Handboek

Menu-item Systeem

In dit menu kunnen:

• gebruikers ingevoerd en gewijzigd worden (alleen bij de netwerkmodule)
• klachtengroepen worden aangemaakt
• kasopnameverantwoordingen worden aangemaakt (alleen bij de POS-module)
• aanspreektitels aangemaakt worden (alleen bij de klantmodule)
• inkooporderstatusgroepen worden aangemaakt
• services worden aangeroepen
• afschrijvingsinstellingen aangemaakt worden 
• algemene instellingen worden opgegeven

Gebruikers

Gebruikers invoeren en wijzigen kan via menu Detail - Systeem - Gebruikers.

Het invoeren van een gebruiker gebeurt middels de knop Nieuw, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een gebruiker kan via de knop Zoeken.

Via toetsenbord: Activeer het zoekscherm met Alt + Z. Een gebruiker is het eenvoudigst te selecteren door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken. 

Via muis: Klik op de knop Zoeken. Selecteer het scherm met de gebruikerslijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste gebruiker (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.

Objecten op het gebruikersinvoerscherm

• Log-innaam: naam van de gebruiker om in Softwear in te loggen; elke naam mag slechts éénmaal voorkomen in het gebruikersbestand

• Naam: (werkelijke) naam van de gebruiker

• Straat, Postcode, Woonplaats, Land, Telefoon: de NAW-gegevens van de gebruiker

• Ingelogd: dit vakje geeft aan of de gebruiker ingelogd is in Softwear of niet. Als het vakje leeg is, is de gebruiker niet ingelogd

• Autorisaties: hier kan per gebruiker aangegeven worden welke rechten de gebruiker heeft binnen Softwear
  
• Aan/Uit: selecteert één enkele optie
• Allen: selecteert alle opties
• Geen: verwijdert alle gekozen opties
• Kopieer van ander: neemt de autorisaties van een andere gebruiker over

Aanspreektitels

Aanspreektitels (alleen in de optionele klantenmodule) invoeren en wijzigen kan via menu Detail - Systeem - Aanspreektitels.

Aanspreektitels worden gebruikt bij het aanmaken van klanten.

Kortingssoorten

Kortingssoorten (alleen in de optionele POS-module) invoeren en wijzigen  kan via menu Detail - Systeem - Kortingsoorten.

Klachtengroepen worden gebruikt bij de het geven van kortingen aan de kassa..

Kasopnameverantwoording

Kasopnameverantwoordingen (alleen in de optionele POS-module) invoeren en wijzigen kan via menu Detail - Systeem - Kasopnameverantwoording.

Kasopnameverantwoordingen worden gebruikt bij de kasopnameknop op het kassascherm..

Inkooporderstatusgroepen

Inkooporderstatusgroepen invoeren en wijzigen kan via menu Detail - Systeem - Inkooporder status groepen.

Inkooporderstatusgroepen worden gebruikt op het orderinfoscherm bij het artikelinvoerscherm - knop Inkoop.

Services

Softwear-services zijn taken die, hetzij automatisch op gezette tijden, hetzij handmatig, uitgevoerd kunnen worden. Vink aan welke services uitgevoerd moeten worden.


De kassaverwerkingsoptie is alleen zichtbaar in de optionele POS-module.

Automatisch afschrijven

Afschrijvingspercentages invoeren en wijzigen kan via menu Detail - Systeem - Afschrijvingsinstellingen.
Allereerst moet de omzetgroep Afschrijving (let op hoofdletter a) aangemaakt zijn met als type beperkt.
De waarden die worden aangemaakt zijn de letters A tot en met Z (let op hoofdletters) (zie de handleiding artikel - omzetgroepen).
Als voorbeeld:


Daarna kunnen de afschrijvingspercentages per waarde ingevuld worden:

Standaard worden de afschrijvingspercentages getoond die door de Mitex worden aanbevolen.
Daarna kan aan een artikel de omzetgroep Afschrijving worden toegevoegd. Herhaal dit bij elk artikel en vergeet niet de juiste waarde aan te geven.

