Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

Version 1 Next »

Softwear Detail

Handboek


Processen binnen SoftWear



Opzetten van de administratie
Hoe nu verder?
Funktie kiezen
Aanmaken van artikelen
Aanmaken van eerste inkoop order
Aanmaken van nieuwe inkoop order of minimum voorraad
Binnenmelden van artikelen
Verdelen van artikelen (bij de optionele meerdere filialen module)
Printen van etiketten

Opzetten van de admini-stratie

Voordat u met SoftWear uw voorraad subadministratie kunt voeren, moeten er een aantal gegevens ingevoerd worden. De volgende gegevens dient u binnen uw onderneming te inventariseren en in te voeren in SoftWear:

  • Collectie indeling Gaat u werken met twee seizoenen per jaar, bijvoorbeeld zomer en winter of heeft u ook standaardcollecties?
  • Kleuren Een lijst met kleurcoderingen en kleuromschrijvingen.
  • Maatbalken Met welke maatbalken gaat u werken?
  • Leveranciers Namen en adressen van de leveranciers waar u uw goederen van betrekt.
  • Valuta Met welke valuta betaalt u uw leveranciers. De koers van vreemde valuta wordt gebruikt voor het omrekenen van de inkoopprijs van uw artikelen.
  • Klanten (alleen in de optionele klanten module) Uw klanten. Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e.d.
  • Artikelen

Het zal duidelijk zijn dat alle hierboven opgesomde gegevens, op de artikelen na, zo goed als éénmalig in het systeem worden gezet. Deze gegevens blijven immers gedurende de seizoenen in gebruik. Meer dan het toevoegen van nieuwe klanten of leveranciers en het zo nu en dan toevoegen van een kleur aan het kleurenbestand gebeurd er doorgaans niet.
Het artikelbestand moet uiteraard iedere collectie opnieuw aangevuld worden. Ook dit is echter een éénmalige handeling per collectie. Alleen tijdens de eerste weken van de voorverkoop van een collectie zal het artikelbestand nog enkele wijzigingen ondergaan, daarna blijft ook deze informatie vrijwel ongewijzigd.
Na al deze eenmalige invoerwerkzaamheden is SoftWear klaar om inkooporders in te voeren, goederen binnen te melden, goederen te verdelen en rapporten te genereren met betrekking tot de voorraad en financiële processen.

Hoe nu verder?

Om de hiervoor genoemde gegevens in te voeren beschikt SoftWear over verschillende schermen. De werking van deze schermen zal in de verschillende delen van de handleiding worden beschreven. Tevens verwijzen wij hier naar de handleiding Kern.
Om de verscheidenheid aan handelingen en functies in SoftWear logisch onder te brengen, is de menubalk in SoftWear opgedeeld in functies zoals die in de detailhandel gebruikelijk zijn. De verschillende functies zullen gebruik maken van (delen van) de onderstaande verschillende SoftWear submenu's.

  1. Artikel
  • artikel administratie
  • collecties
  • kleuren
  • maatbalken
  • overzichten
  1. Leverancier
  • invoeren en wijzigen
  • overzichten
  1. Financieel
  • financiële rapportage
  • valuta
  1. Voorraad
  • binnenmelden inkooporders
  • verdelen van goederen
  • overzichten
  1. Management Informatie Systeem
  • rapportage
  1. Kassa
  2. Systeem



Functie kiezen

Bij de beschrijvingen van invoerschermen zal steeds worden weergegeven onder welk menu ze zijn ondergebracht. Voor het kiezen van een functie (menu) gaat u als volgt te werk:

U kunt de menubalk in ieder Windows programma activeren door het indrukken van de Alt toets samen met de onderstreepte letter van een menu keuze. Eenmaal een menu geopend kunt u de cursor besturings toetsen en gebruiken om op en neer of en om heen en weer tussen de verschillende menu opties te 'wandelen'. U kiest een optie door op de Enter toets te drukken. Voor veel gebruikte menu opties wordt veelal een 'sneltoets' gebruikt. Deze toets wordt rechts van de betreffende menu optie weergegeven. Als er een sneltoets gedefinieerd is kunt u de hele zoekactie in het menu omzeilen door de betreffende sneltoets (vaak een Alt + ... combinatie) in te drukken. In het geval van het selecteren van een functie binnen SoftWear zijn de sneltoetscombinaties Alt+F1 ... Alt+F8 gedefinieerd.

Schuif de muisaanwijzer over de te selecteren menu optie en klik op de linker muisknop. Zoek op deze manier het menu af tot u de gewenste optie heeft gevonden.
In de verschillende delen van de handleiding worden punt voor punt de gegevens beschreven die we eerder hebben opgesomd. Daarbij wordt uitgelegd waar het betreffende scherm is te vinden dat u nodig heeft om de gegevens in te voeren. De beste manier om te leren omgaan met SoftWear is om direct met uw eigen actuele gegevens achter de computer te gaan zitten en de volgende stappen uit te voeren met uw eigen leveranciers, klanten, kleuren e.d.
Bij ieder scherm zullen tips worden gegeven omtrent het ordenen en coderen van uw gegevens voor optimaal gebruik in SoftWear.



































