Omzetgroepen

Het is mogelijk het artikelbestand in omzetgroepen in te delen, teneinde overzichten en rapporten te genereren van deze groepen. Met de knop Omzetgroepen kan het omzetgroepenscherm worden opgeroepen.
Met het verschijnen van het omzetgroepenscherm verschijnt ook het controlemenu waarmee omzetgroepen aan het artikel toegevoegd of verwijderd worden. De omzetgroepinformatie kan direct ingevoerd worden op dit scherm tijdens de invoer van artikelen. De omzetgroepinformatie kan ook later aan het artikelbestand toegevoegd worden. Zie hiervoor menu Detail - Artikel - Omzetgroepen.

Voor omzetgroepen geldt evenals voor leveranciers dat zij eerst moeten worden ingevoerd alvorens zij kunnen worden gebruikt in dit scherm.
In het omzetgroepenscherm staan twee kolommen. De kolom Groep betreft de eigenschap van het artikel dat gebruikt gaat worden om het artikelbestand te groeperen. Denk hierbij aan Kwaliteit, Artikelgroep of Actie. In de waardekolom kan aangegeven worden, indien van toepassing, welke eigenschap het artikel binnen die groep heeft. Denk bij de groep Kwaliteit bijvoorbeeld aan Wol, Katoen, Lycra e.d. en bij groep Artikelgroep aan Jassen, T-shirts, Jeans e.d. Bij de groep Actie zal een waarde niet van toepassing zijn.
In eerste instantie kan het gebruik van omzetgroepen achterwege blijven. Later kan dit altijd nog.

Maatgroepen

Om maatbalken met verschillende maatindelingen toch bij elkaar op te kunnen tellen, kunnen maatgroepen aangemaakt worden.
Door aan verschillende maatbalken eenzelfde groepscodering te geven, kunnen deze maatbalken bij elkaar opgeteld worden. In bovenstaand voorbeeld kunnen nu de maatbalken met naam 1-10, 36-56, 48-64 en xs-xxxl verticaal bij elkaar worden opgeteld.
Door middel van de Insert- en de Delete-toets kunnen de maten van een maatbalk opgeschoven worden zodat de maten die bij elkaar opgeteld worden onder elkaar komen te staan.
Als bijvoorbeeld maatbalk 1-10 de maat M1 bij maatbalk 36-56 M2 opgeteld moeten worden, selecteer dan maatbalk 1-10 op veld M1 en druk de Insert-toets in. Dan gebeurt het onderstaande:

Objecten op het maatbalkcombinatiescherm


De maatbalkcombinaties kunnen teruggevonden worden binnen de rapporten van MIS via menu Softwear - Functie - MIS - Verkopen per maat, MIS - Inkopen per maat en MIS - Voorraad per maat.

Prijsbalken

Om te kunnen bekijken in welke prijsklasse de artikelen zijn ingekocht of verkocht, kunnen prijsbalken worden aangemaakt. 
Nadat de keuze Prijsbalken is gekozen, moet er een artikelomzetgroep toegevoegd worden waarover het prijsniveau gegroepeerd wordt. Dit kan via het controlemenu Nieuw of middels de Alt + Ins toetscombinatie.

Nadat de omzetgroep is gekozen, verschijnt het volgende, in eerste instantie lege, scherm.
Vul bij grens0 tot en met grens9 de prijsgrenzen in van de artikelomzetgroep die is gekozen. Deze grenzen zijn bepalend voor zowel het kunnen groeperen op inkoopprijzen als op verkoopprijzen.

Objecten op het prijsbalkinvoerscherm


Nu kan bijvoorbeeld het rapport inkoopcijfers (via menu Artikel - Overzichten - Inkoopcijfers) gegroepeerd worden op "Omzetgroep per inkoopprijsbalk".

Omzetgroepen

In dit submenu kunnen nieuwe omzetgroepen worden aangemaakt (Invoer) of toegekend (Toekennen).

Invoer

Het omzetgroepeninvoerscherm is verdeeld in twee deelschermen.
In het linkerscherm kunnen omzetgroepen worden toegevoegd. In de kolom Naam komt een zelfbedachte naam voor de omzetgroep, in de kolom Type komt het type van de omzetgroep, in de kolom Verplicht wordt aangegeven wanneer er een nieuw artikel wordt ingevoerd een omzetgroep verplicht moet worden opgegeven (= T) of dat de omzetgroeptoekenning achteraf mag plaatsvinden (= F) en de kolom Duplicaten geeft aan of de omzetgroep een duplicaat is/heeft (= T), wat betekent dat deze omzetgroep meerdere keren mag worden toegevoegd aan een artikel of niet (= F).

