Documenten exporteren via printfunctie

Binnen Softwear is het mogelijk veel rapporten en overzichten via e-mail te exporteren.
Dit gaat via de printfunctie.

Voorbereiding

Om documenten en rapporten via de e-mail te kunnen ontvangen, moeten een paar stappen gevolgd worden ter voorbereiding:

Zoek de S-schijf via Start - Settings - Control panel.
Open de S-schijf
Open de map Outbox
Klik in de map met de rechtermuisknop en kies voor New - Folder
Zorg dat in die map een mapje komt met het e-mailadres dat gebruikt gaat worden voor het versturen van het document.
De voorbereiding is nu gedaan

De printopdracht

Bij het printen van een prijslijst komt bijvoorbeeld onderstaand scherm naar boven:

Om de prijslijst te e-mailen, moet voor Export worden gekozen.

Vervolgens kan het soort bestand wat in de e-mail zal verschijnen als bijlage, worden gekozen:

Meestal zal XLS volstaan.

Kies vervolgens de map outbox en het gewenst e-mailadresmapje.

Klik er ook echt op, ander zal het bericht niet gemaakt worden.

Controle

Om te kunnen zien dat het document echt verstuurd gaat worden, kan de map met het e-mailadres geopend worden.
Als daar het bestand export.xls staat, wordt het binnen 5 minuten verstuurd.
Na een aantal minuten zal het bestand dus verdwijnen.

Het bericht met bijlage

Binnen enkele minuten zal het gekozen e-mailadres een e-mailbericht ontvangen van Softwear, met als bijlage het gewenste document.
Deze kan worden geopend en/of opgeslagen.

Voorbeelden

Klantenbestand als Excel

Retail:

Via menu Detail - Klant - Overzichten - Lijst.
Selecteer de benodigde klanten of gebruik Alt + L om iedereen te selecteren.
Gebruik daarna Ctrl + W om te bevestigen. Hierna kan de stap onder De Printopdracht worden gebruikt.

Wholesale:

Via menu Softwear - Debiteur - Overzichten - Beknopt. Kies dan de gewenste lay-out/lijst.
Selecteer de benodigde klanten of gebruik Alt + L om iedereen te selecteren.
Gebruik daarna Ctrl + W om te bevestigen. Hierna kan de stap onder De Printopdracht worden gebruikt.