Softwear Detail

Handboek

Detail menu: Klant

Klant
Invoer
Objecten op het klanten invoerscherm
Groepen
Overzichten
Lijst
Stikkers
Mailmerge
Kies omzetgroep
Status
Status details
Openstaande posten
Omzet

Klant

Het klantenscherm

Invoer

wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande klant of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande klant. U vindt het scherm in menu Klant/Invoer.
Het invoeren van een klant kunt u doen middels de Nieuw knop, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een klant kunt u doen middels de Zoeken knop.
Hierop verschijnt het klant selectiescherm waarmee u een klant kunt selecteren.



Activeer het zoeken scherm met Alt+Z. U kunt een klant het eenvoudigst selecteren door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter toets te drukken.



Klik op de zoeken knop. Selecteer het scherm met de klantlijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste klant (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op de OK knop in het selectiescherm.

Let op! U kunt pas op een klant boeken indien de klant al is ingevoerd.
In het klantenbestand staan naam-, adres-, en woonplaatsgegevens alsmede geboortedatum voor weergave op stikkers en overzichten en als zoekcriteria.

Objecten op het klanten invoerschermPagina: 7 Vertoon nu het debiteurenscherm

• Titel: aanspreektitel van de klant.Aanspreektitels kunt u definiëren via het scherm in menu Systeem/Aanspreektitels. Het volgende scherm verschijnt: Via het opties menu of de toetscombinatie Alt + Insert kunt u een nieuwe aanspreektitel toevoegen. Ook kunt u een aanspreektitel wijzigen door op de betreffende regel te gaan staan en de aanspreektitel te wijzigen..

• Klantnummer: nummer van de klant; elk nummer mag slechts éénmaal voorkomen in het klantenbestand.

• Voornaam: voornaam van de klant.

• Tussenvoegsel: tussenvoegsel van de klant, bijvoorbeeld de of van.

• Achternaam: achternaam van de klant; elke naamcombinatie mag slechts éénmaal voorkomen in het klantenbestand.

• Adres, postcode, plaats en land: adresgegevens van de klant.

• Telefoon en fax: telefoon en faxgegevens van de klant

• Bank/Giro: bank- of girogegevens van de klant.

• Geboorte: geboortedatum van de klant.

• Email: email adres van de klant.

• Status: met deze knop kunt u het geheel van geregistreerde verkopen van de betreffende klant overzichtelijk presenteren.

• Opmerkingen: met de opmerkingen knop krijgt u een scherm waarop u extra gegevens voor deze klant kan invoeren. Een kruisje geeft aan dat er opmerkingen bestaan.

• Controle knoppen en menu: deze hebben hun standaard uitwerking. Voor de verwijder knop geldt nog dat een klant alleen kan worden verwijderd als hij niet elders in het systeem nodig is.

• Mailmerge: voor het overnemen van klantgegevens naar onder andere tekstverwerkingsprogramma's.

• Omzetgroepen: de klanten in het klantenbestand kunnen, indien gewenst, in omzetgroepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen SOFTWear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het klantenbestand aan te geven. In bovenstaand voorbeeld kunt u nu snel die klanten selecteren om ze als eerste uit te nodigen voor de nieuwe collectie.Het is geheel aan de wensen van uw organisatie hoe u gebruik maakt van deze groepen. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat u de klantgegevens invoert om te voorkomen dat u het hele klantenbestand moet doorlopen om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).

• OK: hiermee verlaat u het scherm om de veranderingen te bewaren.

• Annuleer: hiermee verlaat u het scherm zonder de veranderingen te bewaren

Als u belangrijke informatie overslaat wordt u door het systeem gewaarschuwd. Veranderingen worden pas opgeslagen nadat u de dialoog Veranderingen bewaren? met Ja beantwoord. Deze dialoog verschijnt automatisch als u het klantscherm verlaat of een andere klant opzoekt.

Groepen

De klanten in het klantenbestand kunnen, indien gewenst, in groepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen SOFTWear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het klantenbestand aan te geven.
In bovenstaand voorbeeld kunt u nu snel die klanten selecteren om ze als eerste uit te nodigen voor de nieuwe collectie.Het is geheel aan de wensen van uw organisatie hoe u gebruik maakt van deze groepen. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat u de klantgegevens invoert om te voorkomen dat u het hele klantenbestand moet doorlopen om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).

