Procedure meerdere filialen

Handboek

Inleiding:

Deze handleiding kan helpen bij het duidelijk maken wie voor welke onderdelen in het bedrijf verantwoordelijk is en wat de processen zijn die ermee samenhangen.
Uiteraard kan dit afwijken van de werkelijk manier van werken, maar dit kan als basis worden gebruikt.

Hoofdstuk 1 Logistiek

Verantwoordelijke;

• xxx
• xxx 

Procedurebeschrijving van de volgende punten;

• Locaties van inkomende goederen, verwerkte goederen, magazijnen (filialen), oude voorraad vanuit winkels, retouren.
• Labellen / verdelen goederen
• Transport; planning, routing enz.

Goederenontvangst:

Bij binnenkomst van goederen worden deze in ontvangst genomen en op de locatie "inkomende goederen" in het magazijn opgeslagen.
Na controle van de pakbon met de goederen worden deze ingevoerd aan de hand van de inkoop-order in Softwear.
Na bevestiging in Softwear van de ontvangen goederen, worden de prijslabels geprint en aan de betreffende kleding gehangen en een verdeling gemaakt over de filialen.
Deze werkzaamheden worden op de "werk-locatie" uitgevoerd.
Aansluitend worden de begeleidende pakbonnen in tweevoud geprint.

Een exemplaar gaat met de goederen mee, welke gereed staan op locatie "uitgaande goederen" naar het betreffende filiaal.
Het andere exemplaar wordt in de administratie opgeborgen en dient ter controle of het begeleidende exemplaar retour gekomen is.
T.z.t. zal een vaste lever- en retourdag vastgesteld worden !!!!!
De begeleidende pakbon dient als bevestiging/controle voor het betreffende filiaal.
Men controleert aan de hand van de daadwerkelijke ontvangen goederen.
Afwijkingen worden zo compleet mogelijk op de pakbon aangegeven.
Tevens dient deze per mail doorgegeven te worden aan het centrale magazijn: mail: xxx
Dit om een correcte voorraad te kunnen garanderen.
Na akkoord wordt de naam van de controleur, datum en paraaf op de pakbon gezet en deze retour gestuurd naar het centrale magazijn.

Hoofdstuk 2 Inkoop

Verantwoordelijke;

• xxx
• xxx

Voorinkoop

Inkoop vindt plaats aan de hand van een vooraf gemaakt budget.
Inkooporders moeten voorzien zijn van;

• Leverancier
• Artikelnummer
• Artikelomschrijving
• Maten
• Inkoopprijs / Verkoopprijs
• Korting per order
• Kleurcode en kleuromschrijving leverancier
• ETA (leverdatum)/ FIX (uiterste leverdatum)
• Specifieke afspraken; als valuta, consignatie, marketingbijdrage, retourafspraken etc.

Na ontvangst inkooporders komen deze in de betreffende inkoopordermap. (jaar + seizoen bijvoorbeeld winter 2015)
Vervolgens dienen de inkooporders met bovenstaande informatie zo spoedig als mogelijk ingevoerd te worden in Softwear.
Voor de invoer van inkooporders verwijzen we naar de handleiding van Softwear.

Hoofstuk 3 Bijkoop/bijbestellingen (partijhandel en nabestellingen)

Verantwoordelijke;

• xxx 
• xxx

Na overleg met verantwoordelijke worden er bijbestellingen geplaatst.
Houd rekening met: voorraad winkels/ magazijnen, budget etc.

Bijkooporders moeten voorzien zijn van;

• Bestemming filiaal indien aanwezig en naw-gegevens klant
• Leverancier
• Artikelnummer
• Artikelomschrijving
• Inkoopprijs / Verkoopprijs
• Korting per order
• Kleurcode en kleur-omschrijving leverancier
• ETA (leverdatum)/ FIX (uiterste leverdatum )
• Specifieke afspraken; als valuta, consignatie, marketing bijdrage, retour afspraken etc.
  Na ontvangst bijkooporders komen deze in de betreffende bijkoopordermap. (jaar + seizoen bijvoorbeeld winter 2015)
  Vervolgens dienen de bijkooporders met bovenstaande informatie zo spoedig als mogelijk ingevoerd te worden in Softwear.
  Voor de invoer van bijkooporders verwijzen we naar de handleiding van Softwear.
  
