Groothandel gebruikershandboek

Menu-item Logistiek

Introductie

Deze handleiding is bedoeld voor diegene die de leiding heeft over de logistiek binnen Softwear. Deze persoon leert hoe Softwear kan worden gebruikt voor het verdelen van goederen, het maken van inpak-, reservering- en leveringsopdrachten, voorraadplanning, retourenafhandeling, transitorders en voorraad beheer.

Taakomschrijving

De logistiek manager controleert de goederenstroom van en naar het magazijn of de magazijnen. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de administratie en de administratieve voorraad en draagt er dus zorg voor dat deze aansluit op de daadwerkelijke magazijnvoorraad. De logistiek manager maakt de voorraadplanning voor het magazijn. Dat wil zeggen dat er wordt gekeken op welke termijn er goederen worden verwacht, wanneer en hoe frequent er goederen worden geleverd en wat er aan retourgoederen is te verwachten. Hiermee zorgt hij/zij ervoor dat bij piekdrukte de goederen snel kunnen worden verwerkt. Hiertoe wordt in minder drukke tijden zoveel mogelijk werk voorbereid.

De logistiek manager krijgt te maken met de volgende informatiestroom:

Open

In situaties waar Softwear in een netwerkomgeving gebruikt wordt waarbij men in het magazijn toegang heeft tot het systeem kunnen veel werkzaamheden ook daadwerkelijk op de werkplek afgehandeld worden. In situaties waarbij men in het magazijn geen toegang tot het systeem heeft, verzorgt de logistiek manager de afhandeling van de administratie voor het magazijn.

Logistiekmenu: Begrippen

Alvorens over te gaan tot het behandelen van de diverse schermen in het logistiekmenu behandelen we eerst in het algemeen enkele begrippen en termen:

• Afsluiten van inkooporders

• Binnenmelden inkooporders

• Distribueren van goederen

• Printen van loopbonnen/pakbonnen

• Invoer/printen van facturen

• Printen van voorraadoverzichten

()

Eerst wordt de samenhang tussen de verschillende gegevens binnen Softwear uitgelegd. De werking van de verschillende schermen wordt later uitgelegd in de volgende hoofdstukken.

Begrippen

Voor de afhandeling van de gegevensstroom worden verschillende documenten gebruikt die allemaal door Softwear worden gemaakt. Omdat in de praktijk nogal eens onduidelijkheid bestaat over begrippen als pakbonnen, inkooporders en leveringslijsten gaan we nu eerst de begrippen die in Softwear worden gehanteerd beschouwen:

• Inkooporder

  Voor het binnenmelden van ontvangen goederen wordt gebruik gemaakt van een inkooporder. Een inkooporder is al dan niet in de vorm van een bestellijst door Softwear geprint. Bij het daadwerkelijk ontvangen van de goederen zal veelal een paklijst van de leverancier gehanteerd worden. Een dergelijke paklijst hoeft niet noodzakelijk met de inkooporder in Softwear overeen te komen. Denk hierbij aan tekorten e.d.

• Loopbon en pakbon

  Voor het inpakken van goederen worden zogenaamde loopbonnen en pakbonnen gebruikt. Een loopbon is een inpakopdracht waarop één of meerdere artikelen staan die ingepakt moeten worden voor verzending of reservering. Bij een reservering worden de goederen niet direct geleverd maar worden voor kortere of langere tijd voor een klant gereserveerd.

  Een loopbon is niet meer dan een onderdeel van de pakbon die wordt gemaakt voor de gehele zending voor een klant. Als goederen gespreid binnenkomen maar wel tegelijk geleverd moeten worden dan kunnen meerdere loopbonnen gemaakt worden om steeds een specifieke inpakopdracht te geven. Als de zending voor een klant gereed is voor levering dan geeft de pakbon weer wat er inmiddels voor die klant is ingepakt. Aan de hand van de pakbon wordt later automatisch de factuur gemaakt.

• Leveringslijst

  Voor de uiteindelijke levering van goederen wordt een leveringslijst gemaakt waarop alle te leveren pakbonnen worden opgesomd.
  Deze leveringslijst kan al dan niet aan de expediteur meegegeven worden.
  