Over-zichten

De klantenoverzichten werken steeds op dezelfde wijze.
De overzichten vragen eerst in een klanten meerkeuzescherm de klanten die in het overzicht opgenomen moeten worden. Met dit scherm verschijnt ook het selectie menu in de menubalk. In dit menu staan opties om één, alle of geen van de klanten in het scherm te kiezen. Een gekozen klant wordt gemarkeerd met een # teken. Met de opties toevoegen en beperken kunt u op geavanceerde wijze selecties maken.

Lijst

Op de verkorte klantenlijst worden de volgende gegevens afgedrukt:

• Naam, adres, postcode, plaats en land: adresgegevens van de klant.
• Telefoon en fax: telefoon en faxgegevens van de klant
• Klantnummer: het klantnummer
• Geboortedatum: de geboortedatum van de klant
• Email adres: het email adres van de klant

Stikkers

Hiermee kunt u naam, adres en woonplaats stikkers uitdraaien voor één of meerdere klanten.
U krijgt de vraag hoeveel stikkers per adres, indien u meer dan 1 stikker per adres wilt uitdraaien.
Tevens krijgt u de vraag hoeveel stikkers overslaan. Als uw stikkervel niet helemaal vol is (stel u heeft al drie stikkers gebruikt) dan typt u 3. De eerste adres stikker wordt dan geprint vanaf de vierde stikker.

Mailmerge

Mailmerge faciliteiten kunt u op 2 verschillende manieren gebruiken. Ofwel om een (standaard) brief of fax te adresseren aan één adres of om een mailing te verzorgen naar een selectie van adressen uit het klanten bestand.
De Mailmerge knop op het klanten invoerscherm start het tekstverwekings-programma MS-Word (indien op uw computer geïnstalleerd) en laat u een eerder gemaakt samenvoegdocument kiezen. Het adressenbestand bevat op dat moment alleen de door u gekozen debiteur.
De Mailmerge optie in het menu Klanten/Overzichten laat u een selectie maken uit het debiteuren bestand om daarmee een samenvoegdocument te koppelen in MS-Word.
Het mailmerge adressenbestand wordt door SOFTWear altijd in uw directory voor tijdelijke opslag gezet (doorgaans C:\TMP of C:\WINDOWS\TEMP). Het mailmerge bestand draagt altijd de naam mergelst.dbf en is een Foxpro bestand.
Raadpleeg uw MS-Word documentatie voor het gebruik van samenvoegdocumenten.

BELANGRIJK
Zorg ervoor dat tijdens de installatie van MS-Word op uw computer de import faciliteiten voor Dbase/Foxpro bestanden worden geïnstalleerd. Indien dit bij een reeds eerder geïnstalleerde MS-Word versie is overgeslagen kunt u dit onderdeel alsnog installeren door het set-up programma van MS-Word opnieuw te starten. Raadpleeg hiervoor de documentatie van MS-Word.

Kies omzetgroep

Dit overzicht werkt op dezelfde manier als de verkorte klantenlijst, met dien verstande dat nadat u de klanten hebt geselecteerd u nog de vraag moet beantwoorden welke omzetgroep u geprint wilt hebben.

Op de kies omzetgroeplijst worden de volgende gegevens afgedrukt:

• Naam, adres, postcode, plaats en land: adresgegevens van de klant.
• Telefoon en fax: telefoon en faxgegevens van de klant
• Klantnummer: het klantnummer
• Geboortedatum: de geboortedatum van de klant
• Omzetgroep: de waarde van de gekozen omzetgroep zoals aangegeven bij de klant.

Status

Dit rapport geeft de verkopen van een klant weer per artikel in totalen. U kunt met dit rapport in één oogopslag zien wat deze klant bij u heeft gekocht en voor welke bedragen.

Status details

Dit rapport geeft de verkopen van een klant weer per artikel per kleur per maat. U kunt met dit rapport precies zien in welke kleur en in welke maat deze klant u het meest bij u koopt.

Openstaande posten

Dit overzicht geeft het bedrag weer wat deze klant nog aan u verschuldigd is.

Omzet

Dit rapport geeft weer welke omzet u heeft behaald over een bepaalde periode.
U geeft de datum grenzen in over welke periode u de omzet wilt zien, daarna selecteert u de artikelen die u wilt bekijken.
Let op! Dit rapport moet u groeperen, anders worden er alleen bedragen weergegeven.