Handboek

Processen binnen Softwear

Opzetten van de administratie

Voordat met Softwear gewerkt kan worden, moeten een aantal gegevens ingevoerd worden. De volgende gegevens dienen te worden geïnventariseerd en ingevoerd te voeren:

• Collectie-indeling Wordt er gewerkt met twee seizoenen per jaar, bijvoorbeeld zomer en winter, of is er ook een standaardcollectie?
• Kleuren Een lijst met kleurcoderingen en kleuromschrijvingen.
• Maatbalken Met welke maatbalken gaat er gewerkt worden?
• Leveranciers Namen en adressen van de leveranciers.
• Valuta Met welke valuta worden de leveranciers betaald? De koers van vreemde valuta wordt gebruikt voor het omrekenen van de inkoopprijs van de artikelen.
• Klanten (alleen in de optionele klantenmodule) Eigen klanten met hun NAW-gegevens.
• Artikelen

Het zal duidelijk zijn dat alle hierboven opgesomde gegevens, op de artikelen na, zo goed als éénmalig in het systeem worden gezet. Deze gegevens blijven immers gedurende de seizoenen in gebruik.
Meer dan het toevoegen van nieuwe klanten of leveranciers en het zo nu en dan toevoegen van een kleur aan het kleurenbestand gebeurt er doorgaans niet.

Het artikelbestand moet uiteraard iedere collectie opnieuw aangevuld worden. Ook dit is echter een éénmalige handeling per collectie. Alleen tijdens de eerste weken van de voorverkoop van een collectie zal het artikelbestand nog enkele wijzigingen ondergaan, daarna blijft ook deze informatie vrijwel ongewijzigd.
Na al deze eenmalige invoerwerkzaamheden binnen Softwear is alles klaar om inkooporders in te voeren, goederen binnen te melden, goederen te verdelen en rapporten te genereren met betrekking tot de voorraad en financiële processen.

Hoe nu verder?

Om de hiervoor genoemde gegevens in te voeren beschikt Softwear over verschillende schermen. De werking van deze schermen zal in de verschillende delen van de handleiding worden beschreven. Tevens verwijzen wij hier naar de handleiding Kern.
Om de verscheidenheid aan handelingen en functies in Softwear logisch onder te brengen, is de menubalk in Softwear opgedeeld in functies zoals die in de detailhandel gebruikelijk zijn. De verschillende functies zullen gebruik maken van (delen van) de onderstaande verschillende Softwear-submenu's.

1. Artikel
   Artikeladministratie
   Collecties
   Kleuren
   Maatbalken
   Overzichten
2. Leverancier
   Invoeren en wijzigen
   Overzichten
3. Financieel
   Financiële rapportage
   Valuta
4. Voorraad
   Binnenmelden inkooporders
   Verdelen van goederen
   Overzichten
5. Management Informatie Systeem (MIS)
   Rapportage
6. Kassa
7. Systeem

Functie kiezen

Bij de beschrijvingen van invoerschermen zal steeds worden weergegeven onder welk menu ze zijn ondergebracht. Voor het kiezen van een functie (menu) kan als volgt te werk worden gegaan:

Met het toetsenbord:

De menubalk kan in ieder Windows-programma geactiveerd worden door het indrukken van de Alt-toets samen met de onderstreepte letter van een menukeuze. Eenmaal een menu geopend kunnen de cursorbesturingstoetsen ↑ en ↓ worden gebruikt om op en neer of ← en → om heen en weer tussen de verschillende menuopties te navigeren. Kies een optie door op de Enter-toets te drukken. Voor veelgebruikte menuopties wordt veelal een sneltoets gebruikt. Deze toets wordt rechts van de betreffende menuoptie weergegeven. Als er een sneltoets gedefinieerd is kan de hele zoekactie in het menu omzeild worden door de betreffende sneltoets (vaak een Alt + ... -combinatie) in te drukken. In het geval van het selecteren van een functie binnen Softwear zijn de sneltoetscombinaties Alt + F1 ... Alt + F8 gedefinieerd.

Met de muis:

Schuif de muisaanwijzer over de te selecteren menuoptie en klik op de linker muisknop. Zoek op deze manier het menu af tot de gewenste optie gevonden is.
In de verschillende delen van de handleiding worden punt voor punt de gegevens beschreven die eerder zijn opgesomd. Daarbij wordt uitgelegd waar het betreffende scherm staat dat nodig is om de gegevens in te voeren. De beste manier om te leren omgaan met Softwear is om direct met de eigen actuele gegevens achter de computer te gaan zitten en de volgende stappen uit te voeren met eigen leveranciers, klanten, kleuren e.d.
Bij ieder scherm zullen tips worden gegeven omtrent het ordenen en coderen van de gegevens voor optimaal gebruik in Softwear.