Let op! Zodra van een omzetgroep een duplicaat gemaakt is, dan kan er nog wel met deze omzetgroep geselecteerd worden, maar niet meer op de omzetgroep gegroepeerd.


De volgende typen kunnen worden gekozen:

Dit zijn eenvoudige eigenschappen die een artikel wel of niet heeft. Denk hierbij aan Actiemodel of Uitverkoop. Bij deze omzetgroepen is het niet nodig een waarde op te geven. Voor deze omzetgroepen kan niets in het waardenscherm gezet worden.

Voor deze eigenschappen kan een vast aantal mogelijke waarden opgeven worden in het waardenscherm. Later kunnen bij het toekennen van omzetgroepen uit deze waarden gekozen worden. Denk hierbij aan een omzetgroep als Artikelgroep met als waarden Rokken, T-shirts, Jeans etc.

Bij deze eigenschappen kan een willekeurige waarde ingevoerd worden. Denk hierbij aan een omzetgroep als Gewicht waarbij als waarde alle mogelijke gewichten ingevuld kunnen worden. Voor deze omzetgroepen kan niets in het waardenscherm gezet worden.
Een voorbeeld ter verduidelijking:
Door aan elk artikel via de knop Omzetgroep op het artikelinvoerscherm de omzetgroep artikelgroep toe te kennen en daarna per artikel de waarde van het artikel toe te voegen, kan het hele artikelbestand en alle overzichten worden geprint op de aangemaakte omzetgroep(en). Voor het toevoegen van een omzetgroep aan meerdere artikelen tegelijk met dezelfde waarden, verwijzen wij naar onderstaand.

Toekennen

Net als bij het printen van overzichten verschijnt een meerkeuzescherm, waarin geselecteerd wordt aan welke artikelen een omzetgroep moet worden toegevoegd.
Na het sluiten van dit scherm wordt eerst de omzetgroep en daarna de waarde van de gekozen artikelen gekozen. De omzetgroep-/waardecombinatie wordt dan aan alle geselecteerde artikelen toegekend, net alsof er stuk voor stuk bij alle artikelen de betreffende omzetgroep/waarde aan het omzetgroepenscherm is toegevoegd.

Barcodes leverancier

Indien een leverancier zijn/haar artikelen voorziet van een barcode, maar het is niet mogelijk om de order van de leverancier in te lezen in het eigen systeem, dan kan met de optie Barcode aan het eigen artikel de barcode van de leverancier toegevoegd worden zodat de barcode van de leverancier toch te scannen is zonder dat er nieuwe artikelkaartjes moeten worden aangemaakt. 
Nadat gekozen is voor de optie Barcode moet eerst gekozen worden voor welk artikel de barcodes van de leverancier toegevoegd moeten worden.


Bij Zoek kan het nummer van het artikel, waaraan de barcodes van de leverancier mogen worden gehangen, worden ingevoerd. Na OK te hebben gekozen, verschijnt het volgende scherm:

Per kleur per maat kan nu het barcodenummer van de leverancier worden ingevuld. Dit kan zowel handmatig (door het barcodenummer in te toetsen) als met de barcodescanner.
Indien er aan het artikel al een (intern) barcodenummer is toegekend, kan dit barcodenummer overschreven worden of kan er een extra barcodenummer toegevoegd worden door aan het einde van het bestaande barcodenummer een ; te zetten en dan het extra barcodenummer typen.
Voor diegene met de optionele EDI-module is het van belang te weten dat het eerst vermelde barcodenummer per kleur per maat de barcode is die per EDI-order wordt verstuurd.

Overzichten

De artikeloverzichten werken steeds op dezelfde wijze. Allereerst wordt gevraagd over welke collectie een overzicht gemaakt dient te worden.
Daarna verschijnt een artikelmeerkeuzescherm waarin de artikelen kunnen worden gekozen die in het overzicht opgenomen moeten worden. Met dit scherm verschijnt ook het selectiemenu in de menubalk. In dit menu staan opties om één, alle of geen van de artikelen in het scherm te kiezen. Een gekozen artikel wordt gemarkeerd met een #-teken. Met de opties Toevoegen en Beperken in het menu-item Selecteren kan een geavanceerde selectie worden gemaakt. Sommige overzichten laten toe om in het menu Groeperen op te geven hoe een overzicht gegroepeerd moet worden.
Of een margeberekening of -calculatie inclusief of exclusief btw berekend moet worden, kan aangegeven worden onder menu Systeem - Instellingen. 

