Groothandel gebruikershandboek

Financiële administratie

Introductie

Deze handleiding is bedoeld voor diegene die de eindverantwoording heeft over de subadministraties van Softwear. Er wordt beschreven hoe Softwear gebruikt kan worden bij het maken en printen van (verzamel)facturen, (verzamel)creditnota's, het benaderen van subadministraties, het maken van financiële mutatieverslagen en het leggen van verbanden tussen Softwear en uw interne danwel externe boekhouding c.q. grootboekadministratie.
Verder wordt uitgelegd om subadministraties te gebruiken voor onder meer het maken van diverse overzichten, het definiëren van betalings- en leveringsvoorwaarden en het onderhouden van het btw-tarief

Definities en begrippen

Subadministraties

Softwear is een subadministratiesysteem voor de debiteuren, crediteuren en voorraad administratie. Dat wil zeggen dat de rest van de grootboekadministratie buiten Softwear wordt afgehandeld.

Dagboeken

Softwear communiceert met uw grootboekadministratie middels journaalposten die periodiek, bij voorkeur dagelijks, via dagboeken handmatig dan wel automatisch in uw grootboekadministratie worden overgenomen. Deze journaalposten worden door Softwear gegenereerd aan de hand van de mutaties binnen de subadministraties.
De subadministraties houden zich alleen bezig op het handelsvlak.
De debiteurenadministratie omvat de afnemers, de voorraadadministratie traceert de handelsgoederen en de crediteurenadministratie omvat de leveranciers. Eerstgenoemde twee administraties omvatten gewoonlijk alle klanten en alle voorraad. De crediteurenadministratie in Softwear behoeft niet alle crediteuren te bevatten.
Softwear zal de mutaties die in de subadministraties plaatsvinden, getotaliseerd aan de grootboekadministratie doorgeven. Het is daarom niet nodig afnemers, leveranciers en artikelcodes in de grootboekadministratie op te nemen. Softwear zal te allen tijde de saldi op de subadministraties in detail kunnen verantwoorden. Per klant, leverancier of artikel maar desgewenst ook per kleur en maat.

Waardering

Om het resultaat van de onderneming uit de subadministraties te tonen, worden aan de artikelen in Softwear zowel de verkoopprijs als de kostprijs gekoppeld.
De kostprijs bepalen staat vrij. Van eenvoudig als een gelijkstelling met de inkoopprijs tot een systeem met een Vaste Verreken Prijs waarin met eigen inzicht die kosten opgenomen wordt die gedekt moeten zijn in de inkoopprijs.

Opzetten administratie

Invoeren financiële stambestanden

Voordat met Softwear gestart kan worden, moeten er een aantal financiële gegevens binnen Softwear gekoppeld worden aan de gebruikte grootboekadministratie.

Grootboekkoppeling

De te maken koppeling is opgedeeld in vijf stappen, namelijk:

1. Aanmaken grootboekrekeningen
2. Aanmaken dagboeken
3. Aangeven met welke financiële administratie gewerkt wordt, opgeven export directory en andere instellingen
4. Landcodes instellen
5. Valutacodes instellen

De grootboekrekeningen en de dagboeken worden na de installatie van Softwear en na de eerste (test)koppeling automatisch gegenereerd. De omschrijvingen kunnen teruggevonden worden binnen de diverse dagboekuitdraaien.

Grootboekrekeningen

De koppeling van de grootboekrekeningen is te vinden via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Grootboekrekeningen.
De grootboekrekeningen worden na de installatie van Softwear en na de eerste (test)koppeling automatisch gegenereerd. De omschrijvingen kunnen teruggevonden worden binnen de diverse dagboekuitdraaien.
Het grootboekrekeningnummer dient ingevuld te zijn. Deze rekeningnummers worden gekoppeld aan de grootboekadministratie en dienen dus in beide
administraties aanwezig te zijn.

Dagboeken

De koppeling van de dagboeken is te vinden via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Dagboeken.

