Ga naar menu Detail - Klant - Invoer om een klantenkaart te openen.
Het klantenscherm met de laatst ingevoerde of geopende klant verschijnt.
Via Zoeken kan de lijst met alle klanten getoond worden.
Invoer wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande klant of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande klant. Dit is te vinden via menu Klant - Invoer.
Het invoeren van een klant gebeurt middels de knop Nieuw, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een klant gebeurt middels de knop Zoeken.
Hierop verschijnt het klantselectiescherm waarmee klanten kunnen worden geselecteerd.
Activeer het zoekscherm met Alt + Z. Een klant kan het eenvoudigst worden geselecteerd door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken.
Klik op de zoekknop. Selecteer het scherm met de klantlijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste klant (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.
Let op! Er kan pas op een klant geboekt worden indien de klant is ingevoerd.
In het klantenbestand staan naam-, adres-, en woonplaatsgegevens alsmede geboortedatum voor weergave op stickers, overzichten en als zoekcriteria.
De klanten in het klantenbestand kunnen, indien gewenst, in omzetgroepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het klantenbestand aan te geven. In bovenstaand voorbeeld kunnen nu snel die klanten geselecteerd worden om ze als eerste uit te nodigen voor de nieuwe collectie. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hoe van deze omzetgroepen gebruik wordt gemaakt.
Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de klantgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele klantenbestand doorlopen moet worden om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).
Hiermee sluit het scherm om de veranderingen te bewaren.
Hiermee sluit het scherm zonder de veranderingen te bewaren.
Als belangrijke informatie wordt overgeslagen, zal het systeem hiervoor waarschuwen. Veranderingen worden pas opgeslagen nadat Ja is gekozen bij de vraag Veranderingen bewaren? Deze dialoog verschijnt automatisch als het klantscherm sluit of een andere klant wordt opgezocht.
De klanten in het klantenbestand kunnen, indien gewenst, in groepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het klantenbestand aan te geven.
In bovenstaand voorbeeld kunnen nu snel die klanten geselecteerd worden om ze als eerste uit te nodigen voor de nieuwe collectie. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hoe van deze groepen gebruik wordt gemaakt. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de klantgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele klantenbestand doorlopen moet worden om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).
De klantenoverzichten werken steeds op dezelfde wijze.
De overzichten vragen eerst in een klanten meerkeuzescherm de klanten die in het overzicht opgenomen moeten worden. Met dit scherm verschijnt ook het selectie menu in de menubalk. In dit menu staan opties om één, alle of geen van de klanten in het scherm te kiezen. Een gekozen klant wordt gemarkeerd met een # teken. Met de opties toevoegen en beperken kunt u op geavanceerde wijze selecties maken.
Op de verkorte klantenlijst worden de volgende gegevens afgedrukt:
Hiermee kunnen NAW-stickers worden uitgedraaid voor één of meerdere klanten.
Aangeven hoeveel stickers per adres geprint moeten worden, is mogelijk.
Aangeven hoeveel stickers overgeslagen kunnen worden is ook mogelijk. Dit is handig als het stickervel niet helemaal vol is (stel dat er al drie stickers gebruikt zijn, dan kan 3 worden ingevoerd). De eerste adressticker wordt dan geprint vanaf de vierde sticker.
Mailmergefaciliteiten kunnen op 2 verschillende manieren gebruikt worden. Ofwel om een (standaard) brief of fax te adresseren aan één adres of om een mailing te verzorgen naar een selectie van adressen uit het klanten bestand.
De Mailmerge knop op het klanten invoerscherm start het tekstverwekings-programma MS-Word (indien op uw computer geïnstalleerd) en laat u een eerder gemaakt samenvoegdocument kiezen. Het adressenbestand bevat op dat moment alleen de door u gekozen debiteur.
De Mailmerge optie in het menu Klanten/Overzichten laat u een selectie maken uit het debiteuren bestand om daarmee een samenvoegdocument te koppelen in MS-Word.
Het mailmerge adressenbestand wordt door SOFTWear altijd in uw directory voor tijdelijke opslag gezet (doorgaans C:\TMP of C:\WINDOWS\TEMP). Het mailmerge bestand draagt altijd de naam mergelst.dbf en is een Foxpro bestand.
Raadpleeg uw MS-Word documentatie voor het gebruik van samenvoegdocumenten.
BELANGRIJK
Zorg ervoor dat tijdens de installatie van MS-Word op uw computer de import faciliteiten voor Dbase/Foxpro bestanden worden geïnstalleerd. Indien dit bij een reeds eerder geïnstalleerde MS-Word versie is overgeslagen kunt u dit onderdeel alsnog installeren door het set-up programma van MS-Word opnieuw te starten. Raadpleeg hiervoor de documentatie van MS-Word.
Kies omzetgroep
Dit overzicht werkt op dezelfde manier als de verkorte klantenlijst, met dien verstande dat nadat u de klanten hebt geselecteerd u nog de vraag moet beantwoorden welke omzetgroep u geprint wilt hebben.
Op de kies omzetgroeplijst worden de volgende gegevens afgedrukt:
Naam, adres, postcode, plaats en land: adresgegevens van de klant.
Telefoon en fax: telefoon en faxgegevens van de klant
Klantnummer: het klantnummer
Geboortedatum: de geboortedatum van de klant
Omzetgroep: de waarde van de gekozen omzetgroep zoals aangegeven bij de klant.
Status
Dit rapport geeft de verkopen van een klant weer per artikel in totalen. U kunt met dit rapport in één oogopslag zien wat deze klant bij u heeft gekocht en voor welke bedragen.
Statusdetails
Dit rapport geeft de verkopen van een klant weer per artikel per kleur per maat. U kunt met dit rapport precies zien in welke kleur en in welke maat deze klant u het meest bij u koopt.
Openstaande posten
Dit overzicht geeft het bedrag weer wat deze klant nog aan u verschuldigd is.
Omzet
Dit rapport geeft weer welke omzet u heeft behaald over een bepaalde periode.
U geeft de datum grenzen in over welke periode u de omzet wilt zien, daarna selecteert u de artikelen die u wilt bekijken.
Let op! Dit rapport moet u groeperen, anders worden er alleen bedragen weergegeven.