Artikellijst

Op de artikellijst worden de volgende gegevens afgedrukt:

Kleurlijst

Het overzicht Kleuren wordt zonder verdere vragen gegenereerd.
Op de kleurlijst worden de volgende gegevens afgedrukt:

Bestelbon

Op de bestellijst worden de volgende gegevens afgedrukt:

Besteloverzicht

Op de besteloverzicht worden de volgende gegevens afgedrukt:

Bestel-advieslijst

Voor lay-out, zie bestelbon.
Voor een beschrijving verwijzen we naar het onderdeel Stap voor stap bestellen verderop in deze handleiding.

Inkooporder

Het inkooporderoverzicht vraagt de collectie en de naam van de leverancier waar de inkooporder van ingezien wordt.
Op de inkooporder worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel:

Als totaaltelling:

Minimumvoorraad

Op het minimumvoorraadoverzicht worden de volgende gegevens afgedrukt:

Inkoopcijfers

Op het inkoopcijfersrapport worden de volgende gegevens afgedrukt:

Verkoopcijfers

Het verkoopcijferrapport vraagt eerst vanaf wanneer tot wanneer de verkopen getoond moeten worden. Op het verkoopcijferrapport worden de volgende gegevens afgedrukt:

Verkoop-cijfers per filiaal

Het verkoopcijfers per filiaal rapport vraagt eerst vanaf wanneer tot wanneer de verkopen getoond moeten worden. Op het verkoopcijfers per filiaal rapport worden de volgende gegevens afgedrukt per filiaal (alleen in de meerdere filialen module):

Verkoop-cijfers per kortingsoort

Het verkoopcijfers per kortingsoort rapport vraagt eerst vanaf wanneer tot wanneer de verkopen getoond moeten worden. Op het verkoopcijfers per kortingsoort rapport worden de volgende gegevens afgedrukt per kortingsoort (alleen in de point of sale module):

Verkoop per kleur per maat

Het verkoop-per-kleur-per-maatrapport vraagt eerst vanaf wanneer tot wanneer de verkopen getoond moeten worden.
In de meerderefilialenmodule wordt tevens gevraagd voor welke filialen het rapport moet worden getoond.
Op het verkoop-per-kleur-per-maatrapport worden de volgende gegevens afgedrukt:
Per artikel:

Als totaaltelling:

Verkoop per kleur per maat per filiaal

Het verkoop-per-kleur-per-maat-per-filiaalrapport vraagt eerst vanaf wanneer tot wanneer de verkopen getoond moeten worden. 
Op het verkoop per kleur per maat rapport worden de volgende gegevens afgedrukt per filiaal:
Per artikel:

Als totaaltelling:

Etiketten

Etiketten kunnen op 5 manieren worden geprint.


De volgende barcode-etiketten zijn mogelijk, namelijk:
Standaard:

Optioneel:.

Collectie

In de multimediamodule kan hier een overzicht worden gevonden van alle foto's per artikel.

Stap voor stap bestellen

Met deze optie kan per artikel per kleur stap voor stap doorlopen worden hoe de verkopen zijn geweest over een bepaalde periode, wat de minimum voorraad per kleur is, welke inkooporderaantallen er nog open staan en wat er volgens het systeem besteld zou moeten worden.
Deze optie verschijnt via menu Detail - Artikel - Overzichten - Besteladvieslijst.

Als eerste wordt gevraagd vanaf wanneer de verkopen die op het scherm verschijnen, berekend moeten worden.
Daarna verschijnt het artikelselectiescherm, waaruit geselecteerd kan worden welke artikelen bekeken gaan worden.


Via het Selectiemenu kunnen verschillende artikelen toegevoegd worden aan de selectie.


 

 Artcode: alle artikelen die beginnen met de opgegeven codering. Voor elk selectiecriterium verschijnt het volgende scherm:

Indien alle artikelen die beginnen met 00b tevoorschijn moeten komen, type het volgende:

Indien alle artikelen beginnen met 00b en eindigen met 00z, type het volgende:

 

Na de keuze verschijnt het volgende scherm:

 

Objecten op het besteladvieslijstscherm


Nadat alle geselecteerde artikelen zijn doorgelopen, kan worden afgesloten door middel van OK. De volgende vraag verschijnt:

Bij Ja worden alle wijzigingen in de minimumvoorraad en de nieuw te maken inkooporders opgeslagen.
Bij Nee of bij Annuleer worden alle wijzigingen genegeerd en wordt er niets opgeslagen.
Bij Ja  verschijnt de volgende vraag:

De gemaakte inkooporders kunnen worden geprint en worden verstuurd naar de diverse leveranciers.