Menu Crediteuren (wholesale)

Owned by Jolanda Smit (Deactivated)
Last updated: Mar 17, 2014

Groothandel  gebruikershandboek

Menu-item Crediteuren



Introductie


Deze handleiding is bedoeld voor inkopers of diegene die zich met de inkoopadministratie binnen Softwear bezig houdt. Er wordt uitgelegd hoe Softwear kan worden gebruikt bij het onderhouden van het crediteurenbestand.

Crediteurenmenu – Onderhoud leveranciergegevens

Het crediteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande crediteur of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande crediteur. Het scherm verschijnt via menu Crediteur - Invoer.
Het invoeren van een crediteur gaat via de knop Nieuw, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een crediteur kan via de knop Zoeken.
Hierop verschijnt het crediteurselectiescherm waar een crediteur geselecteerd kan worden.

Met toetsenbord

Activeer het zoekscherm met Alt + Z. Selecteer een crediteur eenvoudig door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken.

Met muis

Klik (alles met de linkermuis knop) op de knop Zoeken. Selecteer het scherm met de crediteurenlijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste crediteur (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.


De naam en adresgegevens in het crediteurenbestand worden door Softwear gebruikt bij het maken van documenten zoals bestellijsten en inkooporders. Als deze gegevens in het crediteurenbestand worden gewijzigd dan worden ook de overeenkomstige gegevens op deze documenten gewijzigd.
Uiteraard is het invoeren van crediteurengegevens voornamelijk een eenmalige bezigheid. Wanneer voor het eerst gebruik wordt gemaakt van Softwear moeten alle crediteuren in het crediteurenbestand worden ingevoerd. Later gaat het alleen om het invoeren van nieuwe crediteuren en het invoeren van wijzigingen in de crediteurengegevens.

  • Naam: naam van de crediteur; elke naam mag slechts éénmaal voorkomen in het crediteurenbestand
  • Adres, Postcode, Plaats, Land, Telefoon, Fax: de NAW-gegevens van de crediteur
  • E-mail: het e-mailadres van de crediteur
  • Bank: het bankrekeningnummer van de crediteur
  • Giro: het gironummer van de crediteur
  • K.v.K. nummer: het Kamer van Koophandel-nummer van de crediteur
  • BTW nummer: het btw- nummer van de crediteur

     
  • Valuta: de valuta waarin de crediteur factureert. De valuta wordt op het artikelinvoerscherm omgerekend naar euro's
  • Opslag: het opslagpercentage dat wordt gebruikt om de berekening te maken van inkoopprijs naar VVP
  • Opmerkingen: met de opmerkingenknop verschijnt een scherm waarop extra gegevens voor deze crediteur ingevoerd kunnen worden. Een kruisje geeft aan dat er opmerkingen bestaan
  • Controleknoppen en -menu: deze hebben hun standaard uitwerking. Voor de verwijderknop geldt nog dat een crediteur alleen mag worden verwijderd als hij niet elders in het systeem nodig is
  • Notities: met deze knop kan het geheel van correspondentie en notities met de crediteur worden vastgelegd
  • Mailmerge: voor het overnemen van crediteurgegevens naar onder andere tekstverwerkingsprogramma's

  • Levering en betaling: hiermee verschijnt een scherm waarop de leveringsvoorwaarden en expediteur ingevoerd kunnen worden

    De objecten op het logistiek scherm zijn ingedeeld in twee groepen:

  1. Betalingsvoorwaarden:
    Op rekening met onderstaande mogelijkheden:
    • X dagen Y %: geeft aan dat bij betaling binnen X dagen Y % korting mag worden berekend
    • X dagen Z %: geeft aan dat bij betaling binnen X dagen Z % korting mag worden berekend
    • X dagen netto: geeft aan binnen X dagen betalen
    • Z % voororderkorting: geeft aan dat op orders Z % korting wordt berekend
    1. Onder wissel.
    2. Onder rembours
    3. Onder LC
    4. Onder CAD
    5. Onder C.O.D.
       
