Menu Artikel (wholesale)
Groothandel gebruikershandboek
Menu-item Artikel
Introductie
Deze handleiding is bedoeld voor inkopers of diegene die zich met de inkoopadministratie binnen Softwear bezighoudt. Hij/zij leert hoe Softwear gebruikt kan worden bij het onderhouden van het artikelbestand, collecties, inkooporders, economische voorraad, en artikelboeken. Ook wordt geleerd hoe trend- en probleemsignalen in de verkoop hun doorwerking op de inkoop kunnen hebben.
Opzetten van de administratie
Algemeen
Degene die binnen Softwear belast is met de inkoop administratie krijgt de verantwoording voor de invulling van het artikelbestand. Hieronder vallen onder andere inkooporders en leveranciers.
Naast het invoeren van deze gegevens wordt op de inkoop administratie gekeken welke programma's, artikelen, kleuren of maten wél of juist niet aan de verkoopverwachtingen voldoen. Tijdens een verkoop- of voorverkoopperiode kunnen conclusies hieromtrent op de inkoopcijfers worden doorgevoerd zodat de inkoop zo nauwkeurig als mogelijk op de verkoop kan worden afgestemd.
De bron van alle gegevensstromen binnen Softwear wordt gevormd door de gegevens die op de inkoop administratie worden ingevoerd. Artikelen die niet worden ingevoerd kunnen niet binnen Softwear worden verkocht of ingekocht. Daarom is het verstandig de resultaten van een collectiebespreking zo snel mogelijk te verwerken in Softwear. In de collectiebespreking ontstaan immers de artikelen, hun kleurkaart, maatbalk e.d. Artikelen kunnen al direct in Softwear worden aangemaakt zelfs als niet alle gegevens omtrent een artikel vastliggen (prijs, leverancier, kleuren, inkoopaantallen). Hierdoor ontstaat zo vroeg mogelijk een beeld van de collectie in Softwear en is het mogelijk om m.b.v. de artikellijst en het artikelboek bij te houden welke gegevens nog dienen te worden ingevoerd.
Collecties
Binnen Softwear worden artikelen, inkooporders en verkooporders onderverdeeld in collecties.
Collecties zijn veelal jaarlijks terugkerende onderverdelingen zoals een Zomer- en een Wintercollectie, maar kan ook een tijdelijke verzameling artikelen zijn zoals Kerst.
Een collectie is het makkelijkst beschouwen als alle artikelen die binnen een bepaalde verkoopperiode aan klanten wordt aangeboden. Binnen de eigen organisatie werkt u weliswaar aan meerdere collecties tegelijk. Op het moment dat collectie Zomer 15 wordt uitgeleverd zal collectie Winter 14 al aan de klanten worden verkocht en zo mogelijk wordt collectie Zomer 16 al ontworpen.
Via menu Artikel - Collecties kunnen één of meerdere collectienamen opgeven worden waar ieder jaar mee gewerkt gaat worden. Het aanmaken van collecties heeft tot gevolg dat alle administratieve handelingen worden opgedeeld in deze collecties. Dit betekent onder andere:
- Indeling in het artikelbestand Collectielijsten, artikelboeken e.d. worden per collectie uitgeprint.
- Indeling in het orderbestand Voor iedere klant kunnen in iedere collectie 1 (één) of meerdere verkooporders worden gemaakt. Deze order(s) zal (zullen) gedurende de collectie worden ingevoerd, uitgeleverd e.d.
LET OP!!
Let op! Bij het aanmaken van een nieuwe collectie moeten alle gebruikers ook toegangsrechten krijgen voor deze collectie.
Objecten op het collectie-invoerscherm
- Collectie: in deze kolom staat de collectienaam
- Uitleverperiode: in deze kolom kan aan een collectie een uitleverperiode gekoppeld worden. Dit is niet noodzakelijk. Het is alleen nodig als het wenselijk is een globale uitleverperiode op een verkooporder weer te geven. Het weglaten van de uitleverperiode heeft verder geen consequenties.
- Volgorde: deze kolom bepaalt de volgorde van de presentatie van de collecties (van links naar rechts), indien er meerdere collecties op een rapport getoond worden.
- Kostenplaats: in deze kolom kan voor de koppeling met een financiële administratie een kostenplaats ingevoerd worden per collectie. Deze kolom hoeft niet te worden ingevoerd en zal meestal door de financieel manager worden beheerd.
Kleuren
Het aanmaken van het kleurenbestand is niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand wordt begonnen. Het is ook mogelijk om nieuwe kleuren aan het kleurenbestand toe te voegen als de kleurkaart van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een strikt kleurenbestand aan te maken om wildgroei te voorkomen.