Door middel van de optie via menu Financieel - Automatisch afschrijven kan nu een lijst worden geprint van alle artikelen met de omzetgroep Afschrijving met daarop de waarde van de afschrijving.
Deze handeling zal de waarde van het artikel binnen Softwear niet verlagen aangezien er alleen een lijst wordt geprint.

Instellingen

Opgeven van welke faciliteiten binnen Softwear gebruik worden gemaakt kan  via menu Detail - Systeem - Instellingen.

De opties:

• Automatisch artikelnummer genereert een betekenisloos artikelnummer. Het artikelnummer begint bij 00001000. Deze optie is speciaal gemaakt voor detaillisten die de kassaverwerking hebben lopen met KassaMatic oude stijl en is gebonden aan een 8-cijferige barcode. Het artikelnummer is tevens barcodenummer
• Actieprijs zorgt ervoor dat er wel of geen actieprijs op het artikelinvoerscherm kan worden ingevuld
• 4^e artikel dimensie bepaalt bij het aanmaken van een kleurkaart voor een artikel welke naam er boven de kolom Bijkleur komt te staan. Kies uit Bijkleur, Cup of Lengte
• Calculatie berekent de calculatie van inkoop naar verkoop op het artikelinvoerscherm. Afrondingen moeten zelf ingesteld worden
• Ontvangst goederenboek groeperen per leverancier zorgt ervoor dat indien het dagboek ontvangst goederen wordt uitgedraaid, deze de binnengemelde artikelen per leverancier laat zien
• Automatisch afschrijven zorgt ervoor dat wel of geen VVP op het artikelinvoerscherm ingevuld kan worden
• Marge o.b.v. VVP (i.p.v. inkoopprijs) zorgt ervoor dat op het artikelinvoerscherm en op de diverse rapporten de marge en calculatie worden berekend op basis van de VVP in plaats van standaard de inkoopprijs
• Marge excl. btw (i.p.v. incl. btw) zorgt ervoor dat op het artikelinvoerscherm en de diverse rapporten de marge en calculatie worden berekend op basis van exclusief btw in plaats van standaard inclusief btw
• Verdelen na binnenmelden inkooporder (alleen zichtbaar in de meerderefilialenmodule) zorgt ervoor dat als een artikel wordt binnengemeld, automatisch het verdeelscherm wordt opgestart. U kunt ondanks deze optie altijd het verdeelscherm met de hand blijven opstarten
• Labels printen na binnenmelden inkooporder zorgt ervoor dat automatisch na het binnenmelden van een artikel u barcode labels kunt printen. U kunt ondanks deze optie altijd achteraf nog labels printen
• Centraal inkopen (alleen zichtbaar in de meerdere filialen module) zorgt ervoor, indien aangevinkt, dat Softwear standaard alle artikelen binnenmeld in het centrale magazijn. Ook minimum voorraden worden berekend over alle filialen tezamen.
  Indien u toch een order specifiek voor een filiaal wilt aanmaken, dient u bij het toevoegen van inkooporders aan een artikel op die specifieke inkooporder middels de optie Order info op te geven voor welk filiaal de order bedoeld is 
• Verdelen (alleen zichtbaar in de meerdere filialen module) laat zien welke optie er op het verdeelscherm als laatste zijn gebruikt 
• Verkoper wissel verplicht zorgt ervoor dat niemand aan de kassa nog een kassabon kan printen zonder eerst zijn of haar wachtwoord in te moeten geven
• Tekst op bon kunt u zelf de tekst op uw kassabonnetje aanpassen. Deze tekst geldt per kassa
• Webster directory (alleen zichtbaar in de EDI-module) kan u opgeven waar webster is geïnstalleerd op uw computer
• PC Anywhere DATA kunt u opgeven waar PC Anywhere op uw computer is geïnstalleerd 
• PC Anywhere directory kunt u opgeven waar da data directory van PC Anywhere op uw computer is geïnstalleerd