Artikelbestand exporteren (tussen Softwear-klanten)

Het exporteren van een artikelbestand (= altijd per leverancier, per collectie) naar een andere Softwear-installatie.

Het kan van groothandel naar een retailer, maar ook van een retailer naar een andere retailer.

Voorbereiding: e-mailmap aanmaken

Een e-mailadresmap aanmaken in de outbox, gaat als volgt:

• druk op het Windows-logo + E (dit opent Deze computer) om in Verkenner te komen. Doe dit binnen de Softwear-omgeving, binnen het externe bureaublad.
• selecteer de S:-schijf en kies voor de map outbox.
  
  
  
  
• Maak een nieuwe map aan en geef als naam het e-mailadres, waar het bestand naartoe moet, op. Het beste werkt het asp-adres van de klant, zoals klantnaam.asp@softwear.nl.
  Elke Softwear-klant heeft een asp-e-mailadres. Is dit adres niet bekend, dan kan dit uiteraard gevraagd worden aan onze servicedesk via help@softwear.nl of via de telefoon.

Het exporteren: retail naar retail

• Ga naar menu Detail - Leverancier - Artikelbestand exporteren
  
  

  Let op!

  Ontbreekt de optie "Artikelbestand exporteren" dan kan dit worden toegevoegd door een e-mail te sturen naar help@softwear.nl. De licentie voor het account/installatie zal dan gewijzigd worden, waarna deze optie wel beschikbaar is.

  
  
  

• Selecteer de te exporteren collectie
  
  
  
  
• Selecteer vervolgens de leverancier
  
  
  
  
• Selecteer daarna de e-mailmap in de map outbox en klik op Select
  
  
  
  
• De artikellijst van die leverancier verschijnt. Selecteer de te exporteren artikelen.  (Alt+N om alle artikelen te selecteren) Bevestig dit met toetscombinatie Ctrl+W
  
  
  
  
• In de map outbox en het mapje met het e-mailadres (van de eigen installatie) staan nu onderstaande bestanden:
  
  
  Deze bestanden worden binnen 10 minuten naar het gewenste e-mailadres gestuurd.
  Daar komen ze op de S:-schijf binnen de map inbox gezet.
  Bij de installatie van de ontvanger kunnen deze bestanden worden ingelezen en staan de artikelen na het inlezen, ook daar in de artikellijst.  Verderop in de handleiding staat hier meer over.

Het exporteren: wholesale naar retail

• Bij de omzetgroepen staat Export. De artikelen die als waarde een T (true) hebben staan, zullen in de export komen
• Ga naar menu Artikel - Collectie exporteren
  
  
• Selecteer de collectie
• Selecteer de te exporteren artikelen
• Bekijk eventueel het logbestand met daarin de status van de export
  
  

De exportbestanden staan zo'n 10 minuten in de outbox, in het e-mailmapje dat daarvoor is aangemaakt. Daarna worden ze daadwerkelijk verstuurd en verdwijnen ze uit de outbox.
Bij de ontvangende partij komen ze in de inbox, waar ze ingelezen kunnen worden zoals in de volgende stap beschreven wordt. 

Inlezen artikelbestand

De ontvangende partij kan het artikelbestand inlezen door de volgende stappen uit te voeren:

• Ga naar menu Detail - Leverancier - Inlezen inkooporders - Softwear compatible
  
  
• Selecteer de map inbox
  
  
   
• Selecteer de juiste collectie
• Selecteer het filiaal waar de artikelen mogen komen
• Selecteer de leverancier
• Selecteer de gevonden te importeren artikelen
• De importgegevens verschijnen. Controleer dan ook goed of er geen rare tekens in staan, zoals @ met een kleur of iets anders raars. Kijk ook of de maatbalken herkenbare maatbalken zijn. Indien gewenst de maatbalk veranderen. Ook een prefix of suffix kan gemaakt worden via menu Opties.
  
   
  Gebruik toetscombinatie Ctrl + W om het scherm te verlaten en de veranderingen bewaren.  
• De volgende melding verschijnt:
  
  
  
  
• Als alle gegevens overeenkomen met het importbestand, worden de artikelen in de installatie gezet
• Deze melding verschijnt eventueel ook:
  
  
  
  
• Kies Ja om omzetgroepen te vullen of kies Nee om dit achterwege te laten.