Handboek

De KERN binnen Softwear

Introductie

Deze Softwear-handleiding is een gids die iedereen wegwijs maakt in Softwear.

Het bestaat uit meerdere delen, die op de website verdeeld zijn. De delen zijn:

1. De kern (dit document)
2. Menu Artikel
3. Menu Levernacier
4. Menu Financieel
5. Menu Voorraad
6. Menu Klant
7. Menu MIS
8. Kassa
9. Systeeminstellingen
10. Processen
11. EDI-installatie
12. TEC-installatie

Voor de beginnende Windows-gebruiker

Het is niet de bedoeling om een cursus Windows voor beginners te geven. De volgende tips zijn voor de beginner echter onontbeerlijk om Softwear snel en productief te kunnen gebruiken.

Als in het algemeen de term druk op knop... gebruikt wordt dan betekent dit dat de muis over de gelijknamige knop op het scherm beweegt en er op de linker muisknop wordt gedrukt. Met het toetsenbord kan deze knop ook 'ingedrukt' worden door ofwel de onderstreepte toets die op de knop is afgebeeld samen met de Alt-toets in te drukken of net zolang op de Tab-toets te drukken totdat de knop 'oplicht' (er verschijnt een stippellijn om de knop) en vervolgens op de spatiebalk te drukken.

Enkele aanwijzingen voor het 'besturen' van de schermen die verder in deze handleidingen worden besproken:

• Met toetsenbord

  Om van invoerveld naar invoerveld te bewegen wordt de Tab-toets gebruikt. Hoewel veel mensen geneigd zijn hiervoor de Enter-toets te gebruiken kan dat in enkele situaties anders werken dan verwacht. Tab is daarom de aangewezen toets. De normale bewegingsvolgorde is met de wijzers van de klok mee, Shift + Tab beweegt tegen de wijzers van de klok in. Voor het invoeren van velden op een scherm is toetsenbordbesturing veelal praktischer dan muisbesturing.

• Met muis

  Zoals hierboven al vermeld is muisbesturing voor het invoeren van velden meestal niet de meest praktische methode. Op schermen met veel invoervelden waarvan er slechts één of enkele gewijzigd zullen worden, kan de muis echter toch uitkomst bieden. Beweeg de muis hiertoe in het veld en klik één keer op de linkerknop. Het is niet handig om de muis precies links van de eerste letter in een veld te 'mikken'. Ten eerste is het lastig en ten tweede is er een makkelijkere manier. Een veld selecteren kan door 'in het wilde weg' in het veld te klikken. Druk daarna op de Home-toets op het toetsenbord om de cursor aan de linkerkant van het veld te zetten. 

Voor de cursorbesturing in een veld op een scherm staan de ← en → toetsen ter beschikking alsmede de al eerder genoemde Home (naar uiterst links) en End (uiterst rechts). Voor het verwijderen van tekens worden de Backspace-toets (verwijder links van de cursor) en Delete-toets (verwijder rechts van de cursor) gebruikt. Gebruik de Shift-toets in combinatie met de 4 genoemde toetsen om een blokje tekens te selecteren. Zij worden hierdoor anders gekleurd weergegeven. Een geselecteerd blok tekens kan worden overschreven door gewoon nieuwe tekens in te typen. Voor het verwijderen van het woord Nederland uit een veld hoeft dus niet 9x op Backspace te worden gedrukt. Shift + Home is genoeg om het woord te selecteren (verondersteld dat de cursor aan de rechterkant van het woord staat). De eerste de beste letter die daarna getypt wordt, overschrijft het woord.

Algemene Softwear-tips

De volgende tips zijn wellicht het eenvoudigst te begrijpen als deze meteen uitgeprobeerd worden. Het is beslist niet de bedoeling dat ze uit het hoofd worden geleerd voordat met Softwear wordt gestart. Neem deze pagina's ter hand als met de eerste schermen wordt geëxperimenteerd.

• Zoeken

  Artikelen snel door alle seizoenen heen opzoeken kan eenvoudig door in het hoofdscherm van Softwear de toetscombinatie Shift + 3 te gebruiken, oftewel het #. Een scherm met barcode verschijnt. Hier kan de artikelcode of de omschrijving worden ingevuld. Als er een scanner is kan het artikel ook direct gescand worden.
   

