Deze handleiding is bedoeld voor inkopers of diegene die zich met de inkoopadministratie binnen Softwear bezighoudt. Hij/zij leert hoe Softwear gebruikt kan worden bij het onderhouden van het artikelbestand, collecties, inkooporders, economische voorraad, en artikelboeken. Ook wordt geleerd hoe trend- en probleemsignalen in de verkoop hun doorwerking op de inkoop kunnen hebben.
Degene die binnen Softwear belast is met de inkoop administratie krijgt de verantwoording voor de invulling van het artikelbestand. Hieronder vallen onder andere inkooporders en leveranciers.
Naast het invoeren van deze gegevens wordt op de inkoop administratie gekeken welke programma's, artikelen, kleuren of maten wél of juist niet aan de verkoopverwachtingen voldoen. Tijdens een verkoop- of voorverkoopperiode kunnen conclusies hieromtrent op de inkoopcijfers worden doorgevoerd zodat de inkoop zo nauwkeurig als mogelijk op de verkoop kan worden afgestemd.
De bron van alle gegevensstromen binnen Softwear wordt gevormd door de gegevens die op de inkoop administratie worden ingevoerd. Artikelen die niet worden ingevoerd kunnen niet binnen Softwear worden verkocht of ingekocht. Daarom is het verstandig de resultaten van een collectiebespreking zo snel mogelijk te verwerken in Softwear. In de collectiebespreking ontstaan immers de artikelen, hun kleurkaart, maatbalk e.d. Artikelen kunnen al direct in Softwear worden aangemaakt zelfs als niet alle gegevens omtrent een artikel vastliggen (prijs, leverancier, kleuren, inkoopaantallen). Hierdoor ontstaat zo vroeg mogelijk een beeld van de collectie in Softwear en is het mogelijk om m.b.v. de artikellijst en het artikelboek bij te houden welke gegevens nog dienen te worden ingevoerd.
Binnen Softwear worden artikelen, inkooporders en verkooporders onderverdeeld in collecties.
Collecties zijn veelal jaarlijks terugkerende onderverdelingen zoals een Zomer- en een Wintercollectie, maar kan ook een tijdelijke verzameling artikelen zijn zoals Kerst.
Een collectie is het makkelijkst beschouwen als alle artikelen die binnen een bepaalde verkoopperiode aan klanten wordt aangeboden. Binnen de eigen organisatie werkt u weliswaar aan meerdere collecties tegelijk. Op het moment dat collectie Zomer 15 wordt uitgeleverd zal collectie Winter 14 al aan de klanten worden verkocht en zo mogelijk wordt collectie Zomer 16 al ontworpen.
Via menu Artikel - Collecties kunnen één of meerdere collectienamen opgeven worden waar ieder jaar mee gewerkt gaat worden. Het aanmaken van collecties heeft tot gevolg dat alle administratieve handelingen worden opgedeeld in deze collecties. Dit betekent onder andere:
Let op! Bij het aanmaken van een nieuwe collectie moeten alle gebruikers ook toegangsrechten krijgen voor deze collectie. |
Het aanmaken van het kleurenbestand is niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand wordt begonnen. Het is ook mogelijk om nieuwe kleuren aan het kleurenbestand toe te voegen als de kleurkaart van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een strikt kleurenbestand aan te maken om wildgroei te voorkomen.
Kleuren worden in Softwear middels een code van maximaal 4 tekens lang aangemaakt. Op de kleurkaart van een artikel kan worden gewerkt met een hoofdkleur en een bijkleur. Bij gebruik van beide wordt de kleurcode in Softwear consequent als hoofdkleur/bijkleur weergegeven. Dit laat toe dat vrijwel elke denkbare kleuromschrijving is op te bouwen uit een beperkte hoeveelheid kleuren in het kleurenbestand.
Het kleureninvoerscherm verschijnt via menu Artikel - Kleuren.
Het aanmaken van het maatbalkenbestand is niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand wordt begonnen. Het is mogelijk nieuwe maatbalken aan het maatbalkenbestand toe te voegen als de maatbalk van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een strikt maatbalkenbestand aan te maken om wildgroei te voorkomen.
Het maatbalkeninvoerscherm verschijnt via menu Artikel - Maatbalken.
