E-mailfacturatie

E-mailfacturatie:

E-mail de factuur, pakbon, creditnota of order.

Inrichten omzetgroepen

Er moeten omzetgroepen ingericht worden onder menu Debiteur om facturen, pakbonnen en orders te mailen.Ga naar menu Softwear - Debiteur - Omzetgroepen - Invoer.

• Bij de debiteuren staan vier nieuwe omzetgroepen, Faktuuremail, Orderemail, Pakbonemail en Wijze faktuur sturen. Alleen bij Wijze faktuur sturen staan waardes ingegeven.
  Staan deze omzetgroepen er niet, maak ze dan aan via toetscombinatie Alt + Insert.
  
  

• De omzetgroep Wijze faktuur sturen moet ingegeven zijn om te bepalen hoe de facturen verzonden moeten worden. Dit is verplicht dus zorg dat een T staat in de kolom Verplicht. Bij het invoeren van een nieuwe debiteur zal hier dan ook naar gevraagd worden.

• Wanneer op de debiteurenkaart een e-mailadres is ingegeven zal de factuur, order, of pakbon naar dit adres verzonden worden.
  Is dit niet wenselijk, omdat de factuur, pakbon of order naar een ander adres van de debiteur worden gestuurd, dan kan dat e-mailadres worden ingevuld bij de Waarde in de omzetgroep Factuuremail, Orderemail of Pakbonemail.
  Er mogen ook op beide plaatsen een e-mailadres staan, maar de omzetgroep zal gebruikt worden om e-mail te verzenden, die heeft dus voorrang.
  
  
• In de omzetgroep Wijze faktuur sturen moet waarde Post of Email ingegeven staan.
  
• Via menu Debiteur - Overzichten - Beknopt is het mogelijk een overzicht uit te draaien met deze gegevens.
  
   

Inrichten e-mail

• Het aanmaken en inrichten van het e-mailbericht gaat via menu Softwear - Functie - Beheer- Rapport layout.
  
  

• De begeleidende tekst van het bericht is in te zien en te bewerken in de kolom e-mail opties in het memo veld van het rapport factuur, order, pakbon of creditnota.
  
   
  
  

• Wanneer er gegevens zijn ingegeven zal de M van memo in hoofdletter verschijnen.
  
  
  

• Regel 1: PDFconverter geeft aan hoe de mail verzonden gaat worden, deze moet altijd op PDFconverter staan op regel 1! (deze dus niet verplaatsen, dus ook geen enter of spatie)
  Regel 2: Hier kan het e-mailadres staan waar een CC naartoe verzonden gaat worden. geen CC nodig? Dan mag deze regel leeg blijven.
  Regel 3: Hier staat het afzendere-mailadres, wat handig kan zijn wanneer de klant een bericht terug wil sturen. Blijft de regel leeg dan zal er noreplay@softwear.nl komen te staan.
  Regel 4: Moet leeg blijven (of pad naar een bijlage bevatten)
  Regel 5: Hier staat de tekst die het Onderwerp/Subject van het bericht wordt. Als deze regel leeg blijft, bestaat de kans dat de mail in de spambox van de klant terecht komt! Automatisch verschijnt ook het factuurnummer achter de ingegeven tekst.
  Regel 6: Moet leeg blijven
  Regel 7: Vanaf deze regel kan tekst ingevoerd worden
  

• Wanneer alle instellingen juist staan kunnen facturen, creditnota's, pakbonnen en orderbevestigingen verzonden worden via e-mail.

Het verzenden

• Om een selectie te maken van de facturen die verzonden moeten worden via de E-mail kan in het factuuroverzicht ( via menu Debiteur - Orders - Factuur printen) gekozen worden voor Toevoegen - Omzetgroep - Wijze faktuur sturen
  
   
  
  
  
   
  
  

• Na gekozen te hebben bij Wijze factuur sturen voor E-mail zijn alleen de debiteuren geselecteerd (#) waarvan de wijze van factuur sturen op E-mail staat. De selectie kan eventueel nog aangepast worden.
  Gebruik toetscombinatie Ctrl + W om te bevestigen en door te gaan.
  

• Bij het printen van het rapport verschijnt de vraag hoe deze afgedrukt moet worden: kies optie Mail debiteur. De facturen worden nu verzonden via e-mail.
  
   

Nieuwe functie

• Mailen Betalingsherinneringen vanuit de tool Openstaande posten (OpenPos) mogelijk
• Automatisch verschijnt nu ook het factuurnummer achter de ingegeven tekst van subject.

Optie : aan te zetten via switch llAddFilename2Subject

• De mogelijkheid om ook retourbonnen te mailen (wel extra rapport aanmaken met daarin juiste info memoveld) 
  

E-mailfacturen in de spam?

Het kan gebeuren dat de facturen in de spammap komen. Om dit te voorkomen, moet de DNS aangepast worden.
Lees hier hoe dat werkt: Domain Name System (DNS)