Kleuren worden in Softwear middels een code van maximaal 4 tekens lang aangemaakt. Op de kleurkaart van een artikel kan worden gewerkt met een hoofdkleur en een bijkleur. Bij gebruik van beide wordt de kleurcode in Softwear consequent als hoofdkleur/bijkleur weergegeven. Dit laat toe dat vrijwel elke denkbare kleuromschrijving is op te bouwen uit een beperkte hoeveelheid kleuren in het kleurenbestand.
Het kleureninvoerscherm verschijnt via menu Artikel - Kleuren.
Objecten op het kleureninvoerscherm
- Code: voer hier een unieke codering in voor elke kleur. Coderingen kunnen later niet worden gewijzigd. Het invoeren van de kleurcode is verplicht.
- Omschrijving: voer hier de omschrijving in van de kleur. Als een bestaande omschrijving wordt veranderd dan zal op elk overzicht de omschrijving van de betreffende kleur veranderen. Het invoeren van de omschrijving is verplicht.
- Vertaling: in de meerderetalenmodule kunnen de vertalingen van de kleuren worden opgegeven.
Maatbalken
Het aanmaken van het maatbalkenbestand is niet strikt noodzakelijk vóór aan het artikelbestand wordt begonnen. Het is mogelijk nieuwe maatbalken aan het maatbalkenbestand toe te voegen als de maatbalk van een artikel wordt bepaald. De praktijk wijst echter uit dat men er verstandig aan doet van tevoren een strikt maatbalkenbestand aan te maken om wildgroei te voorkomen.
Het maatbalkeninvoerscherm verschijnt via menu Artikel - Maatbalken.
Objecten op het maatbalkeninvoerscherm
- Naam: voer hier een unieke naam in voor elke maatbalk. Hiermee wordt de maatbalk geïdentificeerd op invoerschermen en overzichten als niet de hele maatbalk in beeld wordt gebracht. Het invoeren van de naam van een maatbalk is verplicht.
- Maat1...Maat7: voer hier de omschrijvingen van de maten in een maatbalk in. Van links naar rechts opvullen. Er mogen dus géén maatkolommen overgeslagen (leeggelaten) worden. Hoeveelheid staat vrij.
Maatbalk- of kleuromschrijvingen kunnen wel veranderd worden. Dit heeft tot gevolg dat de omschrijvingen van maten of kleuren in het gehele systeem veranderen zonder dat de onderliggende gegevens als inkoop- of verkooporders gewijzigd worden. Als bijvoorbeeld de kleuromschrijving geel in maïsgeel wordt veranderd dan zullen alle verkooporderbevestigingen, bestellijsten en voorraadoverzichten die voorheen de omschrijving geel hanteerden nu maïsgeel laten zien.
Crediteuren
Het crediteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande crediteur of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande crediteur.
Zie voor een uitgebreide omschrijving het handboek over crediteuren.
Onderhoud artikelbestand
Algemeen
In het artikelbestand van Softwear worden de artikelen per collectie opgeslagen. Werk altijd met één collectie tegelijk zodat de artikelen van verschillende collecties niet door elkaar worden gehaald. De artikelcode wordt bij invoer aan een artikel gekoppeld. Daarna kan de code van een artikel niet meer worden gewijzigd. Mocht er per abuis een verkeerde code aan een artikel gekoppeld zijn dan kan dit alleen worden hersteld door het artikel te verwijderen en opnieuw in te voeren.
De keuze van een artikelcodering is vrij binnen de maximale lengte van 15 karakters. Andere eigenschappen van een artikel zoals de omschrijving, de kleurkaart, prijs, leverancier e.d. kunnen wel achteraf worden gewijzigd.
Het veranderen van gegevens in het artikelbestand kan soms beperkt worden tot artikelen die nog niet ontvangen zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan de leverancier.
Het veranderen van gegevens zoals inkoopprijs, V(aste) V(erreken) P(rijs), kleurkaart of maatbalk kan soms verstrekkende gevolgen hebben.
Denk maar eens aan het verwijderen van een kleur op de kleurkaart van een artikel. Reeds uitgeschreven inkoop- en verkooporders voor het betreffende artikel moeten worden aangepast aan de nieuwe situatie.
Softwear voert al deze veranderingen automatisch door. De kracht van deze automatische verwerking binnen Softwear moet uiteraard voorzichtig gehanteerd worden om het per abuis verwijderen van artikelen op honderden verkooporders te voorkomen. Hiertoe worden dergelijke bewerkingen altijd voorafgegaan door een inventarisatie van de gevolgen en een dialoog waarin gevraagd wordt of de gevolgen echt doorgevoerd mogen worden. We zullen later terugkomen op alle mutaties in het artikelbestand en de gevolgen die ze hebben in de rest van het systeem.
De artikelen in het artikelbestand kunnen, indien gewenst, in groepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het artikelbestand aan te geven. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hier gebruikt van gemaakt wordt. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de artikelgegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele artikelbestand moet worden doorlopen om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is).