• Deellevering en nalevering

Binnen Softwear wordt er verschil gemaakt tussen de begrippen deellevering en nalevering:

• Voorraad

  Het begrip voorraad kan verwarring veroorzaken. Het is daarom noodzakelijk duidelijk te formuleren wat we bedoelen met een bepaald voorraadbegrip. In Softwear worden de volgende voorraadbegrippen gehanteerd:

  • de voorraad

    Dit slaat op de totale hoeveelheid goederen binnen de grenzen van het bedrijf. Zodra goederen zijn binnengemeld maken ze onderdeel uit van de voorraad. Zodra goederen het bedrijf verlaten, verlaten ze ook de voorraad. In welke hoedanigheid goederen zich binnen de logistieke informatiestroom bevinden (pakbon, loopbon) is dus niet relevant voor de voorraad.

     

  • plankvoorraad

    plankvoorraad = de voorraad -/- alle pakbonnen
    Dit is dus de voorraad die niet op het punt staat het bedrijf te verlaten.
     

  Voor zowel de voorraad als plankvoorraad geldt dat het tastbare voorraad aanduid. De goederen die hiermee worden bedoeld worden, moeten opgezocht kunnen worden binnen het bedrijf

  • termijnvoorraad

    Het begrip termijnvoorraad wordt alleen gehanteerd tijdens de voorverkoop. We hebben het over de voorraad die zou ontstaan als:

• Verdelen van goederen

  We beginnen de beschrijving van de informatiestroom niet aan het begin, binnenmelden nieuwe goederen, maar bij verdelen goederen. Ontvangst goederen is onderdeel van de voorraadplanning, iets dat in deze fase van het verhaal nog te onduidelijk is.
  Verdelen van goederen staat aan het begin van de uitgaande goederenstroom en is daarmee één van de meest cruciale handelingen voor de doorstroom van de goederen in het magazijn.
  
  

• Distribueren

  Distribueren betekent letterlijk: verdelen. De goederen worden in een magazijn verdeeld over verkooporders. Het hele proces beslaat het afhandelen van voorverkooporders. Directe leveringen, verkopen op het moment dat er voorraad aanwezig is, worden later behandeld.

  De distributie vindt plaats op het moment dat het magazijn opdracht krijgt het betreffende artikel te gaan inpakken. Dit zal doorgaans vlak na de ontvangst van het artikel zijn om zo snel mogelijk de ontvangen artikelen bij de klant te krijgen. Als goederen eerst opgeslagen moeten blijven in het magazijn dan kan natuurlijk gewacht worden met distribueren totdat de goederen uitgeleverd moeten worden. Als er al bekend is dat er te weinig goederen zijn om alle verkooporders te leveren dan kan de logistiek manager voorverdelen. Hierbij gebeurt hetzelfde als bij distribueren maar de opdracht tot inpakken (loopbonnen maken) wordt niet gegeven.

  Er wordt één artikel uit één magazijn tegelijk verwerkt. Als resultaat zal het gedistribueerde artikel op loopbonnen voor het gekozen magazijn verschijnen. Softwear weet welke verkooporders zijn gemaakt voor een bepaald artikel. Als niet het totaal aantal bestelde artikelen op een inkooporder in één keer binnenkomt maar er een nalevering komt dan moet nog wel geselecteerd worden welke verkooporders wel en welke nog niet geleverd worden. De levering kan ook opgeschort worden totdat de nalevering ontvangen is.

  De eigenlijke term distribueren slaat op het veranderen van de gekozen orders zodat deze geleverd kunnen worden met de voorhanden zijnde plankvoorraad. Er kan namelijk maar zoveel goederen gedistribueerd worden als er plankvoorraad is. Op deze manier kan nooit een inpakopdracht (loopbon) gemaakt worden voor goederen die er niet zijn.

  Distribueren gebeurt met een bepaalde uitleverdatum in het vooruitzicht. Gewoonlijk zal dit de eerstvolgende dag zijn dat er wordt uitgeleverd. Het is echter ook mogelijk een uitleverdatum te kiezen die verder in de toekomst ligt. Op deze manier kunnen goederen in het magazijn worden gereserveerd tot de bewuste uitleverdatum.