• Selectiescherm

  Een selectiescherm is een scherm waarin één item gekozen kan worden; dit in tegenstelling tot een meerkeuzescherm waarin meerdere items tegelijk gekozen kunnen worden. Een enkel selectiescherm verschijnt altijd samen met een lijst. In het tekstveld kunnen de beginletters van het te zoeken item getypt worden. Softwear gaat dan naar het eerste item in de lijst dat met die letters begint. Ook kan in de lijst zelf het gewenste item  worden opgezocht. Met Ctrl + F6 kan van scherm naar scherm worden genavigeerd. Met de knop Volgorde kan de volgorde van de selectielijst veranderd worden.
  In sommige situaties is er maar één volgorde mogelijk. 
  Het kiezen van een volgorde heeft verder geen enkele verandering tot gevolg en kan dus altijd veilig gedaan worden. Let op dat als er een bepaalde selectieomschrijving wordt gezocht, de volgorde ook op die selectie moet staan.
   

• Meerkeuzescherm

  Een meerkeuzescherm is een lijst waaruit een bepaalde keuze kan worden gemaakt door middel van het aankruisen van één of meer items. Bij een meerkeuzescherm hoort altijd een extra menu in de menubalk, genaamd Selectie, waarmee bepaalde selectiemogelijkheden verschijnen. Minimaal zijn de volgende selectiemogelijkheden aanwezig:
  Aan/Uit: voegt een item aan de selectie toe of verwijdert een item uit de selectie
  Allen: kiest alle items in de lijst
  Geen: verwijdert alle items uit de selectie
  Inverse: keert de selectie om. Alle items uit de huidige selectie worden verwijderd en alle niet-geselecteerde items worden aan de selectie toegevoegd.
  
  In veel gevallen worden de selectiemogelijkheden Toevoegen en Beperken gegeven. Welke mogelijkheden er in beide submenu's te vinden zijn hangt af van het specifieke meerkeuzescherm.
  
  Toevoegen: voegt items toe die voldoen aan de nader te specificeren criteria. De huidig geselecteerde items blijven geselecteerd. Bij het maken van een selectie is deze operatie het gemakkelijkst te interpreteren als een of-operatie: De selectie die gemaakt is moet voldoen aan alle criteria die zijn opgegeven of aan de nader te specificeren criteria.
  Beperken: beperkt de reeds gemaakte selectie tot items die voldoen aan de nader te specificeren criteria. De huidig geselecteerde items die niet aan de nieuwe criteria voldoen worden uit de selectie genomen. Bij het maken van een selectie is deze operatie het gemakkelijkst te interpreteren als een en-operatie: De selectie die gemaakt is moet voldoen aan alle criteria die zijn opgegeven en aan de nader te specificeren criteria.
  
  De selectie kan opgeslagen worden als deze selectie vaak uitgevoerd moet worden. Kies dan uit het selectiemenu de optie Selectie opslaan.
   

• Schermen sluiten

  Op vrijwel ieder invoerscherm waar in Softwear mee gewerkt wordt, staat een OK- en een Annuleer-knop. Om de wijzigingen in een scherm permanent te maken dient het scherm gesloten te worden door één van deze knoppen in te drukken.
  Na het indrukken van de OK-knop verschijnt, indien ingesteld, de vraag Veranderingen bewaren? Beantwoord deze vraag met Ja om wijzigingen op te slaan of Nee om wijzigingen te negeren. 
  Het gedrag van de Annuleer-knop op invoerschermen kan variëren. De standaard (en aangeraden) instelling gedraagt zich net als de OK-knop. De vraag Veranderingen bewaren? verschijnt om wijzigingen permanent te maken. 
  Er is ook de keus deze vraag over te slaan. De veranderingen worden dan niet opgeslagen. Voordeel: sneller werken. Nadeel: wijzigingen worden niet doorgevoerd. Het wijzigen van de standaardinstelling staat in de handleiding Menu Systeem.
  

  met toetsenbord

  De toetsenbordequivalenten van het hierboven genoemde knoppen OK en Annuleer zijn:
  Alt + O of Ctrl + F4 of Enter (als OK is omlijnd) voor OK en Esc voor Annuleer.
  Ook voor de Esc-knop geldt het standaard (en aangeraden) gedrag zoals hierboven beschreven.
  
