Werken met filiaal "webshop"

Detailhandelaren met een "stenen" winkel, in combinatie met een webshop, maken in Softwear vaak gebruik van een filiaal dat webshop heet.
De verkopen van de webshop worden in dat filiaal geregistreerd.
Op die manier zie je in de dagafsluiting van de kassa's geen webshopverkopen voorbij komen, wat overzichtelijker is. Tevens kan er in Softwear gemonitord worden wat er precies in de webshop wordt verkocht.

Echter heeft het filiaal webshop nooit echte voorraad, aangezien alle voorraad in de stenen winkel hangt.
Hoe moet hier mee omgegaan worden?
Dit kan op 2 manier:

 1. Transit alle webshopverkopen
2. Gebruik de autotransittool 

Er is ook nog de mogelijkheid een kassa-account te nemen ter aanvulling van het filiaal webshop. Op die manier kunnen de webshopverkopen via de kassa ingevoerd worden in Softwear.

Transit alle webshopverkopen

Op het moment dat een artikel in de webshop verkocht wordt, verandert de voorraad van filiaal webshop in -1. Om te voorkomen dat het artikel dat net verkocht is, niet ook in de stenen winkel verkocht wordt, moet dit artikel z.s.m. apart gelegd worden.
De administratieve handeling die hierop volgt is:

• Ga binnen Softwear naar menu Detail -  Voorraad - Invoeren - Transitorder
  
   
• Geef aan van welk filiaal de voorraad verminderd moet worden:
  
  
• Geef hierna aan naar welk filiaal deze voorraad verplaatst mag worden:
  
  
• Kies hier dan dus filiaal webshop.
• Hierna kan met toetscombinatie Alt+ Insert een selectie gemaakt worden om welke artikel(en) het gaat.
   
   
• Door middel van toetscombinatie Ctrl + W kan dit bevestigd worden. De voorraad wordt nu verschoven, waardoor filiaal webshop weer op 0 komt te staan en de voorraad in de stenen winkel ook wordt aangepast.
• Het artikel kan nu verstuurd worden naar de koper.
• De verkoop wordt geboekt met betaalwijze Op Rekening en deze openstaande posten kan men afboeken als de betaling binnen is via menu Detail - Financieel - Afboeken open posten.

Als er regelmatig verkopen zijn in de webshop, is het aan te raden elk uur de transits te verzorgen, zodat de stenen winkel geen artikelen verkoopt die een webshopkoper zou moeten ontvangen.

Als dit teveel administratief werk oplevert, kan gedacht worden aan onze autotransittool:

Gebruik de autotransittool 

De autotransittool is een tool binnen Softwear waarbij alle verkopen binnen de webshop, automatisch verwerkt worden en waarbij de voorraad automatisch wordt verplaatst van de stenen winkel naar filiaal webshop.
Het wegleggen van de verkochte artikelen (in de webshop) moet nog steeds gebeuren.

Deze autotransittool wordt automatisch tijdens de nachtrun geactiveerd, maar kan ook handmatig binnen Softwear worden geactiveerd. Bij een drukke webshop is het te adviseren elk uur deze tool te activeren.

• Ga binnen Softwear naar menu Detail - Systeem - Tools - Autotran - Auto Transit
  
   
• Alle verkopen tussen de vorige activering van deze tool en deze actie, worden verwerkt. 
• De artikelen kunnen nu verzonden worden naar de webshopkoper.
• De verkoop wordt geboekt met betaalwijze Op Rekening en deze openstaande posten kan men afboeken als de betaling binnen is via menu Detail - Financieel - Afboeken open posten.

Controle via logbestand

In de installatiemap staat het bestand AUTOTRAN.html.
Dit bestand kan geopend worden om te kijken of de autotransits goed gegaan zijn.

• Zoek de S-schijf via Start - Settings - Control panel.
• Open de S-schijf door het pull-down-menu te openen
  
   
• Open het bestand AUTOTRAN.html
  
   
• Hierin staan alle acties die gedaan zijn via de autotransittool.

Kassa-account bij webshopfiliaal

Niet altijd kan de webshop een order in Softwear zetten. Dit geldt bijvoorbeeld bij koppelingen met Miinto en Winkelstraat.
Orders via die webshops moeten nog handmatig in Softwear worden gezet.

Door een kassa-account voor de webshop te nemen, kan dit proces toch zonder al te veel handelingen verwerkt worden.

Hoe werkt het?

1. Er is een webshopverkoop.
2. Ga binnen de kassa naar Transit Vanuit en doe een transit van de winkel naar filiaal webshop.
3. Scan het via de webshop verkochte artikel. Geef aan dat dit op rekening verkocht wordt.
4. Ga backoffice naar menu Detail - Financieel - Openstaande posten afboeken om de betaling te verwerken.
   
   
5. Kies filiaal Webshop
6. Betaling voldaan? Voer dan in de kolom "Betaling" het betaalde bedrag in, selecteer de regel zodat er een # voor staat en bevestig met Ctrl + W.
7. Er wordt gevraagd of er een andere datum gekozen moet worden en of er een overzicht getoond moet worden. Beiden mag maar is niet nodig.
8. Bevestig het afboeken.

Werken met retouren

Het kassa-account voor de webshop kan ook makkelijk zijn om retouren te verwerken:

• Er komt een artikel retour. Scan het artikel.
• Boek dit artikel negatief op rekening.
• Ga naar menu Detail - Financieel - Openstaande posten afboeken en voer het bedrag in (negatief) bij kolom Betaling.
• Er wordt gevraagd of er een andere datum gekozen moet worden en of er een overzicht getoond moet worden. Beiden mag maar is niet nodig.
• Bevestig het afboeken/ bijboeken.
• Doe een transit vanuit filiaal webshop naar de stenen winkel.

Kosten voor dit extra kassa-account:

200 euro voor de set-up en 20 euro per maand.
(normaal kassa-account is 50 euro per maand)

/wiki/spaces/SIKB/pages/80183816 ( voor intern gebruik)