Inventarisatie

Inleiding

Er zijn vele manieren om te inventariseren. Deze handleiding beschrijft stap-voor-stap één van de methodes: Inventariseren offline. 
Dit raden we af! 

Probeer, indien mogelijk, een nieuwe manier van inventariseren.

Voorbereiding

Map "telling" aanmaken

Ga naar Windows Verkenner en zoek de Softwear-map op, voor de meeste gebruikers staat dit op de C-schijf. Klik daarna op de Softwear-map, vervolgens met de linkermuisknop Bestand - Nieuw - Map (in het Engels File - Folder - New).
Er verschijnt dan een "nieuwe map", hernoem deze naar telling.

NOBC

Wanneer de computer beschikt over een geluidskaart, is het mogelijk om een toon te laten horen bij een onbekende barcode.
Hoe? Ga in Windows Verkenner naar de Windows Mediamap (meestal C:\Windows\Media\)en klikt bijvoorbeeld de chord.wav aan, deze wordt dan blauw. Gebruik dan de toetscombinaties Ctrl + C en Ctrl + V op de Softwear-map. In de Softwear-map kan chord.wav dan hernoemd worden naar nobc.wav.

Mogelijkheden

Totaal

De hele voorraad moet gescand worden.Bij het inlezen van de voorraad wordt de mogelijkheid gegeven om een verschillenlijst uit te rekenen die ook als bestand kan worden opgeslagen, zodat de mogelijkheid er is om deze na te kijken en later te boeken zonder dat de nieuwe binnenmeldingen en verkopen in de weg staan.

Per artikel

Dit geeft de mogelijkheid om een deelinventarisatie te doen van een bepaald merk, artikelgroep of andere selectie. Let op dat de totale voorraad van een bepaald artikel gescand wordt.
Indien er een artikel is met bijvoorbeeld 4 kleuren en er worden maar 3 gescand dan wordt de voorraad van de 4^e kleur op nul gezet.

Per kleur

Dit geeft de mogelijkheid om een deelinventarisatie te doen, niet alleen op artikelniveau maar ook op kleurniveau. Scan nu kleuren zonder dat de andere kleuren worden gemuteerd.
Indien er een artikel is met bijvoorbeeld 4 kleuren en er worden maar 3 gescand dan blijft de 4^e kleur ongemoeid.

Softwear op laptop

Voorraadmutatiescherm versus inventarisatiescherm (alleen detailhandel)
Het verschil tussen deze schermen is, dat bij het inventarisatiescherm de mogelijkheid wordt geboden om een niet bestaande barcode aan een artikel te hangen. Dit is alleen van belang voor ondernemers die pas zijn opgestart en die nog niet alle barcodes in Softwear hebben overgenomen.

Voorraadmutatiescherm oproepen:

• Softwear opstarten
  • in de retail: detail - voorraad - muteren voorraad
  • in de wholesale: logistiek -muteren voorraad (plank) of muteren voorraad actueel (actuele voorraad = plankvoorraad + pakbonnen)

Instellingen

Voordat er met scannen kan worden begonnen moet de  keuze worden gemaakt hoe te inventariseren:

1. Totale inventarisatie
   U kunt meteen beginnen met scannen
2. Deelinventarisatie
   Eerst naar menu Opties, kies Absolute registratie per artikel of Absolute registratie per kleur. Na deze keuze kan het scannen beginnen. Ter controle of absoluut is geselecteerd kan nogmaals voor opties worden gekozen en dan moet Absolute registratie lichtgrijs zijn.

Opslaan

Tijdens het scannen is het erg verstandig om regelmatig het gescande op te slaan. Ga daarvoor naar Opties en kiest voor Telling opslaan in bestand. Er verschijnt  dan een soort Windows Verkenner waarin de gemaakte telling in de map opgezocht en hernoemd kan worden.

Tip1: wanneer meerdere mensen op hetzelfde moment scannen is het handig om als bestandsnaam de eerste twee letters van de naam te nemen aangevuld met de tijd.
Voorbeeld: Frits slaat om tien voor half twaalf zijn tussentelling op in: FR1120.DBF. Het is dan altijd te achterhalen wat  het laatst opgeslagen bestandje is en wie er gescand heeft.
Tip2: Sla het gescande op na het scannen van een vak, rek of andere herkenbare afbakening en onthoud waar er voor het laatst opgeslagen is. Bij een eventuele calamiteit kan worden verder gegaan op de plek waar voor het laatst opgeslagen is.

Openen

Wanneer de computer uitvalt of vastloopt, start dan weer het voorraadmutatiescherm op en kies voor de instelling die actief was.
Ga vervolgens naar het menu Opties en kies voor Telling lezen van bestand Softwear. Zoek via die Verkenner de map c:\softwear\telling\<<laatst opgeslagen bestand>>.
Bij Totale inventarisatie vraagt Softwear om een verschillenlijst uit te rekenen, kies hier voor Nee.
Bij Absolute registratie komt deze vraag niet en verschijnt de telling in beeld. Er kan weer worden gescand. 

Wanneer na een crash niet is gelezen van bestand en in een schoon scherm verder wordt gegaan, betekent dit dat aan het einde van het scannen meerdere bestandjes moeten worden verwerkt. Dit maakt het onnodig gecompliceerd.

Softwear back-office

Deelinventarisatie

Start het voorraadmutatiescherm op en kies eerst in het menu Opties voor Absolute registratie per kleur of Absolute registratie per artikel. Vervolgens weer terug naar het Opties en kiest Telling lezen van bestand (Softwear), bij meerdere bestandjes kan dit herhaald worden.
Deze telling kan geprint worden met de optie Print telling in het menu Opties. Akkoord met de telling? Met Ctrl + W sluit het scherm en de blijven de veranderingen bewaard.

Totale inventarisatie

In het menu Opties kiezen voor Telling lezen van bestand, klik vervolgens het eerste bestandje aan, daarna weer naar Telling lezen van bestand en het volgende bestandje aanklikken. Bij iedere inleesactie verschijnt de vraag "Verschillenlijst uitrekenen?". Steeds voor Nee kiezen.
Wanneer alle bestandjes zijn ingelezen, mag onder menu worden gekozen voor Opties - Telling opslaan in bestand. Noem deze TOTAAL.DBF.
Verlaat het scherm zonder de veranderingen te bewaren. Start nogmaals het voorraadmutatiescherm en selecteer uit het menu Opties - Telling lezen van bestand softwear en kies nu voor TOTAAL.DBF. Kies bij de vraag "Verschillenlijst uitrekenen" voor JA, er verschijnt dan een lijst met aantallen die Softwear als mutatie gaat boeken. Er is de mogelijkheid deze verschillenlijst uit te printen onder menu Opties - Print telling. De verschillenlijst kan ook opgeslagen worden bestand, noem deze dan VERSCHIL.DBF. De verschillenlijst kan nu gecontroleerd worden en er kan binnengemeld en verkocht worden want dit heeft geen invloed meer op dit bestand.

Let OP! Wanneer de VERSCHIL.DBF later wordt ingelezen en de vraag verschijnt "Verschillenlijst uitrekenen?": NEE antwoorden.

Controle

De telling controleren kan door de lijsten uit te printen en de aantallen na te kijken.
Bij het inlezen van de tellingbestandjes komt rechtsbovenin de hoek het aantal te staan, wanneer tijdens het opslaan op de inventarisatiemachines het aantal staat genoteerd wat rechtsboven staat kan dat ook vergeleken worden.

Tip: wacht niet te lang met controleren en handel de hele inventarisering af, het is nu nog vers in het geheugen.