Aanmaken van artikelen

Om artikelen te kunnen aanmaken, volg deze stappen:

1. maak eigen collecties aan 
   Detail - Artikel - Collecties
2. maak kleurenkaart aan 
   Detail - Artikel - Kleuren
3. maak maatbalkenbestand aan  
   Detail - Artikel - Maatbalken
4. maak eigen valutatabel aan en bepaal de omrekenkoersen 
   Detail- Financieel - Valuta
5. maak eigen leveranciersbestand aan via menu 
   Detail - Leverancier - Invoer leverancier
6. maak eigen filialen aan (bij de optionele meerderefilialenmodule) 
   Detail - Voorraad - Invoeren - Filialen
7. maak dan de artikelen aan in de aangemaakte collecties  
   Detail - Artikel - Invoer

Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:

1. Kleurlijst (via menu Detail - Artikel - Overzichten - Kleurlijst)
2. Artikellijst (via menu Detail - Artikel - Overzichten - Artikellijst
3. Inkooporder van de desbetreffende leverancier (via menu Detail - Artikel - Overzichten - Inkooporder)

Aanmaken van eerste inkooporder

De eerste inkooporder op een artikel aanmaken, gaat als volgt:

1. Vervolg het invoeren van artikelen via menu 
   Detail - Artikel - Invoer
2. Druk op de knop Inkoop binnen het artikelinvoerscherm via menu 
   Detail - Artikel - Invoer - Inkoop
3. Voer het aantal ingekochte stuks in
4. Sluit af met Ctrl + W
5. Sla de veranderingen op

Aanmaken van nieuwe inkooporder of minimumvoorraad

Om een nieuwe inkooporder of een minimum voorraad voor een artikel aan te maken, gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar het artikelinvoerscherm  
   Detail - Artikel - Invoer
2. Druk op de knop Inkoop binnen het artikelinvoerscherm
   Detail - Artikel - Invoer - Inkoop
3. Selecteer het menu Opties boven in beeld
   Detail - Artikel - Invoer - Inkoop - Opties
4. Kies voor Inkooporder toevoegen of Minimum voorraad toevoegen
   Detail - Artikel - Invoer - Inkoop - Opties - Inkooporder toevoegen
   Detail - Artikel - Invoer - Inkoop - Opties - Minimumvoorraad toevoegen
5. Voer het aantal stuks in
6. Sluit af met Ctrl + W
7. Sla de veranderingen op

Ter controle kan het volgende rapport uitgedraaid worden:

• Inkooporder van de desbetreffende leverancier
  Detail - Artikel - Overzichten - Inkooporder

Binnenmelden van artikelen

Artikelen binnenmelden en zodoende voorraad te creëren, werkt als volgt:

1. Selecteer het filiaal (bij de optionele meerderefilialenmodule) waar het artikel moet worden binnengemeld
   Detail - Voorraad - Binnenmelden - Inkooporder
2. Selecteer het artikel en de juiste inkooporder
   Detail - Voorraad - Binnenmelden - Inkooporder
3. Zorg dat de juiste aantallen worden binnengemeld
4. Sluit af met Ctrl + W
5. Maak zonodig een nalevering aan
6. Selecteer de volgende artikelen voor dit filiaal (bij de optionele meerderefilialenmodule)
   Detail - Voorraad - Binnenmelden - Inkooporder
7. Indien gereed, druk op de Annuleer-toets

Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:

1. Voorraad overzicht van het artikel
   Detail - Voorraad - Totaalvoorraad
   Detail - Voorraad -  Voorraad per filiaal/kleur (bij de optionele meerderefilialenmodule)
   Detail - Voorraad -  Voorraad per kleur/filiaal (bij de optionele meerderefilialenmodule)
2. Goederenontvangstboek
   Detail - Financieel - Dagboeken - Inkoop
3. Voorraadhistorie uitgebreid
   Detail - MIS - Voorraadhistorie - Uitgebreid

Verdelen van artikelen (bij de optionele meerderefilialenmodule)

Indien via menu Detail - Systeem - Instellingen het kruisje staat bij Verdelen na binnenmelden inkooporder, zal na het binnenmelden van één of meerdere inkooporders automatisch het verdeelscherm worden opgestart.
Indien het vinkje ontbreekt, werkt het als volgt:

Let op! het verdelen zal altijd uitgaan van het centrale filiaal c.q. magazijn!

1. Ga naar Verdelen via menu Detail - Voorraad - Verdelen
2. Selecteer de artikelen die verdeeld moeten worden
3. Sluit af met Ctrl + W
4. Het verdeelscherm wordt opgestart
5. Verdeel de voorraad evenredig of met de hand
6. Indien gereed, druk op OK
7. Sla de veranderingen op
8. Print de transitorders uit

Indien de transitorders niet meteen worden geprint, ga dan naar menu Detail - Voorraad - Transitorders printen.
 

Ter controle kunnen de volgende rapporten uitgedraaid worden:

1. Voorraadoverzicht van het artikel
   Detail - Voorraad - Voorraad per filiaal/kleur detail - Voorraad - Voorraad per kleur/filiaal
2. Transitordersboek
   Detail - Financieel - Dagboeken - Transitorders
3. Voorraadhistorie uitgebreid
   Detail - MIS - Voorraadhistorie - Uitgebreid

Printen van etiketten

Indien bij menu Detail - Systeem - Instellingen het kruisje staat bij Labels printen na binnenmelden inkooporder, zullen na het binnenmelden van één of meerdere inkooporders automatisch de etiketten worden geprint.
Indien het kruisje niet aanstaat, werkt het als volgt:

1. Ga naar Printen etiketten
   Detail - Voorraad - Verdelen
2. Selecteer de wijze van printen
3. Selecteer de artikelen waar een etiket voor geprint moet worden
4. Sluit af met Ctrl + W
5. Print naar de juiste printer