  Een tweede type scherm dat veelvuldig in Softwear verschijnt is een invoerlijst zonder de hierboven genoemde knoppen. Een dergelijk scherm wordt als volgt gesloten:
  Ctrl + W heeft dezelfde uitwerking als de OK-knop op een scherm. Hierna verschijnt altijd de vraag Veranderingen bewaren?
  Esc heeft dezelfde uitwerking als de Annuleer-knop op een scherm. Er is ook de keus deze vraag over te slaan. De veranderingen worden dan niet opgeslagen. Voordeel: sneller werken. Nadeel: wijzigingen worden niet doorgevoerd. Het wijzigen van de standaardinstelling staat in de handleiding Menu Systeem.
  
  Wegens het gebrek aan knoppen op een lijstscherm is er voor muisgebruikers geen keuze tussen een knop met OK-gedrag en een knop met Annuleer-gedrag. De enige manier om het scherm te verlaten is door te dubbelklikken op het minteken linksboven aan het scherm of éénmaal op dit minteken klikken en daarna de optie Close in het menu te kiezen. Als dit scherm met de muis wordt gesloten verschijnt altijd de vraag Veranderingen bewaren?
   

•  Schermen schuiven en rekken

  Een beperkt aantal lijst invoerschermen in Softwear kunnen op een andere locatie van het scherm worden gezet. Ook de grootte van deze schermen kan veranderd worden.
  

  met toetsenbord

  Om een scherm te verschuiven kan toetscombinatie Ctrl + F7 worden gebruikt en vervolgens de toetsen ←, →, ↑ en ↓ om het scherm naar een andere locatie te slepen. Druk op Enter als het scherm op de juiste locatie staat.
  Om een schermformaat te wijzigen kan toetscombinatie Ctrl + F8 worden gebruikt en vervolgens éénmaal ←, →, ↑ of ↓ om de richting te bepalen waarin het scherm groter of kleiner moet worden gemaakt. Gebruik de toetsen ←, →, ↑ en ↓ daarna om het scherm op het gewenste formaat te krijgen. Druk op Enter als het scherm het juiste formaat in de gekozen richting heeft bereikt. Herhaal dit eventueel voor andere richtingen.
  Aan het wijzigen van het schermformaat is ook het begrip maximumvenster gekoppeld. Met toetscombinatie Ctrl + F10 kan het scherm net zo groot worden gemaakt als het beeld toelaat. Dit is te herkennen doordat er een blokje met een dubbele vierkant in de rechter bovenhoek van het scherm verschijnt. Terugkeren naar het oorspronkelijke schermformaat kan met toetscombinatie Ctrl + F5.
  

  met muis

  Om een scherm te verschuiven kan de titelbalk van het scherm worden geselecteerd. Houd de muisknop ingedrukt. Zolang de muisknop is ingedrukt, kan het scherm overal op het beeld naartoe worden gesleept. Laat de muisknop los als het scherm op de juiste plaats staat.
  Om een schermformaat te wijzigen wordt de rand van het scherm geselecteerd en wordt de muisknop ingedrukt. Zolang de muisknop ingedrukt blijft kan het scherm elk gewenst formaat gegeven worden door de muis te bewegen. Laat de muisknop los als het scherm de gewenste afmeting heeft gekregen.
  Om tussen oorspronkelijk en maximum venster te schakelen kan de knop rechtsboven in het scherm gebruikt worden. 
  
  Let op! Het hierboven genoemde maximumvenster kan voor verwarring zorgen in situaties waar meerdere schermen over elkaar (horen te) liggen. Doordat het maximumvenster alle andere vensters afdekt kunnen de andere schermen niet bestuurd en getoond worden. Keer in zo'n situatie terug naar het oorspronkelijke schermformaat.
   

• Gegevens toevoegen of verwijderen

  Het toevoegen of verwijderen van gegevens gaat op alle schermen op dezelfde manier. Op de invoerschermen zijn knoppen Nieuw en Verwijder om gegevens toe te voegen respectievelijk te verwijderen. Op een lijstinvoerscherm zijn dergelijke knoppen niet aanwezig. Als een lijstinvoerscherm op het beeld staat is er echter altijd een extra menu optie aanwezig: Controle. In dit menu staan de opties Nieuw en Verwijder. Ook op invoerschermen is dit menu geactiveerd. De in het menu getoonde toetscombinaties Alt + Insert voor toevoegen en Alt + Delete voor verwijderen zijn daarom op elk invoerscherm, lijst of niet, bruikbaar.
   