  Voor iedere klant die goederen krijgt toegewezen tijdens het distribueren zal een pakbon worden gemaakt met als leverdatum de gekozen uitleverdatum. Door meerdere keren te distribueren voor dezelfde uitleverdatum zullen de gedistribueerde artikelen op dezelfde pakbon worden verzameld. Er kunnen dus ook meerdere pakbonnen tegelijk voor één klant gemaakt worden door goederen voor die klant te distribueren voor verschillende uitleverdata. Dit is te gebruiken als klanten er prijs op stellen hun goederen in delen aangeleverd te krijgen. Er hoeft dan niet gewacht te worden met het maken van de inpakopdrachten voor die goederen zodat in het magazijn te allen tijde de zending voor een klant compleet gehouden kan worden. Tijdens het distribueren zal Softwear bijhouden of er voor klanten meerdere pakbonnen bestaan. Op deze manier kunnen niet per ongeluk meerdere pakbonnen komen dan de bedoeling is.
  
  

• Printen loopbon

  Voor iedere pakbon wordt automatisch een loopbon aangemaakt die in of voor het betreffende magazijn kan worden uitgeprint (indien in beheer de optie loopbonnen gebruiken is aangevinkt). Zolang een loopbon niet is uitgeprint zullen de nieuw gedistribueerde artikelen aan de loopbon worden toegevoegd. Na het printen van een loopbon wordt automatisch een nieuwe loopbon aangemaakt met een oplopend volgnummer. Op deze manier wordt de pakbon voor een klant in meerdere, opeenvolgend genummerde loopbonnen, opgedeeld. De loopbonnen dragen allen hetzelfde basisnummer als de pakbon dus b.v. 100/1, 100/2, 100/3, enz...
  
  

• Terugmelden loopbon

  Als in het magazijn de goederen op een loopbon zijn ingepakt dan dient de loopbon te worden teruggemeld. Hierbij kunnen eventuele afwijkingen worden gecorrigeerd zodat de bijbehorende pakbon blijft weergeven wat er aan de klant op de betreffende uitleverdatum geleverd gaat worden.

  Als het magazijn toegang heeft tot Softwear dan kan een magazijnmedewerker zelf tijdens het terugmelden van de loopbonnen opgeven welke doosnummers zijn gebruikt voor het inpakken van de goederen en/of hoeveel stuks hangend goed er zijn ingepakt. Als het magazijn geen toegang heeft tot Softwear dan dient de magazijnmedewerker deze informatie op de loopbon te schrijven zodat de logistiek manager de loopbonnen kan terugmelden.
  Deze informatie wordt verzameld op de pakbon en kan ter controle gebruikt worden op het moment dat de goederen het magazijn gaan verlaten. Het aantal dozen en hangend goed wordt uiteindelijk op de leveringslijst verzameld.

  Veelal zal de inhoud van de loopbon niet veranderd hoeven worden. Het is dan alleen nodig om de doosnummers in te voeren. In een apart scherm kunnen de doosnummers voor alle ongewijzigde loopbonnen snel ingevoerd worden.
  
  

• Printen pakbon

  Als de laatste loopbon behorende bij een pakbon is teruggemeld, kan de pakbon geprint worden. Alle geprinte pakbonnen verschijnen automatisch op de eerstvolgende leveringslijst. Als nog niet alle bij een pakbon behorende loopbonnen zijn teruggemeld op het moment dat de pakbon wordt geprint dan worden al deze loopbonnen ongewijzigd als teruggemeld beschouwd.

  Als het magazijn geen toegang heeft tot Softwear dan is dit veelal de snelste manier om de goederen uit te leveren. Men mist echter wel een stuk flexibiliteit in het corrigeren van pakbonnen in geval de te leveren goederen niet kunnen worden ingepakt. Denk hierbij aan inventarisatiefouten zoals kleur- maat- of artikelverwisseling of telfouten. In een dergelijk geval moet een gecorrigeerde pakbon terug naar de logistiek manager zodat hij/zij de mutaties in Softwear kan invoeren opdat er correct wordt gefactureerd en de voorraad in Softwear correct wordt bijgehouden. Als de afstand tussen logistiek manager en magazijn te groot is om tijdig een nieuwe pakbon te maken dan is het het eenvoudigst een kopie te maken van de pakbon voor de logistiek manager. Er kan in dit geval niet beter dan een met de hand gecorrigeerde pakbon bij de goederen gevoegd worden.
  
