Inleiding

De Softwear-klantspaarmodule geeft de mogelijkheid om in combinatie met de klantenmodule, het koopgedrag van de klanten nauwkeuriger vast te leggen en klanten aan een zelf opgezette spaaractie mee te laten doen. De module bestaat uit:

• Klantenkaarten printen
• Instellingen spaarsysteem 
• De klantenkaart scannen aan de kassa om verkopen te registreren
• Waardecheques uitkeren aan klanten
• Managementrapportage om het koopgedrag van een klant te tonen

Klantenkaarten

In theorie is het mogelijk om de klantenkaartmodule te gebruiken zonder fysieke klantenkaart. Als de klant bij aankoop zijn/haar nummer vermeldt dan is dat voldoende. In de praktijk zal er meestal één of andere vorm van een fysieke (of digitale) klantenkaart gebruikt worden. Er kunnen klantenkaarten worden gemaakt door een drukker of zelf printen met Softwear.
Op de klantenkaart komt een streepjescode met het nummer van de klant. Dit is het nummer dat ingevuld kan worden in het veld Klantnr op het klantinvoerscherm.

Bestaande klanten

Als er al klanten in het Softwear-klantenbestand zitten die nog geen klantnummer hebben dan worden die 's nachts door het systeem automatisch aangemaakt. Het systeem zoekt het hoogste klantnummer en telt vervolgens door. Klantnummers zijn dan 10 cijfers lang als deze mogelijkheid gebruikt wordt.
Indien er reeds verkopen op de betreffende klant geregistreerd zijn dan 'tellen' die verkopen direct mee op de klantenkaart.

Nieuwe klanten

Softwear biedt meerdere mogelijkheden om uw klantgegevens in Softwear te krijgen. 

Voor een beginnende klant en zijn al adressen verzameld, kunnen wij die importeren. 

Voor een bestaande klant, dan zijn er de volgende mogelijkheden:

• a. Klantenkaarten uitdraaien om te printen.
• b. Klantenkaarten uitdraaien en invoeren aan de kassa. 
• c. Klantinvoermodule

Om nieuwe klanten een klantenkaart te geven, kunnen 'lege' klantenkaarten worden gegenereerd. In Softwear via menu Detail - Systeem - Genereer klantenkaarten kunnen automatisch 100 of 1000 nieuwe klanten in het klantenbestand worden gezet die automatisch een klantnummer toegewezen krijgen. De klanten krijgen tijdelijk als naam NIEUWE klantenkaart xxxxxxxxxx. Softwear zoekt het hoogste klantnummer op en telt vervolgens door. Klantnummers zijn 10 cijfers lang als deze mogelijkheid gebruikt wordt.

Klantenkaart printen

Kies binnen het menu voor Detail - Klant - Overzichten - Klantenkaart printen. Selecteer de klanten waarvoor een klantenkaart geprint moet worden. Kies het aantal kopieën en geef op hoeveel stickers overgeslagen kunnen worden (om een half stickervel op te maken). Kies de juiste printer. Dit kan alleen worden gedaan op een werkstation waarop het Barcode-3- of -9-lettertype is geïnstalleerd.
Gebruikelijk is om de barcode op een sticker te printen die vervolgens op een plastic klantenkaart wordt geplakt.
Indien een eigen lay-out wenselijk is kan contact worden opgenomen met de Softwear-helpdesk. Laat nooit klantenkaarten maken zonder ze getest te hebben. De streepjescode van de klant dient in de lay-out altijd te beginnen met een punt.

a. Klantenkaarten geprint naast de kassa

Klantenkaart fysiek geprint naast de kassa is nog de meest voorkomende manier. De klant krijgt een lege klantenkaart met barcode, waar de eerste verkoop direct op geregistreerd wordt. Na afloop kan de klant zijn gegevens verder invullen. 

b. Klantenkaarten direct invoeren aan de kassa

Doorgaans wordt deze optie het minste gekozen omdat het invoeren van een klantenkaart wel aardig wat tijd kan kosten. De optie is er wel. Aan de kassa onder klanten, zoek een NIEUWE KLANTKAART xxxxxxxx op. Klik op Info om de NAW-gegevens in te geven. Klantnummers moeten wel eerst in de backoffice applicatie gecreëerd zijn wat hierboven uitgelegd is.

C. Klantinvoermodule

De Softwear-klantinvoermodule biedt de mogelijkheid om de klanten zelf hun gegevens op bijv. een iPad of zuil in de winkel achter te laten. De gegevens worden direct verwerkt, zodat de klant aan de kassa meteen gevonden wordt om de eerste transactie (en punten) te registeren. Klantnummers hoeven met deze module dan ook niet eerst uitgedraaid te zijn.

Spaarsysteeminstellingen

Het puntensysteem is gebaseerd op omzet. Op deze manier kan zelf bepaald worden hoe met het puntensysteem omgegaan wordt.
De volgende punten bepalen hoe er met de punten omgegaan wordt. Dit wordt door een Servicedeskmedewerker ingevoerd.
 