Maatbalk- of kleuromschrijvingen kunnen wel veranderd worden. Dit heeft tot gevolg dat de omschrijvingen van maten of kleuren in het gehele systeem veranderen zonder dat de onderliggende gegevens als inkoop- of verkooporders gewijzigd worden. Als bijvoorbeeld de kleuromschrijving geel in maïsgeel wordt veranderd dan zullen alle verkooporderbevestigingen, bestellijsten en voorraadoverzichten die voorheen de omschrijving geel hanteerden nu maïsgeel laten zien.
Het crediteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande crediteur of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande crediteur.
Zie voor een uitgebreide omschrijving het handboek over crediteuren.
In het artikelbestand van Softwear worden de artikelen per collectie opgeslagen. Werk altijd met één collectie tegelijk zodat de artikelen van verschillende collecties niet door elkaar worden gehaald. De artikelcode wordt bij invoer aan een artikel gekoppeld. Daarna kan de code van een artikel niet meer worden gewijzigd. Mocht er per abuis een verkeerde code aan een artikel gekoppeld zijn dan kan dit alleen worden hersteld door het artikel te verwijderen en opnieuw in te voeren.
De keuze van een artikelcodering is vrij binnen de maximale lengte van 15 karakters. Andere eigenschappen van een artikel zoals de omschrijving, de kleurkaart, prijs, leverancier e.d. kunnen wel achteraf worden gewijzigd.
Het veranderen van gegevens in het artikelbestand kan soms beperkt worden tot artikelen die nog niet ontvangen zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan de leverancier.
Het veranderen van gegevens zoals inkoopprijs, V(aste) V(erreken) P(rijs), kleurkaart of maatbalk kan soms verstrekkende gevolgen hebben.
Denk maar eens aan het verwijderen van een kleur op de kleurkaart van een artikel. Reeds uitgeschreven inkoop- en verkooporders voor het betreffende artikel moeten worden aangepast aan de nieuwe situatie.
Softwear voert al deze veranderingen automatisch door. De kracht van deze automatische verwerking binnen Softwear moet uiteraard voorzichtig gehanteerd worden om het per abuis verwijderen van artikelen op honderden verkooporders te voorkomen. Hiertoe worden dergelijke bewerkingen altijd voorafgegaan door een inventarisatie van de gevolgen en een dialoog waarin gevraagd wordt of de gevolgen echt doorgevoerd mogen worden. We zullen later terugkomen op alle mutaties in het artikelbestand en de gevolgen die ze hebben in de rest van het systeem.
De artikelen in het artikelbestand kunnen, indien gewenst, in groepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het artikelbestand aan te geven. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hier gebruikt van gemaakt wordt. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de artikelgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele artikelbestand moet worden doorlopen om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).
Het invoerscherm voor artikelen verschijnt via menu Artikel - Invoer. Allereerst verschijnt een dialoog waarin de collectie gekozen wordt waarin de artikelen gemaakt of veranderd gaan worden.
Nadat de collectie is geselecteerd (na eenmaal selecteren onthoudt Softwear de keuze) verschijnt het artikelinvoerscherm.
Let op! Als de inkoopprijs wordt veranderd van een artikel dat reeds in voorraad is en deze inkoopprijs is de basis voor de voorraadberekening dan wordt er impliciet een herwaardering van deze voorraad uitgevoerd. Dit mag alleen in opdracht van of in overleg met de financieel manager.
Let op! Als de VVP wordt veranderd van een artikel dat reeds in voorraad is dan wordt impliciet een herwaardering van deze voorraad uitgevoerd. Dit mag alleen in opdracht van of in overleg met de financieel manager.
De prijzen in vreemde valuta kunnen op drie manieren worden berekend:
Er is een aparte handleiding waar meer uitleg staat over de vreemde-valuta-tool. Klik hier om deze te openen.
Voorraad: door het indrukken van deze knop wordt de voorraad van het artikel op het scherm weergegeven.
Met deze knop verschijnt het kleurkaartscherm op waarmee de kleurkaart van het artikel bepaald wordt.
Inkoop: met deze knop verschijnt het inkooporderscherm op waarmee inkooporders kunnen worden ingevoerd, aangepast en verwijderd.
Type: type van de order. Er zijn vijf types:
I = Inkooporder
M = Monsterorder
V = Gewenste minimumvoorraad voor het artikel
U = Unit waarin verkocht wordt, bijvoorbeeld in elke kleur 1-2-2-2-2-1.De unit moet eerst gedefinieerd zijn via het menu Artikel/Units.