  

• Muteren pakbon

  Het is mogelijk om op ieder gewenst moment pakbonnen handmatig te corrigeren of (delen ervan) weg te gooien. Op deze manier kunnen orders op het laatste moment worden tegengehouden. Van mutaties op pakbonnen kan automatisch een nieuwe pakbon worden gemaakt.
  
  

• Orderoverzicht

  Om het overzicht te bewaren waar goederen zich in de informatiestroom bevinden kan de logistiek manager een zogenaamd logistiek orderstatusrapport opvragen. Hierin wordt weergegeven welke loopbonnen er wel en niet geprint zijn, hoeveel pakbonnen er nog op de leveringslijst staan om teruggemeld te worden etc.
  
  

• Voorverdeling

  Als er grote afwijkingen zijn tussen de hoeveelheid verkochte goederen en de hoeveelheid goederen die worden geproduceerd (inkoop- of productieproblemen) dan kan het nodig zijn dat er grote hoeveelheden verkooporders dienen te worden aangepast. Dit zou normaliter pas aan het licht komen tijdens het distribueren, juist als er niet voldoende tijd is om de orders fatsoenlijk aan te passen omdat dan de doorstroomsnelheid in het magazijn in gevaar komt.

  Het is mogelijk om in bovengenoemde situatie vooraf al verkooporders aan te passen op de verwachtte voorraad, bijvoorbeeld op het moment dat de fabrikant bekend maakt hoeveel goederen worden afgestuurd of op het moment dat er met de fabrikant nieuwe afspraken worden gemaakt omtrent het aantal te leveren goederen.

  Het voorverdeelproces is identiek aan distribueren, er worden echter nog geen loopbonnen aangemaakt. Op het moment dat de goederen daadwerkelijk in het magazijn worden ontvangen, kunnen de orders zeer snel worden gedistribueerd omdat de voorraad immers voldoende moet zijn om de (inmiddels aangepaste) orders af te dekken. De goederen hoeven zo nooit langer in het magazijn te blijven dan strikt noodzakelijk.
  
  

• Voorraadplanning

  De voorraad in het magazijn wordt standaard gesplitst in A-keuze, B-keuze en monsters. Er kunnen meer magazijnen gemaakt worden, zowel virtuele magazijnen (b.v. consignatie) als fysieke (b.v. Utrecht, Amsterdam, ....).
  De voorraad wordt door de volgende acties bijgewerkt:

• Binnenmelden inkooporder

  Het binnenmelden van goederen dient te gebeuren nadat de goederen zijn geteld. Als men in het magazijn toegang heeft tot Softwear dan kan een magazijnmedewerker de bijbehorende inkooporder binnenmelden, anders moet de logistiek manager dit doen. In het geval dat de getelde aantallen lager zijn dan de aantallen op de inkooporder blijft er een nalevering over. Deze kan worden binnengemeld als de restanten uiteindelijk worden ontvangen.
   

• Terugmelden verzendlijst

  Als goederen het magazijn gaan verlaten dient de verzendlijst teruggemeld te worden. Als men in het magazijn toegang tot Softwear heeft dan kan een magazijnmedewerker dit doen, anders dient de logistiek manager de verzendlijst terug te melden. Hiervoor dient men vanuit het magazijn door te geven welke pakbonnen wel en niet de deur uit gaan. Een voorlopige verzendlijst kan hierbij uitkomst bieden.

  De verzendlijst dient als verzameldocument voor de expediteur en kan in het magazijn geprint worden. Als men in het magazijn geen toegang tot Softwear heeft en men toch een verzendlijst wil printen dan dient de logistiek manager in een vroegtijdig stadium te horen welke pakbonnen er wel en niet de deur uit gaan. Alleen zo kan hij de verzendlijst op tijd maken. De pakbonnen die op de verzendlijst staan worden automatisch gefactureerd.