Menu Debiteuren (wholesale)
Groothandel gebruikershandboek
Menu-item Debiteuren
Introductie
Deze handleiding is bedoeld voor klantenservicemedewerkers en vertegenwoordigers die gaan werken met Softwear. Er wordt uitgelegd hoe Softwear kan worden gebruikt bij het onderhouden van klantgegevens in het debiteurenbestand, het maken van verkooporders, orderbevestigingen, baliefacturen, pakbonnen, retouropdrachten, klantenlijsten en klantstatusrapporten.
Debiteurenmenu - onderhoud klantgegevens
Invoer
Het debiteurenscherm wordt gebruikt voor het toevoegen van een nog niet bestaande klant of het wijzigen van de adresgegevens van een bestaande klant. Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Invoer.
Met muis.
Het invoeren van een klant kan middels de knop Nieuw, waarna er een leeg invoerscherm verschijnt.
Het opzoeken van een klant kan met de knop Zoeken.
Hierop verschijnt het klantselectiescherm waarmee een klant kan worden geselecteerd.
Met toetsenbord
Activeer het zoekscherm met Alt + Z. Een klant kan het eenvoudigst geselecteerd worden door de naam (of het begin van de naam) in te toetsen en tweemaal op de Enter-toets te drukken.
Klik op de zoekknop. Selecteer het scherm met de klantlijst (klik éénmaal in dit scherm) en selecteer de bewuste klant (klik er éénmaal op). Klik vervolgens op OK in het selectiescherm.
Let op! Verkooporders aanmaken lukt alleen indien de debiteur al is ingevoerd.
In het debiteurenbestand van Softwear wordt onderscheid gemaakt tussen inkoopcombinaties, hoofdkantoren en filialen. Voordat een verkoop kan plaatsvinden dient een klant in het debiteurenbestand te worden ingevoerd. Hierbij wordt ook opgeslagen of een klant lid is van een inkoopcombinatie of dat een klant een filiaal is van een hoofdkantoor. Tevens kan worden opgegeven of er kopiefacturen moeten worden gemaakt t.b.v. de inkoopcombinatie of het hoofdkantoor.
De naam en adresgegevens in het debiteurenbestand voor zowel factuur- als leveradres worden door Softwear gebruikt bij het maken van documenten zoals verkooporderbevestigingen, pakbonnen en facturen. Als deze gegevens in het debiteurenbestand worden gewijzigd dan worden ook de overeenkomstige gegevens op deze documenten gewijzigd.
In het debiteurenbestand worden ook de leveringsvoorwaarden opgeslagen die zullen worden gehanteerd als er een verkoopovereenkomst met de betreffende klant wordt afgesloten.
Naast deze informatie moet voor elke klant nog wat nadere informatie worden ingevoerd om er voor te zorgen dat verkooporders kunnen worden aangemaakt. Denk hierbij aan de agent of vertegenwoordiger, de expediteur en dergelijke.
Uiteraard is het invoeren van klantgegevens voornamelijk een eenmalige bezigheid. Als voor het eerst gebruik gaat worden gemaakt van Softwear dan moeten alle klanten waarmee zaken worden gedaan in het debiteurenbestand worden ingevoerd. Later gaat het alleen om het invoeren van nieuwe klanten en het invoeren van wijzigingen in de klantgegevens.
Telefooninfo
Alvorens de objecten op het debiteurenscherm te beschrijven, is voor de klanten servicemedewerkers een iets uitgebreider debiteureninvoerscherm gemaakt.
Het scherm verschijnt via menu Debiteur - Telefoon info.
Voor de beschrijving van de bijgekomen onderste knoppenbalk verwijzen wij naar de volgende pagina's. Door middel van de extra knoppenbalk kunnen de beschreven handelingen sneller uitgevoerd worden.
Objecten op het debiteureninvoerscherm:
- Naam: naam van de debiteur; elke naam mag slechts éénmaal voorkomen in het debiteurenbestand
- Juridische naam: via menu Beheer - Instellingen - Systeem kunnen de gewenste mogelijkheden aangekruist worden om desgewenst een tweede (juridische) naam voor deze klant op te geven
- Nummer: nummer van de debiteur; elk nummer mag slechts éénmaal voorkomen in het debiteurenbestand. Via menu Beheer - Instellingen - Systeem kunnen de gewenste mogelijkheden aangekruist worden om desgewenst de nummering automatisch plaats te laten vinden
- Type: geeft aan of de debiteur een filiaal, hoofdkantoor, of inkoopcombinatie is. Het type kan alleen ingevoerd worden bij aanmaak van een nieuwe klant. Een klant kan niet later van type veranderen. Het type aangeven is verplicht
- Bank: het banknummer van de debiteur
- Giro: het gironummer van de debiteur
- Limiet: het bedrag waarvoor deze klant openstaande facturen mag hebben
- Valuta: de valuta waarin de debiteur wordt gefactureerd
- Taal: de taal die wordt gebruikt voor de correspondentie met de debiteur, zoals op facturen en verkooporders
- Geblokkeerd: met dit vakje kan aangegeven worden of de debiteur geblokkeerd moet worden. Dit heeft tot gevolg dat er geen verdere leveringen meer aan de debiteur gedaan mogen worden
- Hoofdkantoor: geldt alleen voor filialen. Het hoofdkantoor, indien van toepassing, voor deze debiteur. Het hoofdkantoor zelf moet al eerder ingevoerd zijn
- Kopiefactuur hoofdkantoor: geldt alleen voor filialen met hoofdkantoor. Met dit vakje kan aangegeven worden of een kopiefactuur voor het hoofdkantoor moet worden gemaakt voor elke factuur die voor de debiteur wordt gemaakt
- Inkoopcombinatie: geldt alleen voor filialen. De inkoopcombinatie, indien van toepassing, voor deze debiteur. De inkoopcombinatie zelf moet al eerder ingevoerd zijn
- Lidnummer: geldt alleen voor filialen, met inkoopcombinatie. Het lidnummer van de debiteur bij de vermelde inkoopcombinatie. Dit lidnummer wordt op de kopiefactuur van de inkoopcombinatie geprint
- K.v.K. nummer: het Kamer van Koophandelnummer van de debiteur
- btw-nummer: het btw-nummer van de debiteur
- Agent: de agent voor deze debiteur. De agent moet al zijn aangemaakt door de systeembeheerder. Als er geen geldige agentnaam ingevoerd wordt, wordt de agentselectiedialoog gestart waaruit een geldige agent gekozen kan worden. De agent is bij het aanmaken van de verkooporder te overschrijven.