S = Set waarin verkocht wordt, bijvoorbeeld
| Bla | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 |
| Gee/mela | 2 | 4 | 4 | 4 | 4 | 2 |
| Roo/lich | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Zwa | 2 | 1 | 2 | 1 | 2 | 1 |
Op het moment dat de kleurkaart voor een artikel wordt ingevoerd, maakt Softwear de eerste inkooporder voor dat artikel. Als er verder niets aan deze inkooporder wordt gedaan dan worden alle verkopen voor het artikel op deze eerste inkooporder ingedeeld.
Indien er op de inkooporder (nog) geen in te kopen aantallen zijn ingevuld, kan er onbeperkt worden verkocht. Indien er op de inkooporder wel in te kopen aantallen zijn ingevuld, kan er slechts beperkt worden verkocht. Later kan op de inkooporder per kleur en per maat worden weergegeven welke aantallen er dienen te worden ingekocht. Als artikelen worden aangeleverd in meerdere zendingen is het mogelijk om meerdere inkooporders in te voeren.
Bij het invoeren van de verschillende inkooporders zijn de volgende opties beschikbaar:
Was: met deze knop kunnen aan het artikel wasvoorschriften meegegeven worden. Deze wasvoorschriften kunnen weer op bestellijsten worden geprint.
Locatie: met deze knop kan de locatie die opgegeven is bij het binnenmelden van een artikel gewijzigd of, indien vergeten bij de binnenmelding, ingevoerd. De locatie wordt gebruikt bij het op volgorde van locatie printen van loopbonnen.
Omzetgroepen: de artikelen in het artikelbestand kunnen, indien gewenst, in omzetgroepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het artikelbestand aan te geven. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hoe gebruik van wordt gemaakt. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de artikelgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele artikelbestand doorlopen moet worden om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).
De in te kopen aantallen die op een inkooporder worden ingevoerd dienen tevens als maximaal te verkopen aantallen voor de verkoopadministratie. Gedurende het voorverkoopseizoen worden door de verkoopafdeling verkooporders ingevoerd die op de inkooporders worden ingedeeld. Softwear registreert per inkooporder hoeveel verkooporders er zijn ingedeeld. Als de in te kopen aantallen worden bereikt is het nog wel mogelijk verkooporders in te voeren.
De verschillen tussen de in te kopen aantallen en verkochte aantallen kunnen in de gaten gehouden worden en indien mogelijk bijgestuurd.
Zodra de verkoopaantallen te kennen geven dat een hogere productie wenselijk is kan met de leverancier kontakt worden opgenomen om zo mogelijk de in te kopen aantallen op de inkooporder te verhogen.
Als de verkoopaantallen van een bepaald artikel of een bepaalde kleur van een artikel achterblijven bij de verwachting kan tijdig besloten worden om een artikel of een kleur uit de collectie te schrappen.
Deze evaluatie kunt net zo vaak uitgevoerd worden als wenselijk wordt geacht. Het is duidelijk dat dit voornamelijk dient te gebeuren op het moment dat de voorverkoop in volle gang is. Het verdient dan aanbeveling om eventuele gevolgen van een evaluatie kenbaar te maken aan de verkoopafdeling zodat ook de klanten uiteindelijk op de hoogte kunnen worden gebracht van wijzigingen op hun verkooporders.
Voor deze evaluatie bestaan rapporten die de voorverkoop per artikel en eventueel zelfs per artikel/per klant weergeven.
Nadat het voorverkoopseizoen is afgelopen moeten definitieve productiecijfers bekend worden gemaakt aan leveranciers. Hiervoor kunnen in Softwear inkooporders worden gegenereerd. Voordat de definitieve verkoopcijfers bekend zijn kan worden gewerkt met voorlopige verkoopcijfers die in verschillende rapporten kunnen worden geprint. Zie hiervoor menu Artikel - Overzichten - Voorverkoop.
Met de menuoptie Verkoop → Inkoop in het menu Opties van het orderinvoerscherm op het artikelinvoerscherm kunnen de voorverkoopcijfers overgenomen worden op de inkooporders.
Onder bestellen wordt verstaan: "Het vastleggen van de in te kopen aantallen van een artikel bij de leverancier". Andere overeenkomsten met de leverancier die mogelijk al eerder zijn overeengekomen zoals verzendkosten en verpakking vallen buiten de informatie die bij het bestellen door Softwear gegenereerd wordt.
Als de in te kopen aantallen bij de leverancier vastgelegd kunnen worden, kan Softwear een bestellijst printen.