1 punt = XXX euro
Hier wordt aangegeven hoeveel euro gelijk is aan 1 punt.
Als percentage
Dit is optioneel. Hiermee kan een klant punten sparen als percentage over het totaal bedrag. Bijv. wanneer een klant voor 100 euro komt en spaart 5% dan worden er 5 punten gespaard. 
1 waardebon = XXX punten
Hier wordt aangeven hoeveel punten gelijk is aan 1 waardebon.
1 waardebon = €
Hier wordt aangegeven hoeveel 1 waardebon waard is.
Drempel per kassabon
Indien deze optie aangevinkt is, dan worden alleen punten toegekend indien het bedrag boven de drempel komt van 1 punt.
Voorbeeld vinkje uit: stel de instelling is 1 punt = 10 euro. Indien een klant iets koopt voor 9 euro, dan krijgt deze klant nog geen punten. Wanneer dezelfde kant een andere keer terugkomt en dan iets koopt voor 1 euro dan krijgt deze klant per saldo toch 1 punt.
Voorbeeld vinkje aan: stel de instelling is 1 punt = 10 euro. Indien een klant iets koopt voor 9 EURO, dan krijgt deze klant geen punten. Wanneer dezelfde klant een andere keer terugkomt en dan iets koopt voor 1 euro dan krijgt deze klant weer geen punten. M.a.w. verkopen zijn niet cumulatief, maar worden per kassabon bepaald.
Geen punten op afgeprijsde artikelen
Indien deze optie is aangevinkt, worden er geen punten berekend over de afgeprijsde artikelen.

Wat niet wordt weergegeven is puntfactor. De puntfactor wil

Let op!!!! Wijzigingen in deze optie hebben met terugwerkende kracht invloed op de berekening van de punten. Indien deze optie gebruikt gaan worden, is contact met de servicedesk te adviseren.

Kassa-afhandeling

Als een klant een klantenkaart heeft dan kan deze worden gescand gedurende het verkoopproces. Hetzij vóór, tijdens of na het scannen van de artikelen, maar in ieder geval vóór het printen van de kassabon.

Nieuwe klant

Indien een nieuwe klant een klantenkaart meekrijgt dan dient dit een klantenkaart te zijn waarvan het nummer reeds binnen Softwear bekend is. Dit is doorgaans een klantenkaart waarvan het nummer via menu Detail - Systeem - Genereer klantenkaarten aangemaakt is. De klant vult een formulier in waarop zijn of haar klantgegevens worden ingevuld. Belangrijk is dat het uitgegeven klantenkaartnummer op de formulier vermeld wordt. De gegevens van de klant worden later backoffice ingevoerd.
Om tijd aan de kassa te besparen worden klantgegevens vaak niet aan de kassa ingevoerd.
Tijdens de aankoop van de klant kan de klantenkaart al worden gebruikt zodat de aankopen meteen worden geregistreerd.
De punten worden direct bijgewerkt in het gehele systeem. Op de kassa komt na communicatie met de backoffice het saldo bij de klant te staan, dit is de omzet van de klant / de uitgekeerde punten.

Inname waardecheque

Indien een klant artikelen wil afrekenen en (deels) betaalt met een waardecheque, dan kunnen alle artikelen, maar ook de waardecheque, worden gescand.
De waardecheque wordt dan als betaalwijze waardecheque in opgenomen onder het "Subtotaal"-scherm.
De klant hoeft nu alleen het verschil te betalen tussen totaal goederen / waardecheque in.

Waardecheques

Wanneer een klant een waardecheque krijgt uitgekeerd, moet dit binnen Softwear bekend worden gemaakt.
Voor het uitkeren, zie hiervoor de aparte handleiding.
Op deze waardecheque staat een streepjescode. Deze streepjescode is uniek en kan aan de kassa worden gescand.
Zodra de waardecheque is gescand, kan deze waardecheque niet voor een tweede keer gescand worden.

MIS

In menu Detail - Klant - Verkopen per klant verschijnt per periode wat een klant gekocht heeft. Eerst wordt naar de te rapporteren periode gevraagd, vervolgens kan geselecteerd worden welke klantenverkopen getoond gaan worden. Tenslotte volgt een selectiescherm waarin artikelen gekozen kunnen worden. Desgewenst kunnen de artikelen ook gegroepeerd worden en/of gekozen worden om alleen totalen per groepering af te drukken. Zo kan bijvoorbeeld eenvoudig getoond worden welke merken een klant koopt door alle artikelen te selecteren en te groeperen op leverancier (of omzetgroep merk) en vervolgens te kiezen voor menu Groeperen - Alleen totalen.


kernwoorden: kadobon, waardecheque, klantenkaart, klantkaart, punten, cadeaubon, sparen, spaarsysteem.