Sales app / iPad-shop 3.0 (concept)




The pre-ordershop, made for the iPad, has some nice new features. Because of the changes, there is a new manual.

The biggest changes:

  • new feature: drafts! Orders can be finished at a later stage.
  • more lay-out possibilities
  • configurable setting: work with touchscreen yes/no
  • faster and more stable
  • Made for several devices: pc, tablet and smart phone

Inhoud


Log in

The iPad-shop can be entered by going to http://www.softwear.nl/agent
On-time per pc there is a long url required, which looks similar to this one:
http://www.softwear.nl/agent?account=12345-ABCDE-12345-ABCDE-12345
The
 account is being saved in a cookie on the device. After this cookie is saved, the short url can be used: http://www.softwear.nl/agent.


After loggin in, this screen will appear:

  • Select client
  • New: create new customer
  • Select: select shop without choosing a customer: view shop/ price list
  • Drafts
  • Order history of the agent who logged in

Select client

If there are rayons in Softwear and the agents got assigned a rayon, the agent can only choose his/hers own customers
If no rayons are created and assigned, all customers will be available for every agent.
After selecting a customer, an order can be made.

New

To add a new customer to Softwear and to write an order for this new customer, the button New can be used.

The customer screen appears, with empty values.
Add the customer data and save the data.


Attention!

This feature can be switched off. Is the button New missing, then the feature is not available for this account.


Select

Is the button Select used without or before a customer was chosen, a restricted version of the shop is opened. The pricelist can be viewed but nothing can be ordered. This feature can be used to request the stock of the articles.
The feature can be recognized by the title of the page: Pricelist.

Drafts

If an agent has unconfirmed orders, they will appear on top of the list of the  Order history after logging. They are called drafts.
When a draft is being confirmed/ closed, it can only be copied, not opened or edited anymore.

Drafts are constantly being saved, but it can also be done manually within tab Confirm.

Exists the word local in the list, then the draft is stored locally. After finishing the order, it will be stored at the servers of Softwear.

Internet access is not required while writing an order; only during collecting the articles (photos) and customer data.
Confirming a draft can be done at a later stage, when the internet access is available, for example.

When selecting a local draft, 3 options appear:

  • Open (green)
  • Copy (light blue)
  • Delete (red)

Copy

It can be handy to have an order prepared, ready to go. Copy it and use it for multiple customers.
It saves a lot of manual actions during the process of ordering with the customer: only change some values or adding/ deleting some articles.

Price fixing is also stimulated with a prepared order "This order package can be bought at the price of xxxxx".

Select the customer who will use the copied draft. Select Copy at the desired draft and the copy is placed in the list of drafts.

Extra

  • Blijft een draft openstaan maar is het nodig op een ander account in te loggen
    Klik op het tandwiel rechtsbovenin en kies voor "Logout" 



  • Klaar met een klant?
    Verdergaan met een andere draft?
    Tussendoor een order voor een andere klant schrijven?
    Klik op het logo van Softwear om uit de openstaande order te gaan, deze op te slaan en in te loggen op een andere klant of een andere draft te selecteren:



  • Totaalbedrag (inkoop- en verkoopbedrag), calculatie of aantal stuks tussendoor inkijken?
    Klik binnen het tabblad  Order vlak onder de grijze balk bovenaan de pagina en de aantallen verschijnen. Nogmaals klikken en ze verdwijnen weer.



De tabbladen

Na het selecteren van een klant verschijnt de voorordershop met onderaan 5 tabbladen. Hieronder worden deze beschreven.

Client


In het klantenscherm zijn de volgende gegevens inzichtelijk (en via een instelling eventueel aanpasbaar):

Naam
Juridische naam

Factuuradres
Factuurpostcode
Factuurplaats
Factuurtelefoonnummer

Leveradres
Leverpostcode
Leverplaats
Levertelefoonnummer

Valuta
Bestellimiet
Btw-nummer
KvK-nummer
Bankrekeningnummer
E-mailadres

Als de knop "Save" onderaan de gegevens staat, kunnen de gegevens aangepast/ aangevuld worden en opgeslagen.
Is dat niet het geval, dan is de voorordershop zo ingericht dat agenten de klantgegevens alleen mogen inkijken. 
Moet dit worden aangepast? 
Stuur een e-mail naar help@softwear.nl met het verzoek in de voorordershop/ agentenmodule de klantgegevens aanpasbaar te maken.

Select

Weergave artikelen

In het scherm "Select" staan alle artikelen die te bestellen zijn. De weergave kan variëren: de grootte van de afbeeldingen kan eenvoudig gewijzigd worden door te klikken op het icoontje met de 9 blokjes.

De eerste lay-outoptie toont de foto's zeer groot (er past dan 1 foto in de breedte), de tweede lay-out toont ze iets kleiner (2 foto's passen in de breedte), enzovoorts. De zesde optie is de kleinste optie: die toont 12 foto's naast elkaar.

Door steeds op het icoontje te klikken, kies je steeds een optie met meer foto's per rij. Na de zesde optie verschijnt de eerste optie weer.


Favorieten

Het kan erg handig zijn eerst een voorselectie te maken van de artikelen die besteld gaan worden. Maak dan gebruik van de favorietenlijst.
Hoe maak je een artikel favoriet? Gewoon op de artikelcode of artikelomschrijving klikken!
Er verschijnt dan een ster naast de artikelcode.

Selecteer vervolgens alle artikelen die favoriet zijn (die besteld gaan worden).
Om de favorietenlijst weer te geven, kan geklikt worden op het icoontje met de ster:

Ook in deze lijst kan de grootte van de afbeeldingen aangepast worden door op het icoontje met de 9 blokjes te klikken.