Op deze lijst staan de in te kopen aantallen per kleur en maat zoals ze daar eerder zijn ingevoerd.
Zie menu Artikel - Overzichten - Inkoop - Bestellijst.
Nu kunnen de verzamelde verkoopgegevens gebruikt worden om de aantallen op de inkooporder te wijzigen. Hier en nu wordt besloten hoeveel er precies ingekocht gaat worden: precies wat er is verkocht? meer? Als na contact met de leverancier juist blijkt dat er minder geproduceerd kan worden dan er inmiddels verkocht is kunnen de aantallen op de inkooporder verlaagd worden. Dit heeft uiteraard tot gevolg dat de verkooporders die inmiddels bij de betreffende inkooporder waren ingedeeld mogelijk niet of niet helemaal geleverd kunnen worden. In dit geval zal de verkoopafdeling alvast op de hoogte worden gesteld van de lagere inkoopcijfers zodat de verkooporders al kunnen worden gewijzigd vóórdat de goederen binnen komen.
De prijsmatrix is een handig invoermiddel om snel de verkoopprijs en de adviesverkoopprijs van een artikel in vreemde valuta aan te kunnen geven.
Voor elke gebruikte Nederlandse verkoopprijs binnen het bedrijf aan de klant c.q. debiteur wordt aangegeven welke prijzen gehanteerd moeten worden voor de verschillende vreemde valuta's.
Unitdefinities worden gebruikt indien de verkopen van een artikel plaatsvinden in een vooraf vastgestelde verkoopeenheid. Indien desgewenst kan deze vooraf vastgestelde verkoopeenheid overgeschreven worden bij de verkoop.
Zoals al eerder is opgemerkt kan het muteren of verwijderen van gegevens in het artikelbestand vergaande gevolgen hebben. We gaan wijzigingen op het artikelbestand bekijken die op de een of andere manier directe gevolgen hebben.
Allereerst is het verwijderen van een artikel alleen mogelijk als het betreffende artikel nooit is ontvangen.
Bij het verwijderen van een artikel uit het artikelbestand worden alle gegevens omtrent dat artikel verwijderd, inclusief de inkooporders. Ook wordt het artikel van alle verkooporders verwijderd die dientengevolge kleiner worden. Voordat Softwear overgaat tot het verwijderen van een artikel worden de gevolgen getoond en moeten ze bevestigd worden. Als dit geannuleerd wordt, dan wordt het artikel niet verwijderd. Als er bevestigend geantwoord wordt dan wordt alle informatie van het artikel verwijderd.
Bij het verwijderen van een kleur van de kleurkaart wordt de kleur verwijderd van alle inkooporders van het artikel. Ook wordt het betreffende artikel in de bewuste kleur van alle verkooporders verwijderd. Ook hier moeten de gevolgen die het verwijderen van een kleur heeft bevestigd worden alvorens Softwear daadwerkelijk de kleur van de kleurkaart haalt.
Eigenlijk is het niet mogelijk een kleur van een inkooporder te verwijderen. In plaats daarvan kan op een inkooporder waarvan daadwerkelijk de in te kopen aantallen zijn ingevoerd de aantallen voor de bewuste kleur op 0 gezet worden waardoor het effectief niet wordt ingekocht. Het betreffende artikel in de bewuste kleur wordt van alle verkooporders verwijderd die op de inkooporder zijn ingedeeld. Verkooporders die zijn ingedeeld op een andere inkooporder blijven ongewijzigd. Ook hier moeten de gevolgen die het verwijderen van een kleur heeft bevestigd worden alvorens Softwear daadwerkelijk de kleur van de inkooporder haalt.
Het wijzigen van de maatbalk op een artikel is niet mogelijk.
Als de inkoopprijs of VVP verandert van een artikel dat op dat moment in voorraad is dan wordt effectief het artikel in de financiële administratie geherwaardeerd. Let hierop als de prijsinformatie in het artikelbestand gewijzigd wordt.
Als de verkoopprijs van een artikel verandert dan wordt vanaf dat moment op elke nieuwe verkooporder de nieuwe prijs gehanteerd. Reeds bestaande verkooporders worden niet door deze wijziging beïnvloed.
De adviesverkoopprijs wordt veelal op de verkooporderbevestiging geprint. Als de adviesverkoopprijs verandert dan zal vanaf dat moment elke verkooporderbevestiging die geprint wordt de nieuwe adviesverkoopprijs hanteren. Dit geldt ook voor verkooporderbevestigingen van orders die reeds zijn ingevoerd op het moment dat de adviesverkoopprijs is veranderd.