Aanmaken van artikelen

Om artikelen te kunnen aanmaken, begint u als volgt:

  1. maak uw collecties aan detail -> artikel -> collecties
  2. maak uw kleurenkaart aan detail -> artikel -> kleuren
  3. maak uw maatbalkenbestand aan detail -> artikel -> maatbalken
  4. maak uw valuta tabel aan en bepaal de omrekenkoersen detail -> financieel -> valuta
  5. maak uw leveranciersbestand aan detail -> leverancier -> invoer leverancier
  6. maak uw filialen aan (bij de optionele meerdere filialen module) detail -> voorraad -> invoeren -> filialen
  7. maak dan uw artikelen aan in de door u aangemaakte collecties detail -> artikel -> invoer


Ter controle kunt u de volgende rapporten uitdraaien:

  1. kleurlijst detail -> artikel -> overzichten -> kleurlijst
  2. artikellijst detail -> artikel -> overzichten -> artikellijst
  3. inkooporder van de desbetreffende leverancier detail -> artikel -> overzichten -> inkooporder























Aanmaken van eerste inkoop order

Om de eerste inkooporder op een artikel aan te maken, gaat u als volgt te werk:

  1. vervolg het artikelen invoeren detail -> artikel -> invoer
  2. druk op de knop Inkoop op het artikel invoerscherm detail -> artikel -> invoer -> Inkoop
  3. voer het aantal ingekochte stuks in
  4. sluit af met Ctrl + w
  5. sla de veranderingen op


Aanmaken van nieuwe inkoop order of minimum voorraad

Om een nieuwe inkooporder of een minimum voorraad voor een artikel aan te maken, gaat u als volgt te werk:

  1. ga naar artikel invoer detail -> artikel -> invoer
  2. druk op de knop Inkoop op het artikel invoerscherm detail -> artikel -> invoer -> Inkoop
  3. selecteer het Opties menu boven in beeld detail -> artikel -> invoer -> Inkoop -> Opties
  4. kies voor Inkooporder toevoegen of Minimum voorraad toevoegen detail -> artikel -> invoer -> Inkoop -> Opties -> Inkooporder toevoegen detail -> artikel -> invoer -> Inkoop -> Opties -> Minimum voorraad toevoegen
  5. voer het aantal stuks in
  6. sluit af met Ctrl + w
  7. sla de veranderingen op


Ter controle kunt u de volgende rapporten uitdraaien:
1.inkooporder van de desbetreffende leverancier detail -> artikel -> overzichten -> inkooporder













Binnen melden van artikelen

Om artikelen binnen te melden en zodoende voorraad te creëren, gaat u als volgt te werk:

  1. selecteer het filiaal (bij de optionele meerdere filialen module) waar het artikel moet worden binnengemeld detail -> voorraad -> binnenmelden -> inkooporder
  2. selecteer het artikel en de juiste inkooporder detail -> voorraad -> binnenmelden -> inkooporder
  3. zorg dat de juiste aantallen worden binnengemeld
  4. sluit af met Ctrl + w
  5. maak zonodig een nalevering aan
  6. selecteer de volgende artikelen voor dit filiaal (bij de optionele meerdere filialen module) detail -> voorraad -> binnenmelden -> inkooporder
  7. indien gereed, druk op de Annuleer toets


Ter controle kunt u de volgende rapporten uitdraaien:

  1. voorraad overzicht van het artikel detail -> voorraad -> totaal voorraad detail -> voorraad -> voorraad per filiaal/kleur (bij de optionele meerdere filialen module) detail -> voorraad -> voorraad per kleur/filiaal (bij de optionele meerdere filialen module)
  2. goederen ontvangst boek detail -> financieel -> dagboeken -> inkoop
  3. voorraadhistorie uitgebreid detail -> mis -> voorraadhistorie -> uitgebreid




















Verdelen van artikelen (bij de optionele meerdere filialen module)

Indien u in detail -> systeem -> instellingen het kruisje verdelen na binnenmelden inkooporder hebt aangezet, zal na het binnenmelden van een of meerdere inkooporders automatisch het verdeelscherm worden opgestart.
Indien het kruisje niet aanstaat, dan gaat u als volgt te werk:
Let op: het verdelen zal altijd uitgaan van het centrale filiaal c.q. magazijn!

  1. ga naar verdelen detail -> voorraad -> verdelen
  2. selecteer de artikelen die verdeeld moeten worden
  3. sluit af met Ctrl + w
  4. het verdeelscherm wordt opgestart
  5. verdeel de voorraad evenredig of met de hand
  6. indien gereed, druk op de OK knop
  7. sla de veranderingen op
  8. print de transitorders uit


Indien de transitorders niet meteen worden geprint, ga dan naar:
1.printen transitorders
detail -> voorraad -> transitorders printen
Ter controle kunt u de volgende rapporten uitdraaien:
1.voorraad overzicht van het artikel detail -> voorraad -> voorraad per filiaal/kleur detail -> voorraad -> voorraad per kleur/filiaal
2.transitorders boek detail -> financieel -> dagboeken -> transitorders

  1. voorraadhistorie uitgebreid detail -> mis -> voorraadhistorie -> uitgebreid
















Printen van etiketten

Indien u in detail -> systeem -> instellingen het kruisje labels printen na binnenmelden inkooporder hebt aangezet, zal na het binnenmelden van een of meerdere inkooporders automatisch etiketten worden geprint.
Indien het kruisje niet aanstaat, dan gaat u als volgt te werk:

  1. ga naar printen etiketten detail -> voorraad -> verdelen
  2. selecteer de wijze van printen
  3. selecteer de artikelen waar een etiket voor geprint moet worden
  4. sluit af met Ctrl + w
  5. print naar de juiste printer
  • No labels