Gebruik handscanner

Wordt er een scanner gebruikt om de artikelen te bestellen? Dat kan ook. Scan dan alle artikelen die besteld gaan worden als favoriet. Zo staan ze in de favorietenlijst allemaal bij elkaar en gaat het bestellen sneller.
Kijk verder in deze handleiding bij "Instellingen" om te lezen hoe de scanner gebruikt kan worden voor de favorietenlijst.


Labels

Alleen geïnteresseerd in een bepaald deel van de collectie? Waarschijnlijk zijn de artikelen ingedeeld in artikelgroepen, collecties of seizoenen. Die artikelgroepen, collecties of seizoenen zijn in de voorordershop labels geworden.
Door op het icoontje met het label te klikken, kan geselecteerd worden welke artikelen getoond mogen worden.

Dit kan het bestelproces versnellen.

Door gebruik te maken van labels vervallen alle getoonde artikelen, behalve die binnen de geselecteerde onderdelen vallen.

In onderstaand voorbeeld worden alleen de jurken getoond, omdat alleen jurken zijn aangevinkt.

Door nogmaals op het icoontje van het label te klikken, worden de labels niet meer getoond (maar zijn nog wel actief).


Zoeken

Bovenin het scherm binnen tabblad Select staat het zoekveld.

Dit kan gebruikt worden in combinatie met de handscanner. Wordt een barcode gescand terwijl de cursor knippert in het zoekveld, dan wordt het gescande artikel direct getoond na het scannen.

In het zoekveld kan ook worden gezocht op

  • artikelcode of een deel ervan
  • artikelomschrijving of een deel ervan
  • kleurnaam of een deel ervan

Artikelen bestellen

Om een artikel te bestellen, moet het artikel worden geselecteerd. Dit kan door te klikken op de foto van het artikel of door het artikel te scannen met de handscanner.
Het artikelscherm verschijnt dan.
Door op de knop "Stock" te klikken wordt de beschikbare voorraad getoond.
Onder het artikel staan de beschikbare kleuren en maten.

bestelscherm met touch screen



bestelscherm zonder touch screen


Attention!

The colors within Softwear should not have characters like /, \ or &. When present, the order will be rejected.


Het bestellen ziet er op een tablet/ touchscreen iets anders uit dan op een gewone pc.

Met touchscreen

Op een touchscreen kun je de aantallen aantikken en worden de aantallen die aangetikt bij elkaar opgeteld.

Door op het icoontje met de 3 stippen te klikken, wordt de regel gekopieerd.

Door bij een andere kleur de regel te selecteren en weer op het icoontje met de stippen te klikken, worden de aantallen van de eerste, gekopieerd naar deze.
Dit kan het bestelproces behoorlijk versnellen.

Met toetsenbord en muis

Op een gewone pc / zonder touch screen kan in de besteltabel met de muis geklikt worden en kan het gewenste aantal ingevoerd worden via het toetsenbord.

Gebruik de tab-toets om naar het volgende veld te gaan (niet Enter).

Staan er letters (a, b, c enzovoorts) achter de regels? Gebruik die letters om snel aantallen te kopiëren naar andere kleuren.

In bovenstaand voorbeeld is bij de kleur cherry de bestelreeks 2-2-3-2-2 besteld.
Om bij kleur amazon dezelfde aantallen te bestellen, hoeft alleen de letter b getypt te worden op het toetsenbord en de aantallen staan direct bij kleur amazon.

Order

Via het tabblad Order verschijnt de voorlopige order in een lijst. De aantallen zijn hier nog aan te passen, maar in principe is het een overzicht.

Statistic

Via het tabblad Statistic verschijnen de statistieken van de order. De verdeling van bestelde artikelen op het gebied van kleur, collectie of artikelgroep wordt zo inzichtelijk.

Confirm

In het orderbevestigscherm zijn diverse onderdelen onzichtbaar of alleen leesbaar te zetten. Als onderdelen ontbreken, dan is het niet de bedoeling dat de agent hiermee werkt of dit aan kan passen.

De reserveringsdatum en fixdatum kunnen worden ingevuld.Als bij de klant in Softwear een bepaalde korting en betalingstermijn is ingesteld, is die hier zichtbaar en eventueel aanpasbaar.
Bij Remarks kunnen eventuele opmerkingen worden toegevoegd.

Om de order te kunnen bevestigen moeten eerst de Algemene Voorwaarden goedgekeurd worden. Door op "Our conditions" te klikken, worden die geopend. Door "accept conditions" aan te vinken, verschijnt het veld waarin de handtekening kan worden gezet (met vinger of muis te tekenen)

Door op Confirm te klikken wordt de order direct in Softwear gezet. Door op Save draft te klikken wordt de order bewaard en kan op een later moment afgemaakt en bevestigd worden.


In het orderbevestigscherm zijn de volgende gegevens inzichtelijk (en via een instelling eventueel aanpasbaar):

  • reserveringsdatum
  • fixdatum
  • kortingstermijn 1
  • kortingspercentage 1
  • kortingstermijn 2
  • kortingspercentage 2
  • betalingstermijn

Extra instellingen

Touch

Gebruik touchscreen: on/off

Scan to

Gebruik de scanner om een favorietenlijst te maken (Favorite) of om het artikel meteen te selecteren (Select)

API Key

Token van de webshop. Lukt inloggen niet meer? Ga naar http://www.softwear.nl/agent?account=token en vul op de plaats van het woord token, het token van de webshop.

Synced

Laatste keer dat er contact is geweest met de server(s) van Softwear.

Reload

Herladen van de pagina.

Logout

Uitloggen. Op deze manier kan er bij een andere klant ingelogd worden of als andere agent.

Close

Sluit het instellingenscherm