Procedure meerdere filialen

Handboek

Inleiding:


Deze handleiding kan helpen bij het duidelijk maken wie voor welke onderdelen in het bedrijf verantwoordelijk is en wat de processen zijn die ermee samenhangen.
Uiteraard kan dit afwijken van de werkelijk manier van werken, maar dit kan als basis worden gebruikt.

Hoofdstuk 1 Logistiek


Verantwoordelijke;

  • xxx
  • xxx 


Procedurebeschrijving van de volgende punten;

  • Locaties van inkomende goederen, verwerkte goederen, magazijnen (filialen), oude voorraad vanuit winkels, retouren.
  • Labellen / verdelen goederen
  • Transport; planning, routing enz.


Goederenontvangst:


Bij binnenkomst van goederen worden deze in ontvangst genomen en op de locatie "inkomende goederen" in het magazijn opgeslagen.
Na controle van de pakbon met de goederen worden deze ingevoerd aan de hand van de inkoop-order in Softwear.
Na bevestiging in Softwear van de ontvangen goederen, worden de prijslabels geprint en aan de betreffende kleding gehangen en een verdeling gemaakt over de filialen.
Deze werkzaamheden worden op de "werk-locatie" uitgevoerd.
Aansluitend worden de begeleidende pakbonnen in tweevoud geprint.

Een exemplaar gaat met de goederen mee, welke gereed staan op locatie "uitgaande goederen" naar het betreffende filiaal.
Het andere exemplaar wordt in de administratie opgeborgen en dient ter controle of het begeleidende exemplaar retour gekomen is.
T.z.t. zal een vaste lever- en retourdag vastgesteld worden !!!!!
De begeleidende pakbon dient als bevestiging/controle voor het betreffende filiaal.
Men controleert aan de hand van de daadwerkelijke ontvangen goederen.
Afwijkingen worden zo compleet mogelijk op de pakbon aangegeven.
Tevens dient deze per mail doorgegeven te worden aan het centrale magazijn: mail: xxx
Dit om een correcte voorraad te kunnen garanderen.
Na akkoord wordt de naam van de controleur, datum en paraaf op de pakbon gezet en deze retour gestuurd naar het centrale magazijn.


Hoofdstuk 2 Inkoop



Verantwoordelijke;

  • xxx
  • xxx


Voorinkoop


Inkoop vindt plaats aan de hand van een vooraf gemaakt budget.
Inkooporders moeten voorzien zijn van;

  • Leverancier
  • Artikelnummer
  • Artikelomschrijving
  • Maten
  • Inkoopprijs / Verkoopprijs
  • Korting per order
  • Kleurcode en kleuromschrijving leverancier
  • ETA (leverdatum)/ FIX (uiterste leverdatum)
  • Specifieke afspraken; als valuta, consignatie, marketingbijdrage, retourafspraken etc.

Na ontvangst inkooporders komen deze in de betreffende inkoopordermap. (jaar + seizoen bijvoorbeeld winter 2015)
Vervolgens dienen de inkooporders met bovenstaande informatie zo spoedig als mogelijk ingevoerd te worden in Softwear.
Voor de invoer van inkooporders verwijzen we naar de handleiding van Softwear.

Hoofstuk 3 Bijkoop/bijbestellingen (partijhandel en nabestellingen)

 

Verantwoordelijke;

  • xxx 
  • xxx


Na overleg met verantwoordelijke worden er bijbestellingen geplaatst.
Houd rekening met: voorraad winkels/ magazijnen, budget etc.

Bijkooporders moeten voorzien zijn van;

  • Bestemming filiaal indien aanwezig en naw-gegevens klant
  • Leverancier
  • Artikelnummer
  • Artikelomschrijving
  • Inkoopprijs / Verkoopprijs
  • Korting per order
  • Kleurcode en kleur-omschrijving leverancier
  • ETA (leverdatum)/ FIX (uiterste leverdatum )
  • Specifieke afspraken; als valuta, consignatie, marketing bijdrage, retour afspraken etc.
    Na ontvangst bijkooporders komen deze in de betreffende bijkoopordermap. (jaar + seizoen bijvoorbeeld winter 2015)
    Vervolgens dienen de bijkooporders met bovenstaande informatie zo spoedig als mogelijk ingevoerd te worden in Softwear.
    Voor de invoer van bijkooporders verwijzen we naar de handleiding van Softwear.


Hoofdstuk 4 Financieel


Verantwoordelijke;

  • xxx
  • xxx


Procedurebeschrijving van de volgende punten

  • Inkoopfacturen
    Inkoopfacturen worden aan de hand van pakbonnen (voorzien van inkoopprijs, verkoopprijs, leverdatum, handtekening controleur, datum controle) gecontroleerd.
    Vervolgens worden de inkoopfacturen geaccordeerd door verantwoordelijke, verwerkt in boekhoudprogramma en betaald.
  • Creditnota retouren
    Controle vindt plaats aan de hand van retourenverslag (retourenmap)
  • Overige facturen
    Na akkoord verantwoordelijk worden deze verwerkt in boekhoudprogramma en betaald.
  • Verwerken kasboek/kasgeld
    Kasboek wordt verwerkt aan de hand van de dagelijkse kasjournaals vanuit winkels.