Indien geëxporteerd wordt naar verschillende administraties dan dient eerst via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Overig aangegeven worden dat de koppeling per land moet gaan.
De dagboeken worden na de installatie van Softwear en na de eerste (test)koppeling automatisch gegenereerd. De omschrijvingen kunnen teruggevonden worden op de diverse dagboekuitdraaien.
Het dagboeknummer invullen is wel nodig. Deze dagboeknummers worden gekoppeld aan de grootboekadministratie en dienen dus in beide administraties aanwezig te zijn.

Overig

De koppeling voor de overige onderdelen zijn te vinden via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Overig.
In dit scherm wordt weergegeven welke grootboekadministratie gebruikt worden en naar welke directory de bestanden uit Softwear moeten worden geëxporteerd.
Er kan aangegeven worden of de (debiteuren)boekingen met een kostenplaats geëxporteerd moeten worden. Als dat gewenst is, moet een debiteurenomzetgroep aangemaakt worden met de naam Kostenplaats en deze omzetgroep aan alle debiteuren toekennen.
Er kan aangegeven worden of de (artikel)boekingen met een kostenplaats geëxporteerd moeten worden. Als dat gewenst is, moet een artikelomzetgroep aangemaakt worden met de naam Kostenplaats en deze omzetgroep aan alle artikelen toekennen.

Het is verplicht aan te geven welke btw-code geëxporteerd moet worden. Maak een beperkte debiteurenomzetgroep aan genaamd btwcode, bepaal de waardes zoals die in het financiele pakket worden gehanteerd voor de btw-code inclusief btw tarief hoog en btw code met 0% btw en ken deze omzetgroep aan alle debiteuren toe.
Indien het vakje Exporteer Debiteurnummer aangevinkt is, zal het debiteurennummer dat is ingevuld op het debiteureninvoerscherm worden geëxporteerd. Indien dit vakje niet is aangevinkt zal het interne debiteurennummer worden geëxporteerd.
Indien het vakje Exporteer dagboek per land aangevinkt is, kan er een dagboek per land worden aangemaakt via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Dagboeken.
Zo kunnen de verkopen van de verschillende landen naar verschillende verkoopboeken boeken.

Indien het vakje Splits verkoopkosten aangevinkt is, wordt er voor elk land voor de verzendkosten, kredietbeperking en diverse kosten een aparte rekening aangemaakt.
Zo kunnen de bovengenoemde rekeningen van de verschillende landen naar verschillende grootboekrekeningen geboekt worden.
Indien het vakje Valuta → Euro is aangevinkt, worden alle boekingen in vreemde valuta omgerekend naar euro's en dan doorgeboekt naar de financiële administratie.
Nu de koppeling gecompleteerd is, kunnen alle financiële mutaties die door de diverse handelingen binnen Softwear zijn ontstaan, worden ingevoerd in de grootboekadministratie. Controleer van te voren wel eerst of de landcodes en de valuta-overeenkomen tussen Softwear en de financiële administratie.

Landcodes

De landcodes kunnen ingevoerd worden via menu Beheer - Instellingen - Landen.

De landcodes worden gekoppeld aan de grootboekadministratie en dienen dus in beide administraties aanwezig en identiek te zijn.

Valutacodes

De valutacodes kunnen ingevoerd worden via menu Financieel - Valutakoersen.

De valutacodes in de representatiekolom worden gebruikt voor de koppeling met de grootboekadministratie en dienen dus in beide administraties aanwezig te zijn.
Om een omzetgroep mee te laten exporteren, is het invoeren van een dergelijke groep bij de debiteur verplicht.
Als de omzetgroep btwcode niet gebruikt wordt dan dient de standaard btw-code opgegeven  te zijn binnen menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Overig.