• Page preview

  Als het scherm bevestigend wordt gesloten, vraagt Softwear om het uitvoerapparaat. Kies hier voor het Scherm. Nu verschijnt een page-preview-scherm waarin de selectie bekeken kan worden. Met de knoppen Zoom In en Zoom Out kan de pagina in meer en minder detail getoond worden (dit kan ook door met de muis op het overzicht te klikken). Met Next en Previous verschijnt de volgende en/of vorige pagina en met Page kan naar een bepaald paginanummer worden gegaan. Verlaat het scherm met OK.

Doelen

Softwear streeft de volgende doelen na voor de retail:
Een eenvoudig te onderhouden subadministratie van artikelen, inkomende en uitgaande goederen en voorraad.
Een overzichtelijke verslaggeving van goederenstromen en de daaraan gekoppelde geldstromen.
Hoe uitgebreid de subadministratie en de verslaggeving gevoerd wordt, is afhankelijk van het type Softwear-pakket dat gebruikt wordt. Onderdelen van de handleidingen zijn bestemd voor uitgebreidere Softwear-pakketten en worden ter plekke als zodanig kenbaar gemaakt. Als deze onderdelen niet op de eigen situatie van toepassing zijn dan kunnen deze eenvoudigweg overgeslagen worden.

Inloggen

Inloggen op Softwear staat uitgelegd in de handleiding Basishandelingen.

Menustructuur (klopt dit nog?)

De standaard menustructuur van Softwear zit als volgt in elkaar:

In de diverse handleidingen worden deze menuopties behandeld.

Menubalk

Na het inloggen in Softwear verschijnt boven in het scherm de menubalk; deze bevat drie vaste menu's: ?, Softwear en Detail. Het Detail-menu van Softwear is opgedeeld in functies zoals ze zich binnen een mode detailhandel laten onderscheiden.
Bij het selecteren van een menu, of een item uit een menu, staat altijd onder aan het scherm in de statusbalk een korte beschrijving van wat het huidige menu of menu-item doet.

Helpmenu

Het eerste menu van de menubalk is het Help-menu '?'; de toegang tot de Softwear hulpschermen.
Met de opdracht Help (of F1) verschijnt specifieke hulp bij de zojuist gekozen opdracht (= contextgevoelige hulp).
Met de opdracht Zoeken… kan gezocht worden naar het hulpscherm van een specifieke Softwear-functie.
Met de opdracht Info… wordt algemene informatie over Softwear zelf weergeven, zoals de versie.
Voor het specifieke gebruik van het Windows- helpsysteem verwijzen we naar de Windows-gebruikersdocumentatie.

• Softwear-menu

  In het Softwear-menu staan programmaonderdelen die de werking en besturing van Softwear regelen.
  

  Historie

  Met het menu-item Historie kan de situatie binnen Softwear tot op een bepaalde dag op een bepaald moment worden teruggespoeld.
  Als historisch is teruggegaan, kunnen geen mutaties worden aangebracht. Wel kan alle rapportage per/op die datum opnieuw worden geprint.
  

• Instellingen
  
  
  
  

  Met het menu-item Instellingen kunnen de persoonlijke voorkeuren ingegeven worden. Bijvoorbeeld het lettertype voor invoer en selectieschermen wijzigen.
  De opties Veranderingen bevestigen en Alsnog printen zijn standaard geselecteerd. Dit is tevens de aangeraden instelling. Alleen zeer ervaren Softwear-gebruikers en Softwear-gebruikers met de kassamodule zijn erbij gebaat deze instellingen te veranderen.
   

• Toegangscode

  Met het menu-item Toegangscode kan de persoonlijke toegangscode in Softwear veranderd worden. Het scherm vraagt eerst om de huidige toegangscode. Daarna moet tweemaal een nieuwe toegangscode getypt worden. Hierna wordt de toegangscode veranderd.
  

• Naar kladblok, van kladblok

  Met deze functie kunnen gegevens gekopieerd worden naar het klembord (Ctrl + C). Dit komt vooral van pas bij het invoeren van maat-/kleurgegevens op inkooporders e.d. Met de functie van kladblok (Ctrl + V) worden de gegevens van het klembord weer op het scherm gezet.
   

• Exit

  Hiermee sluit Softwear af.
  Verlaat altijd op deze manier het programma.
  Verlaat nooit het programma d.m.v. het uitzetten van de computer. Dit kan gegevensverlies tot gevolg hebben.