  
  

Hoofdstuk 4 Financieel

Verantwoordelijke;

• xxx
• xxx

Procedurebeschrijving van de volgende punten

• Inkoopfacturen
  Inkoopfacturen worden aan de hand van pakbonnen (voorzien van inkoopprijs, verkoopprijs, leverdatum, handtekening controleur, datum controle) gecontroleerd.
  Vervolgens worden de inkoopfacturen geaccordeerd door verantwoordelijke, verwerkt in boekhoudprogramma en betaald.
• Creditnota retouren
  Controle vindt plaats aan de hand van retourenverslag (retourenmap)
• Overige facturen
  Na akkoord verantwoordelijk worden deze verwerkt in boekhoudprogramma en betaald.
• Verwerken kasboek/kasgeld
  Kasboek wordt verwerkt aan de hand van de dagelijkse kasjournaals vanuit winkels.
  Kasgeld wordt verwerkt/gecontroleerd aan de hand van de kasjournaals en na akkoord verantwoordelijke afgestort. 

Hoofdstuk 5 Reclame

Verantwoordeijke;

• xxx
• xxx 
  
  

Procedurebeschrijving van volgende punten.

• Budget
  Totaalbudget wordt jaarlijks vooraf bepaald.
• Inkoop reclame
  Elke vorm van reclame dient geaccordeerd te worden door verantwoordelijke.
• Inbreng reclame ideeën alle medewerkers
  Elke nieuwe vorm/idee van reclame voorleggen aan verantwoordelijke. (Facebook, internet, flyer e.d) 

Hoofdstuk 6 Retourafhandelingen

Verantwoordelijke;

• xxx (centraal magazijn/retourenmagazijn)
• xxx (centraal magazijn/retourenmagazijn)
• Winkelmedewerkers/sters (aan te wijzen personen)

Retouren naar het centrale magazijn.

Retouren dienen altijd in overleg met het centraal magazijn plaats te vinden.
Dit graag per mail aanvragen: mailadres
Men geeft hierbij aan om welk artikelnummer het gaat, hang- of leggoederen, de hoeveelheid en de reden van retour.
Bij akkoord wordt een afspraak gemaakt wanneer de goederen retour gaan naar het centrale magazijn.
Retouren dienen overgeboekt te worden naar: Retouren Magazijn.
Men dient de overboeking zelfstandig en naar juistheid te verzorgen.

Procedurebeschrijving van volgende punten.

• Retour-afhandelingen voor winkels/filialen
  Klachten worden beoordeeld voor retour door bovengenoemde verantwoordelijke. Klachten/retouren kunnen alleen plaatsvinden aan de hand van een geldige aankoopbon.
  Na akkoord worden de artikelen retour genomen en verwerkt via de kassa.
  (Zie handleiding kassa)
  
  

  Retouren met artikelkaartje

  
  1. Druk op de knop Retour artikel. Scan het te retourneren artikel.
  2. Het vervolg is hetzelfde als bij verkopen met barcodescanner. Enig verschil is dat het aantal stuks negatief wordt ingevoerd, aangezien het hier een retour betreft.
  3. Selecteer een betaalwijze, bijvoorbeeld Contant of Tegoedbon.
  
  

  Retouren met kassabon

  1. Druk op de knop Retour artikel. Aangezien er geen artikelkaartje is, wordt de knop Barcode scan ingedrukt. Typ nu het nummer in dat onder de artikelomschrijving op de kassabon staat. De eerste 3 voorloopnullen hoeven niet getypt te worden.
  2. Het vervolg is hetzelfde als bij verkopen met barcodenummer. Enig verschil is dat het aantal stuks negatief wordt ingevoerd, aangezien het hier een retour betreft.
  3. Selecteer een betaalwijze, bijvoorbeeld Contant of Tegoedbon.
  