Samengevat:

• menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Overig 
  Kies voor de gebruikte grootboekadministratie.
  Stel de exportdirectory in op de locatie waar de grootboekadministratie de importbestanden verwacht.
  Bepaal wat er mee geëxporteerd gaat worden.
• menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Dagboeken
  Ken aan het verkoop- en memoriaalboek (indien naar meerdere administraties wordt geëxporteerd ook aan alle andere dagboeken per land) de overeenkomende dagboeknummers weer zoals in de grootboekadministratie.
• menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Grootboekrekeningen
  De grootboekrekeningen die nodig zijn voor de koppeling met de grootboekadministratie staan in deze lijst. Vul de overeenkomstige grootboekrekeningnummers in.
• menu Beheer - Instellingen - Landen
  Vul in dit scherm de landcodes in zoals ze in de grootboekadministratie gebruikt worden.
• menu Financieel - Valutakoersen
  Vul hier de valutacodes in zoals ze in de grootboekadministratie gebruikt worden. Het representatieveld van de valuta wordt geëxporteerd.

Als er voor gekozen wordt een omzetgroep mee te laten exporteren dan is het invoeren van een dergelijke groep bij de debiteur verplicht. Als de omzetgroep btwcode niet gebruikt wordt dan dient de standaard btw-code opgegeven te worden in menu Financieel - Grootboekkoppeling - Instellingen - Overig.

Teruglezen van debiteurensaldi uit de grootboekadministratie:

• Exporteer in de grootboekadministratie de saldilijst naar een bestand in DBF-formaat onder de naam SALDI.DBF in de directory die is opgegeven als exportdirectory.
• Ga vervolgens in Softwear naar menu Financieel - Grootboekkoppeling - Debiteurensaldi.

Softwear-Services

Softwear-services zijn taken die automatisch op gezette tijden worden uitgevoerd. In het menu Beheer - Services kunnen de services aangevinkt worden die uitgevoerd gaan worden.

Verwerken administratie

De export van de financiële gegevens kan zowel handmatig als automatisch worden ingevoerd.

Handmatige verwerking

Alle veranderingen binnen de Softwear-subadministraties worden in dagboekvorm geprint voor de financiële administratie.
De dagboeken verschijnen via menu Financieel - Dagboeken.
Met de optie Alle dagboeken kan in één keer alle dagboeken, voor zover van toepassing, geprint worden.
Alle dagboekoverzichten beginnen met de vraag Van welke dag? zodat ook dagboeken uit het verleden kunnen blijven opgevraagd. Het is daarom niet noodzakelijk om dagboeken iedere dag uit te printen. 
Wanneer de dagboeken zijn geprint, kunnen handmatig de gegenereerde journaalposten die onder aan elk dagboek worden geprint, ingeboekt worden in de grootboekadministratie of de per debiteur gemaakte factuur ingeboekt in de grootboekadministratie.
Binnen Softwear kunnen de debiteuren niet worden afgeboekt.

Automatische verwerking

Wanneer de dagboeken zijn geprint, kunnen de gegenereerde journaalposten die onder aan elk dagboek worden geprint, ook automatisch ingelezen worden in de grootboekadministratie. Hiervoor moet wel de optionele module gegevens export naar (andere) programmatuur geactiveerd zijn.
De automatische export kan gevonden worden via menu Financieel - Grootboekkoppeling - Dagboeken.
De automatische export begint met de vraag Van welke dag? (zodat ook dagboeken uit het verleden kunnen worden opgevraagd), daarna Boeken in periode? en als laatste Boekstuknummer memoriaal?.

Debiteuren- en crediteurenstambestand

Het exporteren van het debiteuren- en crediteurenstambestand staat in menu

Financieel - Grootboekkoppeling - Debiteuren stambestand en

Financieel - Grootboekkoppeling - Crediteuren stambestand.

Wanneer de dagelijkse gegevens worden geeëxporteerd, worden tevens alle gewijzigde debiteuren- en crediteurengegevens meegenomen. Alleen wanneer voor het eerst opgestart wordt of tussentijds het debiteuren- en crediteurengegevens gewijzigd worden en deze meteen verwerkt moeten worden, is deze optie handig.

De volgende journaalposten worden door de diverse dagboeken aangemaakt:

Mutaties en hun boekingen

Overige instellingen

Valutakoersen