    De gekozen betalingsvoorwaarde heeft zijn uitwerking weer op de diverse rapporten, zoals de bestellijsten.
     
  2. Leveringsvoorwaarden:
    • Expediteur: de expediteur voor deze crediteur; de expediteur moet al eerder ingevoerd zijn. Als u geen geldige expediteurnaam intikt wordt de expediteur selectie dialoog gestart waaruit u een geldige expediteur kunt kiezen.
    • Exp. opm...: hier kunt u vrije opmerkingen invoeren.
    • OK: hiermee verlaat u het scherm en keert u terug naar het crediteur invoer scherm.

De gekozen leveringsvoorwaarde heeft zijn uitwerking weer op de diverse rapporten, zoals de bestellijsten.

  • De crediteuren in het crediteurenbestand kunnen, indien gewenst, in omzetgroepen worden ingedeeld. Bij het maken van overzichten binnen Softwear kunnen deze groepen worden gebruikt om snel bepaalde selecties in het crediteurenbestand aan te geven. Het is geheel aan de wensen van de organisatie hoe gebruik wordt gemaakt van deze groepen. Als men er gebruik van maakt dan verdient het aanbeveling om deze gegevens in te voeren op het moment dat de crediteurengegevens ingevoerd worden om te voorkomen dat het hele crediteurenbestand moet worden doorlopen om een groepering achteraf aan te brengen (waar buiten het dubbele werk verder niets op tegen is)
  • Contactpersonen: hiermee verschijnt een scherm om contactpersonen voor deze crediteur in te voeren
  • OK: hiermee sluit het scherm en worden de veranderingen bewaard
  • Annuleer: hiermee sluit het scherm zonder de veranderingen te bewaren


Als belangrijke informatie wordt overgeslagen zal het systeem waarschuwen. Veranderingen worden pas opgeslagen nadat bij de vraag Veranderingen bewaren? met Ja is beantwoord. Deze vraag verschijnt automatisch als het crediteurenscherm wordt verlaten of een andere crediteur wordt opgezocht.

Adreslijsten en etiketten printen kan via menu Crediteur - Overzichten.
Kies bij adreslijst en etiketten steeds in het selectiescherm van welke crediteur(en) de lijst is.

Mailmergefaciliteiten zijn er op 2 verschillende manieren: Ofwel om een (standaard)brief of fax te adresseren aan één adres, een debiteur of crediteur, of om een mailing te verzorgen naar een selectie van adressen uit het debiteuren- of crediteurenbestand.
De Mailmerge-knoppen op zowel het debiteur- als crediteurinvoerscherm starten het tekstverwerkingsprogramma MS-Word (indien op de computer geïnstalleerd) en laat een eerder gemaakt samenvoegdocument kiezen. Het adressenbestand bevat op dat moment alleen de gekozen debiteur of crediteur.
De mailmergeoptie via de menu's Debiteur - Overzichten en Crediteur - Overzichten geven een selectie uit resp. het debiteuren- en crediteurenbestand om daarmee een samenvoegdocument te koppelen in MS-Word.

Het mailmergeadressenbestand wordt door Softwear altijd in een directory voor tijdelijke opslag gezet (doorgaans C:\TMP of C:\WINDOWS\TEMP). Het mailmergebestand draagt altijd de naam mergelst.dbf en is een FoxPro-bestand.
Raadpleeg  MS-Word-documentatie voor het gebruik van samenvoegdocumenten.

BELANGRIJK
Zorg ervoor dat tijdens de installatie van MS-Word op uw computer de import faciliteiten voor Dbase/FoxPro bestanden worden geïnstalleerd. Indien dit bij een reeds eerder geïnstalleerde MS-Word versie is overgeslagen kunt u dit onderdeel alsnog installeren door het set-up programma van MS-Word opnieuw te starten. Raadpleeg hiervoor de documentatie van MS-Word.