  Vervolgens worden retour gaande artikelen getransit naar het retourenmagazijn. Zie handleiding Transitorder.

  
  Artikelen dienen op een vaste locatie met toegevoegd transitorderverslag klaargelegd te worden voor transport naar centrale/retourenmagazijn.
  
  
  

• Retour-afhandeling vanuit centraal/retouren-magazijn naar leveranciers.
  Na ontvangst van artikelen vanuit winkels worden de artikelen per leverancier/merk neergelegd op de aangewezen locatie.
  Retour naar leverancier;
  Artikelen worden uitgeboekt via inkoop binnenmelden negatief, zie handboek Softwear. Vervolgens wordt er een verslag geprint welke dient voor pakbon en voor eigen administratie.
  (retouren map ) welke geaccordeerd a.d.h. van te ontvangen creditnota.
  Printen verslag middels volgende stappen: Detail - Financieel - Dagboeken - Inkoop - Selectie/datum/merk/artikel.
  
  

Hoofdstuk 7 Winkel

Verantwoordelijke;

• Filiaalleiding 

Procedurebeschrijving van volgende punten;

• Openingstijden voor betreffende filialen:

maandag     12.00 - 18.00 uur
dinsdag        09.30 - 18.00uur
woensdag    09.30 - 18.00uur
donderdag   09.30 - 18.00uur
vrijdag          09.30 - 21.00uur
zaterdag       09.30 - 17.00uur
zondag         13.00 - 17.00 uur indien van toepassing.

Al het personeel dient 15 minuten voor opening aanwezig te zijn. De werkdag is ten einde wanneer kasopmaak na tevredenheid van de verantwoordelijke is opgemaakt.

• Afspraken: zie huisregelement
• Kassa: zie huisregelement

• Afhandeling winkels met Softwear-kassa:
  Afsluiten volgens kassaprocedure.
  
  
  

  Kas afsluiten en opmaken

  Aan het einde van de dag moet de kas opgemaakt worden. Druk op de knop Kassa afsluiten of de Escape-knop. De vraag "Kassa afsluiten?" verschijnt. Toets Ja om af te sluiten, toets Nee om het kassascherm weer op te starten.
  Ga daarna naar Detail - Kasopmaken.
  Indien aan de kassa de kasopmaak plaatsvindt dan hoeft geen dag gekozen te worden, maar wordt automatisch de huidige dag gekozen.
  Indien backoffice de kas wordt opgemaakt dan moet eerst de af te sluiten dag worden gekozen.
  Het volgende scherm verschijnt:

screenshot? Ku je die leveren Mark?

Het aantal muntstukken en papiergeld wat er in de kas aan het einde van de dag aanwezig is, kan opgegeven worden in de linkerkolom. De totaaltelling zal er van uitgaan dat het eindsaldo minus contant af te storten gelijk is aan het beginsaldo.
Indien dat niet aansluit dient aangegeven worden of er meer "afgestort" wordt of dat het een "kasverschil" betreft.

De rechter kolom geeft aan wat er werkelijk als betaalwijzes is opgegeven. Deze bedragen kunt u wijzigen.
Indien er een verschil is, wordt dit weergegeven op de regeloverig.
Verlaat het scherm met ESCAPE of met de toetscombinatie CTRL + W.

Afhandeling winkels zonder Softwear-kassa:

Hetzelfde als bovenstaand proces echter worden de kasgegevens handmatig ingevuld op het kasopmaakformulier:

Hoofdstuk 8 Personeel

• contact:
  Voor alle filialen is een e-mailadres aangemaakt. Deze handleiding en overige documenten zijn terug te vinden via Gmail tab-drive.
  
  E-mailadressen:
  
  filiaal                             e-mailadres                          telefoonnummer
  xxx                                  xxx                                          xxx