Het is mogelijk met Softwear automatisch verkooporderbevestigingen te printen waarop artikelen die niet in productie genomen worden als 'gecanceld' gemarkeerd worden. Zet het kruisje van de betreffende artikelen in het vakje Verkoop op het artikelscherm uit of typ een F in de kolom Verkoop op de kleurkaart van een artikel. Print daarna de orderbevestiging uit. Gecancelde artikelen of kleuren worden niet langer meer in de totaaltelling meegenomen.
Om permanent van de verkooporders van deze onverkoopbare artikelen af te komen kan gebruik worden gemaakt van de optie in menu Artikel - Schrap artikel op orders. Eerst wordt een overzicht geprint van alle orderregels die door deze handeling zullen verdwijnen, daarna wordt de vraag gesteld of daadwerkelijk de artikelen geschrapt kunnen worden. Bij keuze Ja worden deze orderregels definitief verwijderd. Orderbevestigingen die na dit tijdstip geprint worden zullen de verwijderde artikelen niet meer weergeven.
Voor interne referentie en controle kan een artikellijst geprint worden. Kies eerst de collectie en daarna de artikelen. De artikellijst is niet geschikt voor klanten, aangezien er inkoopgegevens op staan zoals prijs en leverancier. Zie hiervoor prijslijst en artikelboek. Het overzicht kan gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Artikellijst.
Voor de agenten en klanten kan een prijslijst geprint worden. Kies eerst de collectie, daarna de artikelen en de taal waarin het geprint moet worden. Kies daarna of de adviesverkoopprijs, verkoopprijs, verkoop- en adviesverkoopprijs of geen prijs op de prijslijst afgedrukt gaat worden en in welke valuta. Het overzicht kan gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Prijslijst.
Voor de agenten en klanten kan een artikel- of collectieboek geprint worden. Kies eerst de collectie en daarna de artikelen en de taal waarin het geprint moet worden. Kies daarna of de adviesverkoopprijs, verkoopprijs, verkoop- en adviesverkoopprijs of geen prijs op het artikelboek afgedrukt wordt en in welke valuta. Het overzicht kan gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Artikelboek. Hiervan is geen voorbeeld ingesloten, aangezien het artikelboek altijd maatwerk zal zijn.
Voor interne controle kan een collectielijst geprint worden. Op deze lijst verschijnen alle in het systeem aangemaakte collecties mits de uitleverperiode is ingevuld. Het overzicht kan gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Collectielijst.
Voor interne referentie en controle kan een kleurlijst geprint worden. Op deze lijst verschijnen alle in het systeem aangemaakte kleuren met hun kleurcodes. Het overzicht kan gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Kleuren.
In menu Artikel - Overzichten - Voorverkoop treft staan vier overzichten voor het printen van voorverkoopcijfers. Hiermee kan in een vroegtijdig stadium de verkochte aantallen overzien worden.
In menu Artikel - Overzichten - Verkoop staan vier overzichten voor het printen van verkoopcijfers. Hiermee kunnen de verkochte aantallen overzien worden.
De volgende gegevens worden afgedrukt:
In het menu Artikel - Overzichten - Inkoop staan de volgende overzichten:
Dit overzicht geeft dezelfde getallen als een bestellijst of inkooporder maar nu als één doorlopend overzicht, in tegenstelling tot de bestellijst die één pagina per artikel weergeeft met alle relevante informatie voor de leverancier.
Op het statusrapport worden de volgende gegevens afgedrukt:
Op verschillende manieren kunnen barcode-etiketten voor de productie worden geprint: op basis van inkooporders, voorraad, het ontvangst goederen boek of met de hand ingegeven aantallen. De overzichten kunnen gevonden worden via menu Artikel - Overzichten - Etiketten.
De monsterkaarten kunnen worden voorzien van: artikelnummer, kleur, verkoop- en adviesverkoopprijs, barcode en maatbalk. Indien er van units gebruik wordt gemaakt kunnen ook de unitgegevens op de monsterkaarten geprint worden. Het scherm kan worden opgeroepen via menu Artikel - Monsterkaarten. Net als bij het artikelboek en de prijslijst moet eerst de taal worden gekozen waarna gekozen kan worden voor alleen de adviesverkoopprijs, verkoopprijs, verkoop- en adviesverkoopprijs of geen prijs op de monsterkaarten en in welke valuta.